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<h1>PROYECTO DE SISTEMATIZACIÓN DEL ÁREA DE REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA</h1> <div class="level1"> </div> <h2>1. INTRODUCCIÓN.</h2> <div class="level2"> <p> En cumplimiento de los principios consagrados en la ley 1437 de 2011 y que deben regir las actuaciones de la Administración Pública, en especial los de transparencia, celeridad, economía, eficacia y publicidad, el grupo de Registro Público de Carrera Administrativa de la Comisión Nacional del Servicio Civil, por iniciativa y con el apoyo de la Presidencia de esta Entidad, se hace necesario llevar a cabo la sistematización de los diferentes procesos y procedimientos que se llevan a cabo en dicha área. </p> <p> La sistematización entendida como <em>“Ordenamiento y clasificación de datos e informaciones, estructurando de manera precisa categorías y relaciones, posibilitando de esta manera la constitución de bases de datos organizados 1”,</em> nos permite además de cumplir eficientemente con el objeto misional de nuestra área, garantizar a los ciudadanos un correcto manejo de la información, una gestión ambiental más acertada al disminuir el uso de insumos de papelería y generar canales de comunicación acorde con los retos propuestos por las políticas de gobierno en línea. </p> <p> El proyecto que se presenta aborda el reto fundamental de la oficina “cero papel” para el grupo de Registro Público de Carrera Administrativa, lo que redunda en un desarrollo sostenible de la CNSC en la medida en que el modelo puede replicarse de este grupo hacia las demás dependencias, a partir de un desarrollo propio articulado y eficiente que puede ser concatenado con los demás procesos en un futuro próximo. </p> <p> [1] </p> <p> Guía práctica para la sistematización de proyectos y programas de cooperación técnica, Oficina Regional de la FAO para América Latina y el Caribe. <a href="ftp://ftp.fao.org/docrep/fao/009/ah474s/ah474s00.pdf" class="urlextern" title="ftp://ftp.fao.org/docrep/fao/009/ah474s/ah474s00.pdf" rel="nofollow">ftp://ftp.fao.org/docrep/fao/009/ah474s/ah474s00.pdf</a> </p> </div> <h2>2. JUSTIFICACIÓN.</h2> <div class="level2"> <p> La actual Administración consciente que la planeación, programación, organización, dirección y avance de la Entidad se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información, por ello se encuentra comprometida con el desarrollo de su Programa de Gestión Documental – PGD y la implementación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC’s) partiendo de la elaboración del diagnóstico documental mediante convenio suscrito con la Universidad de La Salle hasta llegar a la digitalización y sistematización del área de Registro Público de Carrera Administrativa; en busca de la modernización de la Entidad mediante el diseño de nuevas estrategias que permitan dar solución a la problemática de producción, trámite, organización, conservación y recuperación de los documentos que se producen y que llegan al grupo de Registro Público de Carrera Administrativa, además del material técnico y tecnológico, que posteriormente se convertirá en memoria viva de la Institución, lo cual en consecuencia es la garantía de que toda labor realizada se conservará para su proyección en el futuro aplicando la ley 594 del 2000 y demás normas aplicables a la materia.<br/> Los documentos de archivo del grupo de Registro Público de Carrera Administrativa, tienen su origen en la correspondencia recibida de otras Entidades, personas particulares, otras dependencias de la CNSC y en la oficina productora en razón a su función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. <br/> A la fecha la situación respecto al concepto emitido por el AGN, como las TRD ya han sido ajustadas y aprobadas, es la urgente necesidad de aplicarlas mediante la organización de los archivos de gestión teniendo en cuenta los siguientes aspectos:<br/> Los documentos se adquieren en primera instancia, como producto de su trámite, una serie de valores (administrativo, legal, técnico, cultural e histórico) que hacen del documento un instrumento de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la Entidad o del funcionario que lo género. <br/> La organización de los documentos es un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción documental de la entidad, como parte integral de los procesos archivísticos </p> </div> <h2>3. OBJETIVOS</h2> <div class="level2"> </div> <h3>3.1. OBJETIVO GENERAL</h3> <div class="level3"> <p> Sistematizar los diferentes procesos y procedimientos de la Oficina de Registro Público de Carrera Administrativa, a través de un aplicativo que este articulado con las políticas generales de la Comisión Nacional del Servicio Civil y con las demás herramientas e instrumentos informáticos adquiridos, desarrollados o que están en desarrollo por parte de la Entidad. </p> </div> <h3>3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS</h3> <div class="level3"> <p> - Sistematizar mediante un software que desarrolle la CNSC la gestión de los diferentes trámites que llegan a Registro Público de Carrera Administrativa.<br/> - Disminuir el tiempo de gestión de los trámites mencionados, a través del software que se desarrolle y diferentes herramientas e instrumentos tecnológicos.<br/> - Diseñar, desarrollar e implementar políticas y protocolos homogéneos, que permitan dar solución a las diferentes solicitudes de inscripción, actualización, cancelación y/o corrección que se presentan ante el grupo de Registro Público de Carrera Administrativa.<br/> - Oficializar un medio de comunicación más ágil y efectivo para requerir a las Entidades e intercambiar información en general.<br/> - Mejorar la accesibilidad a la información que maneja el grupo de Registro Público de Carrera Administrativa por parte de directivos, supervisores, analistas y asistenciales de la CNSC, en aquello que resulte pertinente y con las restricciones que entro de la Entidad se señalen.<br/> - Ofrecer un mejor servicio a las Entidades y servidores públicos en general garantizando la celeridad, publicidad, economía y eficiencia en los trámites que a esta dependencia corresponden.  </p> </div> <h2>4. MARCO NORMATIVO</h2> <div class="level2"> <p> En concordancia con los objetivos planteados, es necesario tener en cuenta además de lo estipulado por la Constitución Política de Colombia como Carta Fundamental, las siguientes normas: </p> <p> <br/> Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.<br/> Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.<br/> Decreto 760 de 2005, Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones.<br/> Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.<br/> Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.<br/> Ley 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.<br/> Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. </p> </div>