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Esta guía le permitirá realizar una correcta administración y control de las reclamaciones que le fueron asignadas, para que al revisar los folios que fueron aportados por el aspirante al momento de la inscripción al empleo, determine si es necesario enviar a re-calificar la carpeta ó no, permitiendo que el ciudadano sea admitido en el concurso.
Dentro de las funcionalidades de la administración y control se encuentran:
Al ingresar al sistema SIMO, si existen avisos publicados por la CNSC, se abrirá una nueva ventana llamada "Avisos SIMO" la cual listará los avisos de interés e importancia que la CNSC desea informar a toda la ciudadanía, cada uno de los avisos tiene un título y su respectivo texto detalle, una vez se hayan leído, el analista de reclamaciones puede cerrar la ventana de avisos seleccionando el botón "X" que se encuentra en la parte superior de la misma, y así verá la página de inicio de SIMO.
Si desea volver a ver los avisos publicados, puede seleccionar el icono "Avisos"que se encuentra en la parte superior derecha de la página de SIMO, para devolverse a la página inicial del sistema seleccione el icono de "volver al inicio" .
Consideraciones Generales
Tener en cuenta los siguientes aspectos generales para la administración de las reclamaciones asignadas :
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FLUJO GENERAL
Para ingresar al Sistema de apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad - SIMO, debe ingresar a la página web: https://simo.cnsc.gov.co y hacer click en el enlace identificado como "Universidades"
Si existen avisos se verán primero, por favor ciérrelos, luego el sistema le muestra la siguiente pantalla donde deberá digitar el usuario y contraseña asignados:
Una vez que diligencie el usuario, clave y seleccione el botón "Ingresar", sí es un usuario que ingresa por primera vez a SIMO, el sistema le mostrará las Condiciones, Deberes y Políticas de Uso, por favor léalo con detenimiento y si está de acuerdo, seleccione el botón "Aceptar" que queda al final del texto, para poder acceder al sistema. Tenga presente que si cierra las condiciones de uso o las cancela, sin aceptarlas, no podrá acceder a al sistema SIMO.
Al ingresar accederá a la pantalla principal de SIMO, en el menú del lado izquierdo aparece las opciones habilitadas para este rol:
A continuación se explicarán las opciones a las que tiene acceso este rol.
Al ingresar a SIMO el analista de reclamaciones del operador del proceso de selección, podrá ver el listado de los procesos de selección adjudicados, que contienen las pruebas asignados para su gestión:
En los títulos de columna: Código, Año, Id, Nombre y Entidad, del listado anterior se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.
Descripción de los campos
Si el usuario hace click en el icono "Ver detalle" de la columna detalle, el sistema lo llevará a una nueva pantalla desde donde podrá consultar datos básicos del proceso de selección.
En esta sección podrá consultar datos básicos del proceso de selección y visualizar el documento que justifica la creación del mismo, a través de la siguiente ventana:
Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados.
A través de esta opción el analista del operador del proceso de selección, podrá consultar las reclamaciones asignadas, como también ver por carpeta los folios aportados y calificados, dependiendo el resultado de la prueba que se está reclamando.
Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.
Desde esta pantalla, el analista de reclamaciones puede realizar:
El analista de reclamaciones podrá realizar búsqueda de las reclamaciones asignadas a él, usando una palabra clave, la cual será filtrada sobre uno de los siguientes campos:
Para ésto deberá ingresar el valor de la búsqueda como texto en el campo Palabra clave que se ha habilitado para ello, luego debe hacer click en el botón "Buscar" . Si desea reiniciar la búsqueda sin el filtro de la palabra clave, deberá hacer click en el botón "Limpiar" .
En este ejemplo, filtraremos la búsqueda por Proceso de Selección, ingresando en el campo Palabra clave el valor MAGANGUÉ:
A través de esta opción, el analista de reclamaciones, puede consultar el detalle de la reclamación, visualizar los anexos aportados por el aspirante y las respuestas SIMO a las reclamaciones, siempre y cuando hayan sido creadas. También podrá consultar el detalle de la inscripción del aspirante y solicitar su recalificación.
Para consultar el detalle de la reclamación, haga click en el icono "Ver carpeta" , de la siguiente pantalla y que aparece en la última columna:
El sistema lo llevará a la pantalla: Consultar reclamación y respuestas:
Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, Asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos.
Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón "Flecha baja" , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Funciones, Requisitos y Vacantes:
Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón "Flecha baja" para ocultarla.
Para aquellos empleos que al momento de su creación se les haya asociado el Manual de funciones, éste se podrá visualizar haciendo click en el enlace :
Esta información aparecerá en una nueva pestaña, desde donde se podrá consultar, descargar e imprimir.
La siguiente sección que se observa en esta pantalla es la referente a la reclamación:
Descripción de los campos:
En el recuadro que contiene la información de la reclamación, aparece el botón "Ir” , haga click sobre éste, para consultar en detalle la información del aspirante sobre la que se base la reclamación.
También podrá de acuerdo a su criterio y luego de haber revisado el folio o calificación de la prueba que se encuentra en reclamación, enviar a re-calificar la carpeta.
El sistema lo llevará a una nueva pantalla, la cual se encuentra dividida en varias secciones, las cuales explicaremos a continuación.
Inicialmente se muestra información de la carpeta e inscripción del empleo al cual se inscribió el aspirante, como por ejemplo Nivel, Código, Opec, asignación salarial, Proceso de selección al que pertenece, Vacantes, Manual de funciones, entre otros datos:
Observe que en el extremo inferior derecho aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Funciones, Requisitos y Vacantes.
Si desea ver menos información simplemente haga clik nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.
Desplazándose hacia abajo en la misma pantalla aparece la sección Datos básicos donde se puede consultar información de los datos básicos del aspirante, como son nombres, apellidos y número de identificación:
En esta sección aparece el listado de los documentos o folios aportados por el aspirante al momento de la inscripción al empleo y que fueron calificados.
El analista de reclamaciones con base a lo solicitado en la reclamación, deberá determinar si ésta es procedente, para de esta forma decidir si es necesario solicitar una re-calificación a la carpeta ó crear la respuesta correspondiente a la reclamación.
Para ver el detalle de cada folio, haga click en el icono "Ver detalle" , esta acción lo llevará a la siguiente pantalla donde inicialmente aparece información correspondiente a: Carpeta e inscripción, seguida de los datos básicos del aspirante, tal como se explicó en las secciones 4.2.2.1 y 4.2.2.2. Luego aparece la información correspondiente a la formación, junto al documento asociado.
Si la prueba que se está revisando es de Verificación de requisitos mínimos, la pantalla que se observa es similar a la siguiente:
Si la prueba que se está revisando es de Valoración de Antecedentes, la pantalla incluye el campo Sección :
Para ver el detalle de cada folio, haga click en el icono "Ver detalle" , esta acción lo llevará a la siguiente pantalla donde inicialmente aparece información correspondiente a: Carpeta e inscripción, seguida de los datos básicos del aspirante, tal como se explicó en las secciones 4.2.2.1 y 4.2.2.2. Luego aparece la información correspondiente a la experiencia, junto al documento asociado.
Para ver el detalle de cada folio, haga click en el icono "Ver detalle" , esta acción lo llevará a la siguiente pantalla donde inicialmente aparece información correspondiente a: Carpeta e inscripción, seguida de los datos básicos del aspirante, tal como se explicó en las secciones4.2.2.1 y 4.2.2.2. Luego se puede observar la información del folio de producción intelectual.
Para ver el detalle de cada folio, haga click en el icono "Ver detalle" , esta acción lo llevará a la siguiente pantalla donde inicialmente aparece información correspondiente a: Carpeta e inscripción, seguida de los datos básicos del aspirante, tal como se explicó en las secciones 4.2.2.1 y 4.2.2.2. Luego se puede observar la información del folio de producción intelectual.
El analista de reclamaciones, puede consultar la lista con los criterios de requisitos mínimos o alternativas que fueron usados para determinar si la hoja de vida del aspirante cumple, con las pautas necesarias establecidas por la entidad para desempeñar el empleo al cual está concursando.
Descripción de los campos :
NOTA: El criterio que tenga frente a él, una estrella de color "ROJO" , indica que el aspirante cumple con ese criterio. Sólo puede existir un criterio seleccionado.
El analista de reclamaciones, puede consultar la calificación previamente obtenida por el aspirante, durante el proceso llevado a cabo por el analista. Para consultar la calificación del aspirante en la prueba de valoración de antecedentes, haga click en el botón "Revisión VA", de la siguiente pantalla:
El puntaje obtenido se podrá ver en detalle a través de la siguiente ventana emergente:
Para cerrar esta ventana emergente, haga click en la X que aparece en el extremo superior derecho.
Al final de esta pantalla aparecen las observaciones que ha tenido la carpeta al pasar por cada uno de los usuarios que la ha examinado, indicando usuario y rol:
Estos datos son de consulta por lo que no pueden ser modificados.
Una vez que el analista de reclamaciones ha revisado el detalle de la reclamación, el anexo aportado que la soporta y los folios involucrados en la reclamación, de acuerdo a su criterio deberá determinar si la reclamación es procedente, de ser así, debe solicitar una re-calificación a la carpeta.
Para ésto deberá hacer click en el botón “Recalificar” , que aparece entre las secciones “Datos Básicos” y “Formación” :
El sistema le enviará el siguiente mensaje solicitando confirmación de la acción:
Para confirmar deberá hacer click en el botón "Aceptar" de lo contario haga click en el botón "Cerrar" ó en la X que aparece en la esquina superior derecha.
Nota importante: La carpeta sera asignada internamente por el sistema al Analista asociado a la carpeta. Es posible que el administrador del operador del proceso de selección, haya asociado al mismo usuario con rol Analista de reclamaciones el rol Analista, de ser así, el sistema habilitará la funcionalidad "Inscripciones en trámite" en el menú lateral izquierdo.
Desde esta opción encontrará las carpetas enviadas a re-calificar, las cuales deberán ser revisadas con base a lo solicitado en la reclamación.
Para realizar la re-calificación correspondiente de la carpeta, favor remitirse al MANUAL DE USUARIO ANALISTA OPERADOR PROCESO DE SELECCIÓN
Si el analista hace click en el botón de re-calificar sobre una carpeta que previamente se ha enviado a recalificar el sistema le enviará el siguiente mensaje de error:
Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar su reclamación.
Para consultar el detalle del documento adjuntado, haga click en el icono "Consultar documento" , el sistema lo mostrará a través del visor de documentos en una ventana emergente.
La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el listado de respuestas SIMO a las reclamaciones, siempre y cuando éstas hayan sido creadas:
Sólo el analista de reclamaciones, podrá crear la respuesta a la reclamación. Hasta tanto la reclamación no haya sido publicada, la respuesta se podrá editar.
Para crear la respuesta a la reclamación, haga click en el botón "Crear" de la siguiente pantalla:
El sistema le mostrará la siguiente ventana donde deberá diligenciar los campos marcados con asterisco:
Cuando haya completado el formulario, haga click en el botón "Registrar" para guardar la información diligenciada:
El sistema retornará a la pantalla anterior, informando que el registro se guardo correctamente. Desde esta sección podrá :
NOTA: Recuerde que mientras la respuesta a la reclamación no sea publicada, ésta podrá ser editada y se podrán crear respuestas adicionales, por lo tanto, el botón "Crear" permanecerá habilitado en esta pantalla.
Una vez que la respuesta es publicada, el botón "Crear" desaparece en esta pantalla.
Para editar el detalle de la respuesta, debe hacer click en el icono "Editar documento" , de la siguiente ventana:
El sistema le mostrará el detalle de la respuesta y sus opciones en la siguiente ventana emergente:
Desde esta ventana podrá:
Para modificar la respuesta siga los siguientes pasos:
El sistema retorna a la pantalla anterior enviando un mensaje que la información se guardo correctamente:
El analista de reclamaciones podrá eliminar una respuesta, siempre y cuando ésta no haya sido PUBLICADA.
Para eliminar una respuesta dada a una reclamación, debe hacer click en el icono "Editar documento" , de la siguiente ventana:
El sistema le mostrará el detalle de la respuesta en una ventana emergente, haga click en el botón "Eliminar respuesta" :
Debe estar seguro de esta acción, ya que el sistema no solicitará confirmación, borrará la respuesta y retornará a la pantalla anterior:
La funcionalidad de replicar una respuesta a una reclamación previamente creada, se habilita para el usuario con rol analista de reclamaciones, con el objetivo de crear respuestas masivas a un grupo de reclamaciones que pertenezcan a una misma prueba.
Es decir, a partir de una respuesta existente a una reclamación se puede asociar la misma respuesta a otras reclamaciones que se encuentren en la misma prueba. Esta funcionalidad sólo es válida para reclamaciones realizadas sobre publicación de resultados.
El analista de reclamaciones, podrá replicar respuestas a todas las reclamaciones de la misma prueba, siempre y cuando la reclamación desde donde se va a replicar la respuesta se encuentre en estado Finalizada pero ésta no haya sido publicada.
Para replicar una respuesta dada a una reclamación, debe hacer click en el icono "Editar documento" , de la siguiente ventana:
El sistema le mostrará el detalle de la respuesta en una ventana emergente, haga click en el botón "Replicar respuestas"
El sistema lo llevará a una nueva pantalla donde aparecen las reclamaciones que él tenga asignadas, sobre esta pantalla, deberá seleccionar las reclamaciones a las cuales desea replicar la respuesta:
NOTA IMPORTANTE: Observe que el listado anterior muestra por defecto diez reclamaciones por pantalla, sin embargo, es posible modificar la cantidad de reclamaciones a mostrar, los valores válidos a desplegar por pantalla son: 10, 100, 200 o 1000. Para cambiar este parámetro, simplemente haga click en el botón "Flecha baja" que aparece al final del listado en la parte inferior derecha y seleccione haciendo click en la cantidad de su conveniencia.
Las reclamaciones que se muestran en el listado anterior son aquellas a las que se les puede replicar la respuesta de la reclamación y deben cumplir las siguientes condiciones:
El analista de reclamaciones podrá filtrar las reclamaciones a las que se les replicará la respuesta, por uno o varios de los siguientes campos:
Ingrese el valor por el que desea filtrar en el campo correspondiente y haga click en el botón "Buscar" , si desea limpiar los filtros aplicados, haga click en el botón "Limpiar" .
Sino ingresa ningún valor en los campos habilitados para la búsqueda el sistema listará todas las reclamaciones que se encuentren en estado trámite y cumplan las condiciones enumeradas anteriormente.
Una vez haya filtrado la búsqueda, debe seleccionar las reclamaciones a las cuales les va a replicar la respuesta a la reclamación, ésto lo podrá hacer seleccionándolas una a una, haciendo uso de la casilla de check que aparece frente a cada reclamación:
También podrá seleccionar todas las reclamaciones de la pantalla activa, haciendo uso de la casilla de check que aparece cómo título en la última columna :
Al hacer click en esta casilla , el sistema seleccionará todas las reclamaciones de la pantalla actual.
Una vez haya seleccionado las reclamaciones a las cuales les asociará la respuesta, ya sea una a una ó todas por pantalla, debe hacer click en el botón “Asociar respuesta” . El sistema le solicitará confirmación a través de la siguiente ventana emergente:
Para confirmar, haga click en el botón "Aceptar", de lo contrario haga click en el botón "Cerrar" o en la X que aparece en el extremo superior derecho de esta ventana.
Al confirmar el sistema le enviará el siguiente mensaje indicando que la replica de la respuesta a la reclamación fue exitosa:
NOTAS IMPORTANTES:
A través de esta opción del menú lateral izquierdo, el sistema le permite cambiar la contraseña actual:
El analista de reclamaciones, puede modificar su contraseña siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar la contraseña anterior. Sí la contraseña actual ingresada no es correcta, el sistema enviará el siguiente mensaje de error:
Paso 2 : ingresar Nueva contraseña, en el campo Nueva contraseña, puede contener letras, números o los siguientes caracteres especiales: @,#,$,%,&,+,-,_,<nowiki>*</nowiki>. Debe contener mínimo 8 caracteres y un máximo de 20. Puede contener puntos. No puede contener espacios en blanco.
Paso 3: Ingresar la clave digitada en el paso anterior, en el campo Verificar contraseña. Debe ser igual a la anterior, en caso que no coincidan enviará el siguiente mensaje de error:
Sí el analista ingresó la contraseña anterior en forma correcta y la nueva coincide en los dos campos siguientes, el sistema efectuará el cambio y enviará el siguiente mensaje confirmando la acción: