MANUAL DE USUARIO ADMINISTRADOR PROCESO DE SELECCION

Esta guía le permitirá al usuario con rol “Administrador Proceso de Selección” que esté activo, realizar una correcta gestión de cada uno de las siguientes funcionalidades:

• Procesos de selección de diferentes Entidades
• Registro de vacantes definitivas de diferentes Entidades
• Entidades
• Operadores de los procesos de selección
• Solicitudes de exclusión lista de elegibles/reclamaciones.
• Administración de ciudadanos
• Notificaciones

Al ingresar al sistema SIMO, si existen avisos publicados por la CNSC, se abrirá una nueva ventana llamada “Avisos SIMO” la cual listará los avisos de interés e importancia que la CNSC desea informar a toda la ciudadanía, cada uno de los avisos tiene un título y su respectivo texto detalle, una vez se hayan leído, el Administrador puede cerrar la ventana de avisos seleccionando el botón “X” que se encuentra en la parte superior de la misma, y así verá la página de inicio de SIMO.

Si desea volver a ver los avisos publicados, puede seleccionar el icono “Avisos”que se encuentra en la parte superior derecha de la página de SIMO, para devolverse a la página inicial del sistema seleccione el icono de “volver al inicio” .

Consideraciones Generales

Tenga en cuenta los siguientes aspectos generales para la administración de los Procesos de Selección de su Entidad:

1. Utilice el flujo general como guía básica para la administración de los Procesos de Selección de su Entidad.
2. Utilizar el ícono “Editar documento” para Modificar tanto la información asociada a un registro como el documento soporte asociado a esta información.
3. Utilizar el ícono “Eliminar registro” para eliminar un Registro.
4. Utilizar el ícono “Consultar documento” para consultar y/o visualizar el documento soporte de un registro.
5. Los campos identificados con asterisco * corresponden a campos de diligenciamiento obligatorio.
6. Se debe dar click en los campos con el ícono (Flecha baja) “Plegar o desplegar información detallada” para mostrar las opciones que el campo tiene habilitado. Para seleccionar la opción que desea debe hacer click en el valor correspondiente.
7. Utilizar donde se encuentre habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , que aparece en los títulos para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.
8. Utilizar el Botón “Crear” para hacer un nuevo Registro.
9. El sistema cuenta con una opción de recuperación de Contraseña, se accede a ella seleccionando el enlace “Si Olvidó su contraseña haga click aquí”
10. El sistema cuenta con una opción de cambio de Contraseña , podrá acceder a esta funcionalidad cuando haya ingresado con su usuario a SIMO.
11. El botón “Seleccione un Archivo” permite asociar un archivo. Al dar click en este botón se activara una nueva ventana para que ubique y luego seleccione el Documento.
12. El botón “Seleccione un Archivo” puede incluir el ícono en forma de LUPA: “Visualizar documento nuevo” el cual le permite previsualizar el documento recién escogido.
13. El formato de los documentos adjuntos debe ser PDF.
14. El tamaño máximo permitido para los documentos en formato PDF es de 2.048 KB (2 MB).
15. Se recomienda el uso del navegador Chrome o del Navegador Mozilla Firefox para una mejor experiencia

FLUJO GENERAL

Para ingresar al Sistema de apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad - SIMO, debe ingresar a la página web: https://simo.cnsc.gov.co. En la parte superior izquierda se encuentra el enlace de “Acceso entidades”:

Si existen avisos se verán primero, por favor ciérrelos y luego el sistema le muestra la siguiente pantalla donde deberá digitar el usuario y contraseña asignados:

Una vez que diligencie el usuario, clave y seleccione el botón “Ingresar”, y sí es un usuario que está ingresando por primera vez a SIMO, el sistema le mostrará las Condiciones, Deberes y Políticas de Uso que tendrá, por favor léalo con detenimiento y si está de acuerdo, seleccione el botón “Aceptar” que queda al final del texto, para poder acceder al sistema; tenga presente que si cierra las condiciones de uso o las cancela, no podrá acceder al sistema SIMO.

Observe que en la ventana emergente aparece la barra vertical, la cual le permitirá desplazarse hacia abajo y arriba, para leer por completo el detalle.

Para aceptar las condiciones de uso deberá hacer click en el botón “Aceptar” , de lo contario haga click en el botón “Cerrar” que aparece al final del texto, con lo cual el sistema lo vuelve a la pantalla del login y no le permite acceder a SIMO hasta que acepte las condiciones de uso.

Si aceptó las condiciones de uso como Administrador de Proceso de Selección, verá la página principal de SIMO con las funcionalidades habilitadas para su usuario; en la parte superior de la pantalla estará disponible para su consulta las condiciones de uso, seleccionando el botón “Ver condiciones y políticas de uso”.

Con el ánimo de apoyar a los usuarios con Rol “Administrador Proceso de Selección” en la gestión tanto de los Procesos de selección, administración de Entidades, Operadores de los Procesos de Selección, Ciudadanos, Notificaciones, como Registro de Vacantes Definitivas y otras funcionalidades habilitadas para este rol; la Comisión Nacional del Servicio Civil, ha creado ayudas que le guiarán en la navegación y funcionalidad del Sistema SIMO:

• Manual de usuario Administrador de Proceso de Selección.

Manual de Usuario Administrador de Proceso de Selección:

Desde cualquiera de las pantallas de SIMO, en el extremo superior izquierdo puede observar el siguiente botón:

El botón en forma de signo de interrogación le permitirá acceder al “Manual de Ayuda para el Usuario Administrador Proceso de Selección”, haga click en él y el sistema abrirá en una ventana emergente el Manual:

A la derecha del manual aparece la tabla de contenidos, desde la cual podrá llegar rápidamente al tema de su interés, simplemente haciendo click en el título correspondiente.

Al ingresar a SIMO, con el Rol Administrador Proceso de Selección, la pantalla que visualizará es la siguiente:

También se puede acceder a esta pantalla, desde el menú lateral izquierdo haciendo click en las opciones “Panel de control” ó “Procesos de Selección”.

Observe que en los títulos de columna: Código, Año, Id, Nombre, Entidad y Estado del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Código: Corresponde al Código único del Proceso de Selección.
• Año: Año del Proceso de Selección.
• Id: Identificador del Proceso de Selección.
• Nombre: Nombre del Proceso de Selección
• Entidad Entidad pública para la cual se está realizando el Proceso de Selección.
• Total empleo: Total de empleos del proceso de selección.
• Cantidad empleos concurso ascenso: Cantidad de empleos disponibles para concurso de ascenso del total de empleos del proceso de selección.
• Total de vacantes: Corresponde al total de vacantes de todos los empleos, este valor incluye la cantidad registrada en las vacantes que se habilitarán para ascensos.
• Cantidad vacantes concurso ascenso: Indica la cantidad registrada para ascensos en las vacantes de todos los empleos.
• Porcentaje vacantes proveer c. ascenso: Valor porcentual de vacantes a proveer por medio de concurso de ascenso.
• Estado: Estado actual del Proceso de Selección. Valores válidos son Abierta (A), Cerrada (C), Cancelada (CA), (P) Planeación ó Suspendida (S)
• Empleos: Podrá consultar los empleos del proceso de selección, seleccionando el icono “Empleos”
• Detalle: Podrá consultar el detalle del Proceso de selección, seleccionando el icono “Ver detalle” .
• Cargar empleos: Funcionalidad restringida para este rol. Aparece el ícono .

Desde esta pantalla tendrá acceso a las siguientes funcionalidades:

• Búsqueda de los procesos de selección usando filtros.
• Crear un nuevo Proceso de Selección.
• Consulta de los empleos creados para un Proceso de Selección.
• Consultar detalle del Proceso de Selección.

El Administrador de Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de los procesos de selección ya registrados, por uno o varios de los siguientes campos:

• ID del Proceso de Selección
• Nombre del Proceso de Selección
• Código
• NIT
• Nombre entidad: ingrese parte del texto que compone el nombre de la Entidad.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Nombre entidad, ingresando parte del texto: “Galapa”:

El usuario con rol “Administrador Proceso de Selección” podrá crear un nuevo proceso de selección asociado a las Entidades registradas previamente en SIMO.

Para iniciar haga click en el botón “Nuevo Proceso de Selección” de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevara a la siguiente pantalla donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Proceso de Selección padre: Nombre del proceso de selección padre al que pertenece el subproceso de selección que se está creando.
  • Si no se selecciona ningún proceso de selección, indica que el proceso que se está creando es un proceso de selección padre.
  • Si se selecciona algún proceso de selección de la lista desplegable, indica que el proceso que se está creando, será un proceso de selección hija del proceso seleccionado.
• Código único del Proceso de Selección: Código para identificar el proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 1 carácter y máximo 100 caracteres.
• Entidad: Es el nombre de la entidad pública para la cual se está creando el proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Año: Es el año del proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Nombre: Nombre del proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• Descripción: Descripción larga del proceso de selección. Este campo puede contener números, letras ó guiones, su longitud mínima es 3 caracteres y máximo 250 caracteres.
• Delta pago PSE: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía PSE. Este campo debe ser numérico.
• Delta pago banco: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía banco. Este campo debe ser numérico.
• Tipo de Aplicación: Tipo de Aplicación del proceso de selección, puede ser por país o municipio. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Mantener visible al público: Si marca la casilla, habilita el proceso de selección para que sea visto por el ciudadano en la Oferta de empleos OPEC.
• Documento que justifica la creación del Proceso de Selección: Haga click en el botón “Seleccione un archivo” para asociar el documento que justifica la creación del proceso de selección; se abrirá la ventana de explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el documento correspondiente, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato PDF.
• Mantener en histórico OPEC: Si marca la a casilla, habilita el proceso de selección en la sección de SIMO-Ciudadano correspondiente al acceso “histórico de OPEC”.
• Tipo de Proceso de Selección: Seleccione el tipo proceso de selección. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. Valores válidos:
  • Concurso Abierto
  • Concurso Cerrado de Ascensos
  • Concurso Mixto
  • Uso de Listas

No olvide que todos los campos marcados con asterisco * son de llenado obligatorio.

Una vez diligencie todos los datos, debe hacer click en el botón “Guardar” , para grabar los cambios:

El sistema le enviará un mensaje indicando que el registro se guardó correctamente e inmediatamente activará las demás secciones relacionadas con la creación del Proceso de Selección:

• Pruebas
• Etapas
• Estados
• Normatividad
• Entidades que hacen parte del Proceso de Selección
• Gerentes y usuarios del Proceso de Selección
• Cargadores y Analistas
• Grupos

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador, podrá crear las pruebas asociadas al proceso de selección.

Para crear una nueva Prueba, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Nueva Prueba” :

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla, donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Tipo: Tipo de la prueba. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. Los valores válidos son:
  • Aptitudes y Competencias Básicas
  • Competencias Básicas
  • Competencias Básicas Generales
  • Competencias Básicas Y Comportamentales
  • Competencias Básicas Y Funcionales
  • Competencias Comportamentales
  • Competencias Específicas
  • Competencias Funcionales
  • Competencias Específicos y Pedagógicos
  • Curso de Capacitación (Eliminatorio/Clasificatorio)
  • Curso de Complementación (Eliminatorio)
  • Curso de Formación o Complementación (Eliminatorio/Clasificatorio)
  • Estudio de Seguridad (Eliminatorio)
  • Examen Médico
  • Prueba de Aptitudes y Competencias Básicas y Psicotécnica
  • Prueba de ejecución (Clasificatoria)
  • Prueba de Ejecución Competencias Funcionales
  • Prueba De Entrevista
  • Prueba de Personalidad
  • Prueba de Entrevista Eliminatoria
  • Prueba Especializada de Conducción
  • Prueba Específica Funcional
  • Prueba Físico Atlética
  • Prueba Físico-Atlética (Elimniatorio/Clasificatorio)
  • Psicotécnica
  • Resultados Consolidados
  • Valoración de Antecedentes
  • Verificación Requisitos Mínimos
• Descripción: Descripción del tipo de prueba. Este campo puede contener letras y números, su longitud mínima es de 3 caracteres y máxima 250 caracteres.
• Fecha de realización: Ingrese la fecha en que se realizará la prueba. use el calendario para seleccionar la fecha.
• Valor máximo: Valor máximo que se puede obtener en la prueba. Valor numérico. Este campo se activa solamente si la prueba requiere calificación.
• Valor aprobatorio: Valor mínimo con el que se aprueba la prueba. Valor numérico de 1 a 100, se aceptan decimales. Este campo se activa solamente si la prueba requiere calificación, pero no es eliminatoria.
• Porcentaje auditoria aprobado: Porcentaje de carpetas aprobadas, a las que se les realizará auditoría. Valor numérico entero de 0 a 100.
• Porcentaje auditoria NO aprobado: Porcentaje de carpetas NO aprobadas a las que se les realizará auditoría. Valor numérico entero de 0 a 100.
• Institución de educación superior: Institución de Educación Superior u Operador del proceso de selección, al que se le asignará la prueba para que la realice. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Ponderación: Peso del valor de la prueba, para el cálculo interno del puntaje que obtendrá el candidato. Valor numérico entero de 0 a 100.
• Delta publicación: Días de plazo que se habilita a los aspirantes para presentar las reclamaciones, luego de publicar los resultados de la prueba. Valor numérico entero de 0 a 31.
• Visualizar Observación: Casilla para indicar que las observaciones podrán ser visualizadas.
• Ver detalle: Casilla para indicar que el detalle de la prueba podrá ser visualizada.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Guardar” , recuerde que los campos marcados con asterisco, son de llenado obligatorio:

El sistema le enviará un mensaje indicando que el registro se guardó correctamente e inmediatamente hablita las siguientes secciones:

• Asignación lugares de ejecución de la prueba
• Ejes Temáticos - Secciones de Pruebas
• Resultados de las pruebas

Una vez creada la prueba del Proceso de selección, se habilitará esta sección, a través de la cual el Administrador, podrá asignar el lugar donde se realizará la prueba.

Para asignar el lugar de la prueba deben cumplirse las siguientes condiciones:

• La asignación del lugar de la prueba debe ser antes de iniciar la configuración de la etapa Inscripciones, ya que los lugares que se registren en esta sección son los que posteriormente serán visualizados por el aspirante para elegir donde realizará la prueba.
• La prueba debe ser de tipo Eliminatoria. Se recomienda escoger pruebas de tipo:
  • Competencias Básicas ó
  • Competencias funcionales.
• En la configuración de la prueba, se recomienda asignar en el campo Institución de Educación Superior debe elegir Prueba Entidad
• En la configuración de la prueba, se recomienda ingresar en el campo Descripción el siguiente texto: Selección de sitio de aplicación de pruebas.

Desde la siguiente ventana, podrá realizar la asignación:

Descripción de los campos:

• Departamento Departamento de Colombia, donde se realizará la prueba. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Municipio Municipio perteneciente al departamento de Colombia, donde se realizará la prueba. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.

Cuando complete la asignación del Departamento y Municipio, haga click en el botón “Guardar” para grabar el registro.

El sistema crea el registro con el Departamento y Municipio donde debe realizarse la prueba y aparece automáticamente listado en la misma pantalla:

Desde esta pantalla podrá eliminar el lugar asignado a la prueba, haciendo click en el ícono “Eliminar” :

Esta opción se habilita siempre y cuando no se haya surtido la etapa de Inscripciones.

Una vez creada la prueba del Proceso de selección, se habilitará esta sección, a través de la cual el Administrador, podrá crear los ejes temáticos de la prueba.

Desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear” :

El sistema abrirá una ventana emergente, donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los campos:

• Nombre: Ingrese el nombre del eje temático de la prueba. Debe contener sólo letras y su longitud mínima es de 3 caracteres y máximo 60 caracteres.
• Porcentaje: Ingrese un valor entero entre 0 y 100.

Una vez complete la información, por favor haga click en el botón “Aceptar” para grabar el registro.

Una vez creada la prueba del Proceso de selección, se habilitará esta sección:

En esta sección se verán reflejados los resultados para las pruebas de tipo:

• Verificación de Requisitos Mínimos
• Pruebas escritas y
• Valoración de Antecedentes

El botón “Devolver aprobación” se habilitará únicamente para pruebas distintas a Verificación de Requisitos Mínimos y de Valoración de Antecedentes.

Desde esta pantalla el Administrador del Proceso de Selección podrá realizar:

• Búsqueda de los resultados de la prueba, cuando éstos se hayan creado - Esta funcionalidad se explica más adelante.
• Devolver Aprobación - Esta funcionalidad se explica más adelante.
• Publicar los resultados de las pruebas - Esta funcionalidad se explica más adelante.

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador, podrá crear las Etapas asociadas al proceso de selección.

Para crear una Etapa, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear” :

El sistema abrirá una ventana emergente, donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Tipo de etapa: Tipo de etapa. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. Los valores válidos son:
  • Opec
  • Inscripciones
  • Verificación Requisitos Mínimos
  • Pruebas
  • Valoración De Antecedentes
  • Preinscripciones
  • Actualización De Documentos
  • Verificación De Lista Elegibles
  • Cambio Ciudad De Presentación
  • Cambio de Empleo
• Descripción: Descripción de la etapa. Este campo puede contener letras y números, su longitud mínima es de 3 caracteres y máxima 250 caracteres.
• Fecha inicio: Fecha de inicio de la etapa. Use el calendario para seleccionar la fecha.
• Fecha final: Fecha de finalización de la etapa. Use el calendario para seleccionar la fecha.
• Documento: Haga click en el botón “Seleccione un archivo” para asociar el documento que justifica la creación de la etapa; se abrirá la ventana de explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el documento correspondiente, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato PDF. Una vez el documento es seleccionado, frente al botón “Seleccione un archivo”, aparece el ícono “Lupa” , el cual al hacer click sobre él, permitirá previsualizarlo.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Registrar nueva etapa” , recuerde que los campos marcados con asterisco, son de llenado obligatorio:

Observe que una vez confirme la creación de la Etapa, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo:

Descripción de los campos:

• Etapa: Tipo de etapa.
• Fecha inicio: Fecha de inicio de la etapa.
• Fecha final: Fecha de finalización de la etapa.
• Estado: Estado de la Etapa. Valores válidos: Activa / Inactiva.
• Cerrar: Enlace para cerrar la etapa. Esta funcionalidad será explicada más adelante en la sección 3.3.3.1 Cerrar Etapa.
• Reporte Opec: Icono para consultar el Reporte Opec.
• Archivo: Icono para consultar el documento anexado cuando se creó la Etapa.
• Editar: Esta funcionalidad no se encuentra habilitada para este rol, por lo que aparece como operación restringida .
• Eliminar: Esta funcionalidad no se encuentra habilitada para este rol, por lo que aparece como operación restringida .

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador, podrá modificar los Estados asociados al Proceso de Selección. Observe que al crear el Proceso de Selección, el sistema automáticamente crea el Estado de Planeación:

Para modificar el Estado actual del Proceso de Selección, deberá crear un nuevo estado. Desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear” :

El sistema abrirá una ventana emergente, donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Estado: Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. La lista de Estados que muestra el sistema dependerá del estado actual del Proceso de Selección.
  • Los valores habilitados cuando se encuentra en estado Planeación son:
    • Abierta
    • Cancelada
  • Los valores habilitados cuando se encuentra en estado Abierta son:
    • Suspendida
    • Cerrada
    • Cancelada
• Causal: El sistema diligencia este campo en forma automática.
• Justificación: Ingrese la justificación para el cambio de estado. Este campo puede contener letras y números, debe tener una longitud mínima de 3 caracteres y máximo de 60 caracteres.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , recuerde que los campos marcados con asterisco, son de llenado obligatorio:

Observe que una vez confirme la modificación del Estado del Proceso de Selección, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y el nuevo registro aparecerá automáticamente en el listado abajo:

NOTA IMPORTANTE:

Cuando el estado del proceso de selección es Abierta permite que el proceso se pueda divulgar en SIMO y posterior a ello permitirá realizar las inscripciones, siempre y cuando se cumplan otras configuraciones que son necesarias para que se surta dicha etapa. Para aclarar temas de configuración de las etapas y estados, consulte con el Ingeniero que apoya el Proceso de Selección que se está creando.

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador podrá crear la “Normatividad” asociada al Proceso de Selección.

Para crear una nueva Normatividad, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear” :

El sistema abrirá una ventana emergente, donde deberá registrar la información correspondiente a los Acuerdos del Proceso de Selección:

Descripción de los Campos:

• Acuerdo: Número del Acuerdo. Este campo debe contener sólo números, puede tener una longitud mínima de 1 caracteres y máximo de 20 caracteres.
• Descripción: Descripción del Acuerdo. Este campo puede contener letras, números y guiones, debe tener una longitud mínima de 3 caracteres y máximo 1000 caracteres.
• Fecha: Ingrese la fecha del Acuerdo. No puede ser superior a la fecha actual. Use el calendario para seleccionar la fecha.
• Documento: Haga click en el botón “Seleccione un archivo” para asociar el documento que justifica la creación de la etapa; se abrirá la ventana de explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el documento correspondiente, recuerde que el archivo debe tener formato PDF. Una vez el documento es seleccionado, frente al botón “Seleccione un archivo”, aparece el ícono “Lupa” , el cual al hacer click sobre él, permitirá previsualizarlo.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , recuerde que los campos marcados con asterisco, son de llenado obligatorio:

Observe que una vez confirme la creación del Acuerdo del Proceso de Selección, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y el nuevo registro aparecerá automáticamente abajo en el listado, habilitando los íconos: Publicar , Editar y Eliminar :

Para publicar el Acuerdo que hace parte de la Normatividad del Proceso de selección, haga click en el ícono “Publicar” de la siguiente pantalla:

La publicación permitirá que el Acuerdo quede visible al público, por lo tanto el sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente:

Si está seguro haga click en el botón “Aceptar” ; de lo contrario haga click en el botón “Cerrar” .

Observe que una vez confirme la publicación del Acuerdo del Proceso de Selección, éste registro no podrá ser eliminado y se deshabilitan los íconos Publicar y Eliminar , apareciendo bajo esas columnas el ícono de operación restringida :

Para editar el Acuerdo que hace parte de la Normatividad del Proceso de selección, haga click en el ícono “Editar” de la siguiente pantalla:

El sistema le mostrará en una ventana emergente la información del acuerdo del Proceso de Selección para que realice los cambios correspondientes, todos los campos son editables, recuerde hacer click en el botón “Aceptar” para grabar los cambios:

El sistema actualiza el acuerdo y retorna a la pantalla anterior. Observe que se habilitan los íconos “Publicar” y “Eliminar” :

Para eliminar el Acuerdo que hace parte de la Normatividad del Proceso de selección, haga click en el ícono “Eliminar” de la siguiente pantalla:

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente :

Si está seguro haga click en el botón “Aceptar” ; de lo contrario haga click en el botón “Cerrar” .

El sistema eliminará el registro.

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador podrá crear subprocesos que hacen parte del Proceso de Selección padre.

Para crear un Subproceso, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Nuevo Subproceso” :

El sistema lo llevara a la siguiente pantalla donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Proceso de Selección padre: Nombre del proceso de selección padre al que pertenece el subproceso de selección que se está creando. Note que el sistema trae por defecto el nombre del Proceso de Selección Padre, creado previamente, por lo cual no puede ser modificado, ni editado.
• Código único del Proceso de Selección: Código para identificar el proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 1 carácter y máximo 100 caracteres.
• Entidad: Es el nombre de la entidad pública para la cual se está creando el proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Año: Es el año del proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Nombre: Nombre del proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• Descripción: Descripción larga del proceso de selección. Este campo puede contener números, letras ó guiones, su longitud mínima es 3 caracteres y máximo 250 caracteres.
• Delta pago PSE: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía PSE. Este campo debe ser numérico.
• Delta pago banco: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía banco. Este campo debe ser numérico.
• Tipo de Aplicación: Tipo de Aplicación del proceso de selección, puede ser por país o municipio. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Mantener visible al público: Si marca la casilla, habilita el proceso de selección para que sea visto por el ciudadano en la Oferta de empleos OPEC.
• Documento que justifica la creación del Proceso de Selección: Haga click en el botón “Seleccione un archivo” para asociar el documento que justifica la creación del proceso de selección; se abrirá la ventana de explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el documento correspondiente, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato PDF.
• Mantener en histórico OPEC: Si marca la a casilla, habilita el proceso de selección en la sección de SIMO-Ciudadano correspondiente al acceso “histórico de OPEC”.
• Tipo de Proceso de Selección: Seleccione el tipo proceso de selección. Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. Valores válidos:
  • Concurso Abierto
  • Concurso Cerrado de Ascensos
  • Concurso Mixto
  • Uso de Listas

No olvide que todos los campos marcados con asterisco * son de llenado obligatorio.

Una vez diligencie todos los datos, debe hacer click en el botón “Guardar” , para grabar los cambios:

El sistema le enviará un mensaje indicando que el registro se guardó correctamente e inmediatamente hablita las siguientes secciones:

• Pruebas
• Etapas
• Estados
• Normatividad
• Gerentes y usuarios del Proceso de Selección
• Cargadores y Analistas
• Grupos

El uso y funcionalidad de las secciones listadas previamente, son las mismas que aplican para el proceso de selección padre.

En este caso como es un Proceso de Selección hija ó Subproceso, la sección Entidades que hacen parte del Proceso de Selección no se habilita.

Al volver a la pantalla anterior, es decir a la pantalla con la información del Proceso de Selección Padre, en la sección Entidades que hacen parte del Proceso de Selección aparecerá el Subproceso creado en el “Listado de procesos de selección hijas:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Frente a cada Subproceso, se habilitan los íconos:

• “Empleos” ; haga click sobre este ícono para consultar los empleos asignados a este subproceso. Funcionalidad explicada más adelante.
• “Ver detalle” ; haga click sobre este ícono para consultar el detalle del subproceso. Funcionalidad explicada más adelante.

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador del Proceso de Selección, podrá gestionar usuarios con diferentes roles para el Proceso de Selección.

Note que por defecto el Administrador del Proceso de selección es el usuario que lo crea y aparece asociado automáticamente con el rol ADMIN_PROCESO_SELECCION, antes ADMIN_CONVOCATORIA:

Desde esta pantalla podrá:

• Asociar individualmente usuarios.
• Desasociar usuarios.
• Inscribir automáticamente ciudadanos al proceso de selección. Funcionalidad explicada en la sección 3.2.6.3 Inscripción Automática.

La lista de los usuarios que serán desplegados frente al campo Usuario corresponde a los usuarios con rol Gerente y/o Consulta de la CNSC y deben haber sido creados previamente por el administrador SIMO a solicitud del Administrador del Proceso de selección.

Para asociar individualmente usuarios del despacho al proceso de selección, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Hacer click en el botón “Flecha baja” del campo Usuario para que despliegue la lista:

Paso 2: Con el mouse desplazarse hasta encontrar el usuario deseado y hacer click en él, para que sea seleccionado:

Paso 3: Note que frente al usuario seleccionado en el paso anterior aparecen los roles que éste tenga definidos. Haga click en el botón “Asociar usuario”

Paso 4: Aparece el mensaje del sistema, indicando que el registro se guardó correctamente y automáticamente este nuevo usuario aparecerá en la lista de abajo:

Para desasociar usuarios del despacho al proceso de selección, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Posicionar el mouse sobre el enlace frente al usuario que desea desasociar, en el ejemplo desasociaremos al usuario Nlemus, observe que en la lista aparecen 3 usuarios asociados:

Paso 2: Hacer click en el enlace frente al usuario que desea desasociar, tenga en cuenta que esta acción no solicita confirmación, por lo cual debe estar seguro de la acción que va a realizar, ya que el sistema simplemente enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y elimina el registro de la lista.

En nuestro ejemplo, observe que el usuario Nlemus, es eliminado de la lista, ahora aparecen sólo 2 registros asociados.

Para el uso correcto de este botón tenga en cuenta las siguientes condiciones:

• Se habilita una vez finaliza la etapa de Inscripciones y antes de iniciar etapas de pruebas.
• Se usa para inscribir en forma automática todos los ciudadanos que pagaron derechos de participación al Proceso de Selección, sin embargo, no concluyeron la inscripción al empleo. (Ciudadanos en estado preinscrito con pago).
• Si un ciudadano ha cancelado varios derechos de participación a diferentes empleos del mismo proceso de selección, el sistema lo inscribirá al que le haya realizado el último pago.
• Una vez se ejecute el proceso de inscripción automática, este botón se deshabilita y no vuelve a ser mostrado.

Para ejecutar el proceso de inscripción automática, haga click en el botón “Inscripción Automática” de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente, donde deberá programar el trabajo de inscripción:

Haga click en el botón “Programar Trabajo” , el sistema le enviará el siguiente mensaje solicitando confirmar esta acción:

Si esta seguro haga click en el botón “Aceptar” de lo contario haga click en el botón “Cerrar”.

Al confirmar la programación del trabajo, el sistema envía el siguiente mensaje indicando que el registro se guardo correctamente y el trabajo queda programado para ser ejecutado más tarde:

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador podrá consultar los usuarios con roles cargador y analistas asociados al Proceso de Selección.

Los usuarios que aparecen en esta sección son los que han sido creados previamente por el Administrador de la Entidad a la que pertenece el Proceso de selección ó por el Administrador del Proceso de Selección.

Una vez creado el Proceso de selección se habilita esta sección, a través de la cual el Administrador podrá crear los grupos del Proceso de Selección.

Para crear un Grupo, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear”:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente, donde deberá ingresar la información del Grupo:

Descripción de los Campos:

• Código: Ingrese un valor numérico, su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 20 caracteres.
• Descripción: Ingrese una descripción que identifique al Grupo. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 250 caracteres.

Para grabar el registro, haga click en el botón “Aceptar” , de lo contrario haga click en el botón “Cancelar” .

Observe que una vez confirme la creación del Grupo del Proceso de Selección, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y el nuevo registro aparecerá automáticamente abajo en el listado, habilitando los íconos: Detalle del Grupo: , Contenidos temáticos: y Editar :

Para ver el detalle del Grupo y los empleos asociados incluidos en el grupo, haga click en el ícono “Detalle del grupo” de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

En esta pantalla puede consultar el código y la descripción del Grupo, más abajo observará el listado con los empleos asociados incluidos en el grupo.

Para ver el contenido temático del Grupo y asociar nuevos ejes temáticos, haga click en el ícono Contenidos temáticos: de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

En esta pantalla inicialmente puede consultar: Código, Descripción del Grupo y Número de preguntas; más abajo observará el listado con los contenidos temáticos asociados al grupo.

La última sección de esta pantalla le permitirá realizar búsqueda de ejes temáticos y asociar contenidos.

Búsqueda de eje temáticos:

Desde la siguiente pantalla haga click en el botón flecha baja frente al campo “Eje temático:” para desplegar las opciones, desplace el mouse hasta encontrar el valor por el que desea realizar la búsqueda y haga click en el botón “Buscar”

Para editar la información del Grupo, haga click en el ícono Editar de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente, donde deberá ingresar las modificaciones. Para grabar los cambios, haga click en el botón “Aceptar” , de lo contrario haga click en el botón “Cancelar” .

El usuario con rol “Administrador Proceso de Selección” podrá gestionar los datos de los procesos de selección ya creados.

Para iniciar haga click en el ícono “Ver detalle” que aparece frente al Proceso de selección que desea gestionar de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevara a la siguiente ventana:

Desde esta pantalla por secciones podrá gestionar:

• Datos del Proceso de Selección
• Pruebas
• Etapas
• Estados
• Normatividad
• Entidades que hacen parte del Proceso de Selección
• Gerentes y usuarios del Proceso de Selección
• Cargadores y Analistas
• Grupos

Inicialmente podrá consultar los datos básicos del Proceso de selección, a través de la siguiente pantalla:

Descripción de los Campos:

• Proceso de Selección padre: Nombre del Proceso de selección padre al que pertenece el subproceso de selección; si el campo está vacío indica que se está accediendo a un Proceso de selección Padre o que el proceso de selección no tiene subprocesos de selección.
• Código único del Proceso de Selección: Código para identificar el proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 1 carácter y máximo 100 caracteres.
• Entidad: Es el nombre de la entidad pública a la cual pertenece el proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Año: Es el año del proceso de selección. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Nombre: Nombre del proceso de selección. Este campo puede contener números y letras, su longitud mínima es 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• Descripción: Descripción larga del proceso de selección. Este campo puede contener números, letras ó guiones, su longitud mínima es 3 caracteres y máximo 250 caracteres.
• Delta pago PSE: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía PSE. Este campo debe ser numérico.
• Delta pago banco: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago vía banco. Este campo debe ser numérico.
• Tipo de Aplicación: Tipo de Aplicación del proceso de selección, puede ser por país o municipio. Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Mantener visible al público: Si marca la casilla, habilita el proceso de selección para que sea visto por el ciudadano en la Oferta de empleos OPEC.
• Documento que justifica la creación del Proceso de Selección: Haga click en el botón “Seleccione un archivo” para asociar el documento que justifica la creación del proceso de selección; se abrirá la ventana de explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el documento correspondiente, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato PDF.
• Mantener en histórico OPEC: Si marca la a casilla, habilita el proceso de selección en la sección de SIMO-Ciudadano correspondiente al acceso “histórico de OPEC”.

No olvide que todos los campos marcados con asterisco * son de llenado obligatorio.

Una vez registre las modificaciones, haga click en el botón “Guardar” , para grabar los cambios:

Desde esta sección el Administrador podrá consultar el listado de Pruebas asociadas al Proceso de Selección, con sus opciones; como también crear una nueva prueba:

Descripción de los campos:

• Tipo: Tipo de Prueba
• Descripción: Descripción de la Prueba.
• Clasificación: Clasificación de la prueba.
• Institución Educativa: Institución de Educación Superior u Operador del Proceso de Selección asignado a la prueba.
• Ver detalle: Icono para acceder al detalle de la Prueba. Funcionalidad explicada en la sección 3.2.1 Pruebas de un Proceso de Selección.
• Empleos: Icono para acceder a los empleos. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.2.1 Empleos de la Prueba.
• Abrir/Cerrar: Enlace para abrir ó cerrar la Prueba. Funcionalidad restringida para este rol.
• Reclamaciones: Enlace . Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.2.2 Reclamaciones de la Prueba.
• Eliminar: Icono para eliminar la prueba. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.2.3 Eliminar Prueba.

Para crear una nueva Prueba, por favor refiérase a la sección 3.2.1 Pruebas de un Proceso de Selección, de este mismo manual.

Las otras opciones habilitadas para las pruebas listadas en la pantalla anterior se explicarán a continuación.

Desde esta sección el Administrador podrá consultar cuáles empleos del Proceso de Selección han sido asignados a esta prueba, también podrá asociarlos o desasociarlos.

En la siguiente pantalla haga click en el ícono “Empleos” :

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

Enseguida explicaremos el uso de estas secciones.

Inicialmente se mostrará información básica de la prueba:

Esta información es sólo de consulta por lo cual no puede ser modificada.

IMPORTANTE

• Si el proceso de selección tiene varias pruebas divididas, el Administrador deberá asociar cada empleo a la respectiva prueba, según el parámetro de división de la misma. (Por Nivel, Denominación, Grado, etc.).

• Si es una única prueba no será necesario asociar empleos a la misma, ya que el sistema en forma automática asociará todos los empleos de dicho proceso a esa única prueba.

Al continuar desplazándose en esta pantalla aparece la sección Empleos asignados:

Desde esta pantalla podrá:

• Consultar el listado de los empleos pertenecientes al Proceso de Selección que han sido asignados a la prueba.
• Desasociar empleos del Proceso de Selección, asignados a la prueba.

El Administrador del Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de los empleos ya asociados a la prueba del Proceso de Selección, por uno o varios de los siguientes campos:

• Número OPEC
• Código
• Denominación
• Grado
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo.
• Nivel - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.
• Entidad - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

NOTA IMPORTANTE: Observe que el listado muestra por defecto diez empleos por pantalla, sin embargo, es posible modificar la cantidad de empleos a mostrar, los valores válidos a desplegar por pantalla son: 10,20,50, 100. Para cambiar este parámetro, simplemente haga click en el botón “Flecha baja” que aparece al final del listado en la parte inferior derecha y seleccione haciendo click en la cantidad de su conveniencia.

Desasociar un Empleo asignado

Se podrán desasociar empleos siempre y cuando no se hayan distribuido carpetas de la prueba, por parte de el operador del proceso de selección. (Universidades).

Para desasociar un empleo asignado a la prueba, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione el empleo que va a desasociar, ésto lo podrá hacer seleccionándolo uno a uno, haciendo uso de la casilla de check que aparece frente a cada uno de ellos:

También podrá seleccionar todos los empleos de la pantalla activa, haciendo uso de la casilla de check que aparece cómo título en la última columna.

Paso 2: Una vez haya seleccionado los empleos que desasociará, debe hacer click en el botón “Desasociar” :

El sistema desasociará el ó los empleos seleccionados, los elimina de esta sección y los pasa a la sección Empleos no asignados.

Al continuar desplazándose en esta pantalla aparece la sección Empleos no asignados:

Desde esta pantalla podrá:

• Consultar el listado de los empleos pertenecientes al Proceso de Selección que NO han sido asignados a la prueba.
• Asociar empleos del Proceso de Selección a la prueba.

El Administrador del Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de los empleos NO asociados a la prueba del Proceso de Selección, por uno o varios de los siguientes campos:

• Número OPEC
• Código
• Denominación
• Grado
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo.
• Nivel - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.
• Entidad - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

NOTA IMPORTANTE: Observe que el listado muestra por defecto diez empleos por pantalla, sin embargo, es posible modificar la cantidad de empleos a mostrar, los valores válidos a desplegar por pantalla son: 10,20,50, 100. Para cambiar este parámetro, simplemente haga click en el botón “Flecha baja” que aparece al final del listado en la parte inferior derecha y seleccione haciendo click en la cantidad de su conveniencia.

Asociar Empleo no asignado

Se podrán asociar empleos siempre y cuando no se hayan distribuido carpetas de la prueba, por parte de el operador del proceso de selección. (Universidades).

Para asociar un empleo no asignado a la prueba, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione el empleo que va a asociar, esto lo podrá hacer seleccionándolo uno a uno, haciendo uso de la casilla de check que aparece frente a cada uno de ellos:

También podrá seleccionar todos los empleos de la pantalla activa, haciendo uso de la casilla de check que aparece cómo título en la última columna.

Paso 2: Una vez haya seleccionado los empleos que asociará, debe hacer click en el botón “Asociar” :

El sistema asociará el ó los empleos seleccionados, los elimina de esta sección y los pasa a la sección Empleos asignados.

Para poder abir ó cerrar una prueba, por parte del Administrador del Proceso de Selección, deben cumplirse las siguientes condiciones:

1. La etapa correspondiente debe encontrase en estado ACTIVA
2. La fecha de finalización de la etapa debe ser mayor a la fecha del sistema, es decir, debe encontrarse dentro del rango de tiempo activo.
3. En el caso de que la acción es cerrar la prueba y ésta es de tipo Verificación de Requisitos Mínimos o Valoración de Antecedentes, todas las carpetas asociadas a dicha prueba deben haber sido calificadas.

El objetivo de abrir una prueba es habilitarla para que el operador del proceso de selección pueda calificar carpetas y/o cargar resultados.

Para abrir una prueba haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema automáticamente abre la prueba, habilitándola al operador del proceso de selección para que pueda gestionarla.

Adicionalmente cambia el estado de la prueba, modificando el enlace a “Cerrar” .

Para poder cerrar una prueba, todas las acciones que se encuentren habilitadas para gestionar las carpetas asociadas a ésta, por parte del operador del proceso de selección, deben haber finalizado.

Posteriormente se podrán publicar resultados de la prueba, por parte del administrador del proceso de selección.

Para cerrar una prueba haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema automáticamente cierra la prueba, deshabilitando gestionar las carpetas asociadas a ésta por parte del operador.

Adicionalmente cambia el estado de la prueba, modificando el enlace a “Abrir” ; siempre y cuando la etapa se encuentre ACTIVA, de lo contrario, aparecerá el ícono de operación restringida.

Desde esta sección el Administrador podrá consultar las Reclamaciones a las Pruebas y sus detalles.

En la siguiente pantalla haga click en el enlace :

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

Desde esta pantalla podrá:

• Realizar búsqueda de reclamaciones a la prueba.
• Consultar la carpeta de la reclamación a la prueba.
• Publicar respuesta a las reclamaciones.

NOTA IMPORTANTE: Observe que el listado muestra por defecto diez reclamaciones por pantalla, sin embargo, es posible modificar la cantidad de reclamaciones a mostrar, los valores válidos a desplegar por pantalla son: 10,20,50,100,150 y 200. Para cambiar este parámetro, simplemente haga click en el botón “Flecha baja” que aparece al final del listado en la parte inferior derecha y seleccione haciendo click en la cantidad de su conveniencia.

El Administrador del Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de las reclamaciones a la prueba del Proceso de Selección, por uno o varios de los siguientes campos:

• Inscripción
• Nº reclamación
• Número OPEC
• Nivel - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.
• Estado - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.
• Usuario Asignado - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.
• Solicitó acceso a pruebas - Haga click en el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo filtraremos la búsqueda por el número de reclamación:

Descripción de los campos:

• Inscripción: Corresponde al número de inscripción al empleo.
• No. reclamación: Corresponde al número de la reclamación.
• Estado: Estado de la reclamación. Los valores válidos son Creada, Trámite, Finalizada.
• Asignado a: Analista de reclamación asignado a la carpeta de reclamación.
• Fecha publicación: Fecha de publicación de la respuesta. Si aparece en blanco indica que la respuesta no ha sido publicada.
• OPEC: Número de OPEC.
• Nivel: Nivel del empleo
• ¿Solicitó acceso a pruebas?: Campo que indica si el aspirante solicito o no acceso a las pruebas.
• Ver carpeta: Icono para acceder al detalle de la reclamación. Al hacer click en el icono “Ver carpeta” le llevará a una nueva pantalla, la cual explicaremos más adelante en la sección 3.3.2.2.2 Consultar reclamación.

En las columnas: Inscripción, Nº reclamación, Estado y Asignado a, del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna

A través de esta opción, el Administrador del Proceso de Selección, puede consultar el detalle de la reclamación, visualizar los anexos aportados por el aspirante y las respuestas SIMO a las reclamaciones, siempre y cuando hayan sido creadas.

Para ver el detalle de la reclamación, haga click en el icono “Ver carpeta” que se encuentra en la última columna del listado, frente a la reclamación que desea consultar:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes:

Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

La siguiente sección que se observa en esta pantalla es la referente a la solicitud:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud : Número de la reclamación.
• Asunto : Texto que indica el asunto principal del que trata la reclamación.
• Resumen: Texto que indica en forma resumida el asunto del que trata la reclamación
• Clase de solicitud: Clase de solicitud tal como fue creada.

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar su solicitud. Para consultar el detalle del documento adjuntado, haga click en el icono “Consultar documento” , el sistema lo mostrará a través del visor de documentos en una ventana emergente:

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el listado de respuestas SIMO a las reclamaciones/solicitudes, en caso que hayan sido creadas:

Para ver el detalle de la respuesta, debe hacer click en el icono “Consultar documento” , el sistema le mostrará el detalle de la respuesta y sus anexos, a través de la siguiente ventana emergente:

Descripción de los campos:

• Texto resumen de su respuesta: Cuadro que contiene el comunicado con la respuesta a la reclamación/Solicitud presentada.
• Anexos: Sección que contiene el listado de anexos de respuestas con su respectivo documento.

Para ver el detalle del documento adjuntado, haga click en el icono “Consultar documento” , la información detallada se visualizará a través del visor de documentos en una ventana emergente.

Desde esta sección el Administrador podrá eliminar la Prueba, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

• La prueba no haya iniciado, es decir, no se le haya habilitado al operador y éste haya empezado a gestionar las carpetas asociadas.
• La prueba no tenga asociados empleos

En la siguiente pantalla haga click en el ícono Eliminar

El sistema le solicitará confirmar esta acción a través de la siguiente ventana emergente:

Haga click en el botón “Aceptar” , para confirmar, de lo contrario haga click en el botón “Cerrar” .

Desde esta sección el Administrador podrá consultar el listado de las Etapas de la Prueba asociadas al Proceso de Selección, con sus opciones; como también crear una nueva Etapa:

En las columnas: Etapa, Fecha Inicio, Fecha Final y Estado, del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna

Descripción de los campos:

• Etapa: Tipo de etapa.
• Fecha Inicio: Fecha de inicio de la etapa.
• Fecha Final: Fecha de finalización de la etapa.
• Estado: Estado de la etapa.
• Cerrar: Enlace para cerrar la etapa. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.3.1 Cerrar Etapa.
• Reporte OPEC: Icono para consultar el Reporte Opec. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.3.2 Reporte Opec.
• Archivo: Icono para consultar el documento asociado a la etapa, al momento de su creación. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.3.3.3 Ver archivo .
• Editar: Operación restringida para este rol .
• Eliminar: Operación restringida para este rol .

Para crear una nueva Etapa, por favor refiérase a la sección 3.2.2 Etapas de un Proceso de Selección, de este mismo manual.

Las otras opciones habilitadas para las etapas listadas en la pantalla anterior se explicarán a continuación.

El administrador podrá cerrar las etapas del proceso de selección, simplemente haciendo click en el enlace que aparece frente a aquella que desea cerrar.

Caso especial es la etapa OPEC. Podrá cerrarla, siempre y cuando esta etapa se encuentre activa y todos los empleos estén completos, es decir, tengan información registrada en funciones, requisitos, vacantes.

Para cerrar la etapa haga click en el enlace , que aparece bajo la columna “Cerrar” en el listado de la Sección ETAPAS:

Si la etapa que se está cerrando es tipo: OPEC y existen empleos incompletos, el sistema le generará un mensaje indicándole que no puede cerrar la etapa, mostrando en pantalla los empleos que deben completarse:

En caso contrario, es decir, si todos los empleos están completos el sistema permitirá el cierre de la etapa tipo OPEC.

Al hacer click en el enlace cerrar, el sistema desplegará la siguiente ventana emergente, donde deberá ingresar una justificación del cierre y asociar el documento correspondiente:

Finalmente recuerde hacer click en el botón “Registrar” :

Automáticamente el sistema cierra la etapa, actualiza el campo “Fecha final” con la fecha en la que se realiza el cierre de la etapa y cambia su estado de Activa a Inactiva.

NOTA IMPORTANTE:

• Si la etapa que se está cerrando es OPEC, una vez cerrada el sistema no permitirá realizar modificaciones a la totalidad de empleos, a no ser que se cree una excepción.

Esta opción sólo se habilita para la etapa OPEC. Para generar el reporte de los empleos del proceso de selección haga click en el ícono “Reporte Opec” , que aparece frente a la etapa OPEC:

Si la etapa OPEC está abierta el reporte con la información de la Oferta de los Empleos del Proceso de Selección se generará con una marca de agua indicando que es un borrador, pues se pueden modificar los empleos:

Si la etapa OPEC está cerrada, el reporte con la información de la Oferta de los Empleos del Proceso de Selección se generará con una marca de agua indicando que es el definitivo, pues estando la etapa cerrada todos los empleos deben estar completos y no se pueden modificar.

Una vez generado el reporte OPEC podrá descargarlo a PDF ó imprimirlo.

Para consultar el documento anexado al momento de creación de la etapa, haga click en el ícono “Consultar documento” , que aparece frente a ésta:

El sistema le mostrará el documento a través de la siguiente ventana emergente:

En esta sección el Administrador podrá modificar los Estados asociados al Proceso de Selección.

Para modificar el Estado del Proceso de Selección, desde la siguiente ventana, haga click en el botón “Crear”

El sistema abrirá una ventana emergente, donde deberá registrar la información correspondiente:

Descripción de los Campos:

• Estado: Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. La lista de Estados que muestra el sistema dependerá del estado actual del Proceso de Selección.
  • Los valores válidos cuando se encuentra en Planeación son:
    • Abierta
    • Cancelada
  • Los valores válidos cuando se encuentra Abierta son:
    • Suspendida
    • Cerrada
    • Cancelada
• Causal: El sistema diligencia este campo en forma automática.
• Justificación: Ingrese la justificación para el cambio de estado. Este campo puede contener letras y números, debe tener una longitud mínima de 3 caracteres y máximo de 60 caracteres.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , recuerde que los campos marcados con asterisco, son de llenado obligatorio:

Observe que una vez confirme la modificación del Estado del Proceso de Selección, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y el nuevo registro aparecerá automáticamente en el listado abajo:

Desde esta sección el Administrador podrá consultar el listado de los Acuerdos del Proceso de Selección, con sus opciones; como también crear una nueva Acuerdo:

En las columnas: Número, Fecha Acuerdo, Fecha Publicación y Descripción, del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna

Descripción de los campos:

• Número: Número del acuerdo que hace parte de la normatividad del Proceso de Selección.
• Fecha Acuerdo: Fecha del Acuerdo.
• Fecha Publicación: Fecha de publicación del acuerdo. Si aparece en blanco indica que el acuerdo no ha sido publicado.
• Descripción: Descripción corta del acuerdo.
• Publicar: A través de este ícono se activa la opción de publicar el acuerdo. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.2.4.1 Publicar Normatividad de un Proceso de Selección. Si aparece con el ícono Operación restringida indica que el acuerdo ya fue publicado.
• Editar: A través de este ícono se activa la opción de editar el acuerdo. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.2.4.2 Editar Normatividad de un Proceso de Selección.
• Eliminar: A través de este ícono se activa la opción de eliminar el acuerdo. Esta funcionalidad se explica en la Sección 3.2.4.3 Eliminar Normatividad de un Proceso de Selección. Si aparece con el ícono Operación restringida indica que el acuerdo ya fue publicado, por lo tanto no podrá ser eliminado.

Para crear un nuevo Acuerdo, por favor refiérase a la sección 3.2.4 Normatividad de un Proceso de Selección.

Desde esta sección el Administrador podrá consultar el listado de los procesos de selección hijas que hacen parte del Proceso de Selección Padre, con sus opciones. Como también crear un nuevo subproceso:

Si el Proceso de Selección que se está consultando no tiene Subprocesos ó Proceso de Selección Hija, la pantalla que se visualizará es similar a la siguiente:

En las columnas: Código, Año, Nombre y Entidad, del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna

Descripción de los Campos:

• Código : Código asignado al proceso de selección.
• Año: Es el año del proceso de selección.
• Nombre: Nombre del proceso de selección.
• Entidad: Es el nombre de la entidad pública del proceso de selección.
• Empleos: Icono ; para consultar los empleos asignados a este subproceso. Funcionalidad explicada en la sección 3.3.6.1 Empleos del Proceso de Selección.
• Ver Detalle: Icono ; para consultar el detalle del subproceso. Funcionalidad explicada más adelante.

Para crear un nuevo Subproceso, por favor refiérase a la sección 3.2.5 Entidades que hacen parte de Proceso de Selección.

Para consultar la lista de empleos que hacen parte del proceso de selección hija, haga click en el ícono de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana desde donde podrá realizar búsqueda de los empleos y consultar el detalle del mismo:

En las columnas: Número Opec, código, Denominación, Grado, Propósito del Empleo, del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Puede filtrar la búsqueda de los empleos, por uno o varios de los siguientes campos:

• Número OPEC
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito - Ingrese parte del texto del propósito del empleo

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

Para consultar el detalle de un empleo en particular, haga click en el ícono de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a una nueva ventana donde podrá consultar: Datos básicos del Empleo, Funciones, Requisitos y Vacantes. Esta funcionalidad se explica en detalle en la Sección. 3.4 Empleos del Proceso de Selección.

En esta sección el Administrador podrá gestionar usuarios con diferentes roles para el Proceso de Selección.

Desde esta pantalla podrá:

• Asociar individualmente usuarios creados previamente.
• Desasociar usuarios.
• Inscribir automáticamente usuarios creados previamente

Estas funcionalidades se encuentran explicadas en la sección 3.2.6 Gerentes y usuarios del Proceso de Selección.

En esta sección el Administrador podrá consultar los usuarios con roles cargador y analistas asociados al Proceso de Selección.

Los usuarios que aparecen en esta sección son los que han sido creados previamente por el Administrador de la Entidad a la que pertenece el Proceso de selección ó por el Administrador.

Desde esta sección el Administrador podrá consultar el listado de los grupos del proceso de selección, con sus opciones. Como también crear un nuevo Grupo:

Descripción de los Campos:

• Código: Código del grupo.
• Descripción: Descripción del Grupo.
• Empleos: Icono para acceder al detalle del Grupo: . Funcionalidad explicada en la sección 3.2.8.1 Detalle del Grupo.
• Contenidos temáticos: Icono para acceder a los contenidos Contenidos temáticos Funcionalidad explicada en la sección 3.2.8.2 Contenido temático del Grupo.
• Editar: Icono para Editar la información del grupo. Funcionalidad explicada en la sección 3.2.8.3 Editar Grupo.

Para realizar las tareas de Administración de la información correspondiente a los empleos del Proceso de Selección de la Entidad, ingrese haciendo click en el icono “Empleos” del listado de los Procesos de Selección:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior: Número OPEC, Código, Denominación, Grado y Propósito del empleo, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Número OPEC: Número OPEC del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Código: Código del empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Denominación: Denominación del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Grado: Grado del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Propósito del Empleo: Propósito del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Total de Vacantes: Corresponde al total de vacantes del Empleo, este valor contiene la cantidad registrada en la vacante que se habilitará para ascensos.
• Cantidad de Vacantes para concurso de Ascensos: Indica la cantidad registrada para ascensos en las vacantes del Empleo.
• Reporte OPEC: Permite visualizar el certificado del empleo al seleccionar el icono de “Ver Reporte” . Si el ícono aparece en color rojo indica que se han realizado cambios sobre el empleo, después de haber generado el certificado del empleo y éste no se ha actualizado. Si este campo está vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado del empleo.
• Ver Empleo: Permite consultar el detalle de empleo (información general del empleo, funciones, requisitos mínimos, alternativas, equivalencias, vacantes, características de las vacantes), seleccionando el icono “Ver detalle” .
• Eliminar: Esta opción no se encuentra habilitada para este rol. Se observará el icono “No permitido” .

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de empleos usando filtros
• Consultar el listado de los empleos ya creados para este proceso de selección, con sus opciones.

El Administrador puede filtrar la búsqueda de los empleos ya registrados para el proceso de selección de la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Número OPEC
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Propósito, ingresando parte del texto: “Asesorar”:

Para consultar el último reporte generado para el empleo, haga click en el icono “Ver Reporte” del campo “Reporte OPEC” en el listado de empleos.

Si el ícono aparece en color rojo indica que se han realizado cambios sobre el empleo, después de haber generado el último certificado del empleo y éste no se ha actualizado.

Si este campo está vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado del empleo por parte del usuario cargador de la entidad.

El sistema le mostrará el reporte Opec a través de una ventana emergente:

Desde aqui podrá descargarlo y/o imprimirlo.

Para ver más información del empleo, seleccione el icono “Ver detalle” de la columna “Ver Empleo” del listado de empleos:

El sistema le mostrará en la siguiente pantalla el detalle del empleo:

Esta pantalla se encuentra dividida en varias secciones, las cuales explicaremos a continuación:

• Información del empleo
• Funciones
• Requisitos mínimos
• Vacantes
• Resultados consolidados

Inicialmente se observa la sección que contiene información básica del empleo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados.

Descripción de los campos:

• Número OPEC: Número de la OPEC del empleo.
• Nivel: Nivel del empleo.
• Denominación: Denominación asociada al nivel del empleo.
• El empleo no tiene código: Casilla de check para indicar si el empleo tiene código ó no. Si la casilla está seleccionada indica que el empleo no tiene codificación.
• Código: Código correspondiente al nivel y denominación del empleo, en caso que éste se encuentre codficado.
• Grado: Grado del Empleo.
• Asignación salarial: Asignación salarial del Empleo.
• Propósito: Propósito del Empleo.
• Manual de Funciones y Competencias Laborales (Ficha del empleo): Icono para acceder al archivo en PDF del manual específico de funciones que se haya asociado al empleo y que se encuentra vigente en la entidad. Sino se cargó el Manual, aparecerá el siguiente texto: “El empleo no tiene manual de funciones seleccionado. Para cargar el manual de funciones debe tener la etapa OPEC activa ó excepción del empleo activa”
• Concurso de ascenso: Si se encuentra marcada esta casilla indica que el empleo cumple las condiciones para ofertarse en un concurso en modalidad de ascenso.

La siguiente sección contiene el listado de funciones del empleo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados. Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida

En esta sección se visualizan los requisitos del empleo, así como las alternativas o equivalencias al requisito mínimo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados.

Descripción de los campos:

• Estudio: Texto descriptivo del requisito mínimo a nivel de estudio para el empleo.
• Experiencia: Texto descriptivo de la experiencia mínima requerida para el Empleo.
• Tiempo: Cantidad de la experiencia mínima requerida para el empleo, dada en meses.
• Alternativas: Permite consultar las alternativas en estudio, experiencia y tiempo de Experiencia válida para el empleo.
• Equivalencias: Permite consultar las equivalencias en estudio, experiencia y tiempo de Experiencia válida para el empleo.
• Editar: La funcionalidad de editar no está habilitada para el Administrador del proceso de selección en ninguna circunstancia.
• Eliminar: La funcionalidad de eliminar no está habilitada para el Administrador del proceso de selección en ninguna circunstancia.

Al seleccionar el icono “Alternativas” , desde la sección de Requisitos, el sistema lo llevara a la siguiente pantalla, donde puede consultar las alternativas al requisito mínimo del empleo, respecto a estudio, experiencia y tiempo de experiencia del empleo:

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida , para este rol.

Al seleccionar el icono “Equivalencias” , desde la sección Requisitos el sistema lo llevara a la siguiente pantalla, donde puede consultar las equivalencias en estudio, experiencia y tiempo de experiencia para poder suplir el empleo:

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida .

Esta sección contiene el listado de las vacantes del empleo por Departamento, municipio, dependencia y estado.

Si el proceso de selección tiene la etapa OPEC activa, esta sección mostrará las vacantes que podrán ser ofertadas en dicho proceso, esta información es susceptible de cambios, mientras no se surta la etapa de inscripciones. Una vez se inicien inscripciones o el proceso de selección se encuentre en etapa posterior a inscripción, esta sección mostrará en forma definitiva las vacantes que han sido ofertadas.

Descripción de los campos:

• Id: Identificador interno generado por el sistema para la vacante.
• Depto: Departamento de Colombia donde se encuentra la vacante.
• Municipio: Municipio del departamento donde se encuentra la vacante.
• Dependencia: Dependencia de la Entidad a la que pertenece la vacante.
• Total de vacantes: Cantidad total de vacantes, este valor incluye la cantidad de ascensos.
• Cant. vacantes concurso ascensos: Cantidad de ascensos registrados para la vacante.
• Fecha en que se generó la vacante: Fecha en que se generó la vacante.
• Estado: Estado de la vacante. Los estados pueden ser: Provisto en Encargo, En Provisionalidad, No Provisto.
• Características de la vacante: Enlace para ver el listado de los funcionarios públicos que ocupan la vacante. Este enlace sólo se habilita para las vacantes con estados: “Provistos en encargo” y “En Provisionalidad”. Para las vacantes con estado “No provisto” este campo aparece con el botón de “Candado” , indicando que esta operación se encuentra restringida.

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida

A. Si el estado de la vacante es “Provisto en Encargo”:

Para consultar la información de la vacante y el listado de funcionarios públicos registrados, ingrese a través del enlace “Características de la Vacante” .

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Podrá visualizar y consultar el detalle de cada uno de los funcionarios registrados haciendo click en el icono “Ver detalle” .

B. Si el estado la vacante es provisto con nombramiento “En provisionalidad”.

Para consultar la información de la vacante y el listado de funcionarios públicos registrados, ingrese a través del enlace “Características de la Vacante” .

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Podrá visualizar y consultar el detalle de cada uno de los funcionarios registrados haciendo click en el icono “Ver detalle” .

Nota: Si el funcionario público que ocupa la vacante tiene condición de Pre-pensionado; la pantalla que se observa es similar a la siguiente:

Note que aparecen los campos: Requisito pendiente, Fecha Liberación y Régimen Pensional.

Nota: Si el funcionario público que ocupa la vacante NO tiene condición de Pre-pensionado la pantalla que se observa es similar a la siguiente:

Esta ventana emergente puede ser cerrada haciendo click en la X que se encuentra en la esquina superior derecha.

Esta sección y funcionalidad se habilita siempre y cuando el proceso de selección se encuentre en etapa Inscripciones ó posterior a ésta; y que al menos haya un ciudadano inscrito en el proceso de selección.

Desde esta pantalla podrá:

• Filtrar la búsqueda de resultados
• Ver la carpeta con el detalle de la inscripción
• Consultar los resultados de las pruebas del aspirante
• Crear reclamaciones a la inscripción
• Crear lista para enviar al BNLE
• Consultar el histórico de Listas SIMO - BNLE

En esta sección puede filtrar la búsqueda de los resultados, por los siguientes campos:

• Id. Inscripción
• Nº de identificación

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” . Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Id. Inscripción, ingresando 60828627, observe el resultado:

Para consultar el detalle de la inscripción, haga click en el ícono de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos:

Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes:

Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Podrá consultar los datos de la hoja de vida del aspirante, con los los documentos aportados cuando se inscribió al empleo. Inicialmente aparecen los datos básicos del aspirante elegible, seguido de cada una de las secciones que hacen parte de la hoja de vida, como son: Formación, Experiencia, Producción intelectual y Otros documentos; en cada sección verá los folios aportados y podrá visualizar los documentos en PDF seleccionando el icono “Ver” que aparece frente a cada folio.

Para consultar el detalle de los resultados obtenidos en las pruebas para una inscripción, haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos:

Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes:

Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Enseguida se encuentra la sección Resultados donde aparece la lista con las pruebas que se le han aplicado al aspirante para ese empleo y el puntaje obtenido:

Para conocer el detalle del puesto obtenido, desde la pantalla anterior haga click en el enlace , el sistema le mostrara la siguiente información:

En la pantalla anterior aparece: Id., Fecha de la publicación, Puesto ocupado y un nuevo enlace de que le permitirá conocer el detalle, en la siguiente ventana:

Si la prueba que se está consultando es de Verificación de Requisitos Mínimos, la pantalla que se muestra es similar a la siguiente:

Haga click en el botón que aparece al final de la pantalla anterior, para consultar los resultados detallados de la prueba:

En la pantalla anterior encontrará información de la Prueba, el Resultado, Observaciones, y los folios aportados por el aspirante en cada una de las secciones que conforman su hoja de vida, los cuales podrán ser consultados a través del visor de documentos, al hacer click en el ícono ver detalle frente al folio que desea revisar.

Si la prueba que se está consultando es de Valoración de antecedentes, la pantalla que se muestra es similar a la siguiente:

Haga click en el botón que aparece al final de la pantalla anterior, para consultar los resultados detallados de la prueba:

En la pantalla anterior encontrará información de la Prueba, el Resultado, Observaciones. Seguido del Listado secciones de las pruebas, donde por cada sección evaluada aparece el puntaje y el peso, para finalmente obtener el resultado de la prueba, su ponderación y el resultado ponderado.

Mas abajo aparecen los folios aportados por el aspirante en cada una de las secciones que conforman su hoja de vida, los cuales podrán ser consultados a través del visor de documentos, al hacer click en el ícono ver detalle frente al folio que desea revisar.

Desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla se encuentra la sección Reclamaciones donde aparece la lista con las reclamaciones realizadas a las pruebas:

Haga click en el ícono de la pantalla anterior, para consultar el detalle de la reclamación:

Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes:

Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

La siguiente sección que se observa es la referente a la solicitud, si la solicitud se encuentra finalizada la pantalla que se observa es similar a la siguiente:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud : Número de la reclamación/solicitud.
• Asunto : Texto que indica el asunto principal del que trata la reclamación/solicitud.
• Resumen: Texto que indica en forma resumida el asunto del que trata la reclamación/solicitud.
• Clase de solicitud: Clase de solicitud tal como fue creada.

Si la solicitud no se encuentra en estado finalizada la pantalla que se observa es similar a la siguiente, observe que se encuentra habilitado el botón “Replicar Solicitud”:

Al hacer click en el botón “Replicar Solicitud” el sistema lo llevará a una nueva pantalla donde podrá seleccionar a que reclamaciones/solicitudes les replicará la que está consultando:

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar su solicitud.

Para consultar el detalle del documento adjuntado, haga click en el icono “Consultar documento” , el sistema lo mostrará a través del visor de documentos en una ventana emergente:

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el listado de respuestas SIMO a las reclamaciones/solicitudes, en caso que hayan sido creadas:

Para ver el detalle de la respuesta, debe hacer click en el icono “Consultar documento” , el sistema le mostrará el detalle de la respuesta y sus anexos, a través de la siguiente ventana emergente:

Desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla se encuentra la sección Sumatoria de puntajes obtenidos en el concurso donde aparece la lista con las reclamaciones realizadas a las pruebas:

En esta sección puede consultar por cada prueba, el valor aprobatorio, el resultado parcial y el peso de cada una de ellas, para finalmente obtener el resultado total y saber si el aspirante continua en concurso ó no continua.

Para crear una reclamación de tipo inscripción, haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá diligenciar la información correspondiente:

Descripción de los campos:

• Digite el asunto de su reclamación: Ingrese una descripción que identifique el asunto de la reclamación. Este campo debe contener mínimo 3 caracteres, máximo 250 caracteres.
• Digite el texto resumen de su reclamación: Ingrese una descripción explicando la reclamación. Este campo debe contener mínimo 3 caracteres, máximo 1000 caracteres.
• Clase reclamación: Haga click en el botón “flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable la clase de reclamación. El tipo de reclamación es determinado por el origen de la misma, escoja la que corresponda. Los valores válidos en este caso son Solicitud y Exclusión
• Anexos: Bajo esta pequeña sección de esta ventana se listarán los documentos que sirven de soporte a la reclamación. Para adjuntar un documento, haga click en el botón “Seleccione un archivo” , esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente.

• Puede anexar tantos documentos como crea son necesarios, los cuales automáticamente aparecerán como cargados en la sección ANEXOS de esta misma ventana. Observe que podrá visualizarlos haciendo click en el icono “Consultar documento” o eliminarlos haciendo click en el icono “Eliminar documento” . Recuerde que el tamaño máximo permitido es 2MB y debe estar en formato PDF.

Cuando haya completado el formulario debe hacer click en el botón “Registrar” para guardar la información diligenciada.

Para crear la lista que será enviada el Bancon Nacional de Lista de Elegibles, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema solicitará confirmación de esta acción a través de la siguiente ventana emergente:

Haga click en el botón “Aceptar” , para confirmar, de lo contrario haga click en el botón “Cerrar” .

Recuerde que sólo se podrá enviar esta lista si existe la etapa Verificación de Lista de Elegibles (VLE), de lo contrario, el sistema le enviará el siguiente mensaje de error:

Esta sección y funcionalidad se habilita cuando la Gerencia de la CNSC crea la etapa de “Verificación de listas de Elegibles” y habilita en un rango de tiempo a la Comisión de Personal de la Entidad, la verificación de la hoja de vida de los aspirantes de la Lista de Elegibles, así como habilita al Presidente de la Comisión de Personal, la creación de Solicitudes de Exclusión, si éste considera que los aspirantes elegidos no cumplen con los requisitos del empleo, o incurren en algún otro causal de exclusión.

A continuación se describen los campos:

• Id resultado consolidado: Consecutivo del sistema asignado a la lista de elegibles del empleo generada por la CNSC.
• Fecha de registro: Fecha en la que se realizó la generación de la lista de elegible del empleo.
• Fecha de publicación: Fecha diligenciada por la CNSC para establecer la fecha de la publicación de la lista de elegible del empleo a la entidad, que permitirá a los usuarios de la Comisión de Personal visualizar las hojas de vida de los elegibles.
• Fecha de inicio de solicitud de exclusiones: Fecha diligenciada por la CNSC que establece el inicio para crear o editar las solicitudes de exclusión por parte del Presidente de la Comisión de Personal de la Entidad a la lista de elegibles publicada.
• Fecha de cierre de solicitud de exclusiones: Fecha diligenciada por la CNSC para establecer la finalización de las solicitudes de exclusión de lista de elegibles, que puede realizar el Presidente de la Comisión de Personal.
• Ver carpeta: Al seleccionar el icono “Ver Carpeta” se listarán y se podrán consultar los aspirantes que hacen parte de la lista de elegibles del empleo. Únicamente se habilita la carpeta de la última lista de elegibles publicada por la CNSC.
• Publicación y solicitud de Exclusiones de Entidades: Permite al Gerente de la CNSC publicar la lista de elegibles y establecer las fechas de solicitudes de exclusión a las entidades, esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad
• Editar: Permite al Gerente de la CNSC editar la fecha de inicio o cierre de solicitudes de exclusión si no han empezado, esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad

Para listar los aspirantes que componen la lista de elegibles, debe seleccionar el icono “Ver Carpeta” que aparece bajo la columna “Ver Carpeta” de la sección de “Histórico de lista SIMO - BNLE”:

El sistema abrirá una nueva pantalla donde podrá ver el listado de las inscripciones que están en la lista de elegibles del empleo consultado:

El campo “No. OPEC” indica el empleo de la lista de elegibles consultada, es un dato que trae el sistema en forma automática.

El Administrador puede filtrar un elegible en particular diligenciando el campo Id. Inscripción o No. Identificación, luego debe hacer click en el botón “Buscar” .

En caso de no diligenciar ningún dato en los campos habilitados para la búsqueda, se listarán todos los elegibles del empleo. Para reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

Descripción de los campos:

• Id. Inscripción: Número de inscripción.
• Sigue en concurso: Estado de la inscripción del elegible
• Resultado total: Puntaje obtenido por el elegible.
• Ver carpeta: Permite consultar el detalle de la hoja de vida del elegible, seleccionando el icono “Ver carpeta”
• Pruebas: Enlace que permite ver el detalle de las pruebas del elegible. Funcionalidad explicada en la Sección 3.4.3.5.3 Pruebas de Resultados consolidados.
• Solicitud exclusión lista elegibles: Enlace para crear o editar una solicitud de exclusión a un elegible.

A continuación se detallan los accesos permitidos.

En el listado de aspirantes, podrá consultar los documentos aportados por el aspirante cuando se inscribió al empleo, seleccionando el icono “Ver carpeta” frente a la inscripción del elegible.

Para este rol aplica???? : Es importante tener presente que en esta pantalla verá sólo la hoja de vida del elegible seleccionado y el sistema no mostrará la evaluación de los requisitos mínimos efectuada por el operador del proceso de selección

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla, sólo para consulta con la información del aspirante:

Inicialmente puede consultar datos particulares del empleo, como por ejemplo: Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, Manual de funciones, entre otros datos:

Observe que en el extremo inferior derecho de este recuadro, aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como: Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes:

Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Podrá consultar los datos de la hoja de vida del aspirante, con los los documentos aportados cuando se inscribió al empleo. Inicialmente aparecen los datos básicos del aspirante elegible, seguido de cada una de las secciones que hacen parte de la hoja de vida, como son: Formación, Experiencia, Producción intelectual y Otros documentos; en cada sección verá los folios aportados y podrá visualizar los documentos en PDF seleccionando el icono “Ver” que aparece frente a cada folio.

Para crear o editar una solicitud de exclusión de lista de elegibles, debe acceder al enlace: “Solicitud de exclusión lista elegibles” en la pantalla donde se listan los aspirantes que conforman la lista de elegibles”:

condiciones para el administrador ???? Este enlace se habilita sólo durante los días dispuestos por la Gerencia de la CNSC para crear las solicitudes de exclusión por parte de la Entidad a las inscripciones de la lista de elegibles que el jefe de la Comisión de Personal lo considere; si en el campo correspondiente a “Solicitud de exclusión lista elegibles” se observa el icono de “Candado” , el sistema le indica que no tiene acceso a esta funcionalidad debido a que finalizó el rango de tiempo establecido por la CNSC para crear estas solicitudes.

El sistema abrirá la ventana “Solicitudes” para que registre o edite una solicitud de exclusión al aspirante elegible seleccionado:

• Asunto: Título de la solicitud de exclusión, el tamaño debe ser de mínimo 3 y máximo 250 caracteres; se permite letras, números y guiones.
• Resumen: Descripción de la solicitud de exclusión, el tamaño debe ser de mínimo 3 y máximo 1000 caracteres; se permite letras, números y guiones.
• Clase solicitud: Tipo de solicitud que se está tramitando, en este caso corresponde a exclusión.
• Anexos: Listado de los archivos en PDF que han sido seleccionados como soporte a la solicitud de exclusión de lista de elegibles. Una vez cargado un archivo PDF podrá visualizarlo o eliminarlo .
• Documento: Haga click en el botón , el sistema abrirá el explorador de archivos para que pueda buscar el archivo en formato PDF que anexará a la solicitud de exclusión de lista de elegibles; el sistema le permite cargar tantos archivos como desee, pero tenga en cuenta que el tamaño máximo de cada archivo es de 2MB. Una vez haya cargado un archivo lo verá en el listado de los anexos.

Una vez diligencie la información correspondiente en los campos anteriores, haga click en el botón “Registrar” para que todos sus cambios tanto en los anexos como en los textos queden grabados; tenga en cuenta que si cierra la ventana “Solicitudes” haciendo click la X que aparece en la esquina superior derecha, la solicitud de exclusión no quedará guardada.

A través de esta opción, el administrador del proceso de selección, podrá consultar los empleos cargados bajo el nuevo modelo de Registro de Vacantes Definitivas, creados previamente por el ó los cargadores de las entidades:

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de empleos usando filtros
• Consultar el listado de empleos ya creados, con sus opciones.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Identificador del empleo: Número identificador único del Empleo. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Código: Código del empleo, es el código que corresponde a denominación del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Denominación: Corresponde a la denominación del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Grado: Corresponde al grado del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Propósito del empleo: Propósito del empleo. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Total de Vacantes: Corresponde al total de vacantes del empleo. Este valor incluye el número de vacantes que se marcaron para ascensos.
• Cantidad de vacantes para Ascensos: Indica el total de las vacantes que se marcaron para ascensos.
• Reporte OPEC: Al seleccionar el icono “Ver Reporte” , permite visualizar el certificado del empleo, si este campo aparece vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado. .
• Ver Empleo: Al seleccionar el icono “Ver detalle” , permite consultar el detalle de empleo; (Información del empleo, Funciones, Requisitos, Alternativas a los Requisitos, Equivalencias, Vacantes definitivas del empleo).
• Eliminar: Esta funcionalidad no se encuentra habilitada para el usuario con rol administrador Proceso de Selección. Aparece con el ícono en forma de candado .

El administrador del proceso de selección puede filtrar la búsqueda de los empleos ya registrados para la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Identificador del empleo
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo
• Nombre de la Entidad: Ingrese parte del nombre de la entidad, también puede ingresar el nombre completo.
• Nit de la Entidad: Ingrese el NIT completo de la entidad.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” . Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Propósito, ingresando parte del texto: Adelantar, observe el resultado:

El administrador del proceso de selección podrá consultar el reporte de certificación al empleo, siempre y cuando el cargador lo haya generado.

En el listado de registro de vacantes definitivas, se observará en la columna “Reporte OPEC” el icono “Ver detalle Reporte” , al hacer click en éste se podrá consultar el último reporte generado para el empleo.

Si no aparece el ícono “Ver detalle Reporte”, bajo la columna mencionada, es porque aún no se ha generado el reporte Opec para el empleo.

El reporte se visualizará a través de una ventana emergente así:

Esta ventana la puede cerrar haciendo click en la X que aparece en el extremos superior derecho.

Para consultar el detalle del empleo, desde el listado de registro de vacantes definitivas, haga click en el ícono “Ver detalle” de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Esta pantalla se encuentra dividida en las siguientes secciones, las cuales explicaremos a continuación:

• Información del Empleo
• Funciones
• Requisitos
• Alternativas a los Requisitos
• Equivalencias
• Vacantes definitivas del empleo

En la sección Información del empleo podrá consultar los datos básicos del empleo, como son: Nivel, Denominación, Grado, Asignación salarial, etc.

Observe que los datos mostrados son sólo de consulta por lo que no podrán se modificados.

Descripción de los campos:

• Nivel: Nivel del empleo.
• Denominación: Denominación asociada al “Nivel” del empleo.
• Código/Nivel del cargo: Código correspondiente a la combinación de los campos “Nivel” y “Denominación”, seleccionados previamente y que pertenecen al tipo de entidad pública para la cual se registró el empleo.
• Grado: Grado del empleo.
• Vigencia Escala Salarial: Año de la vigencia salarial.
• Asignación salarial: Asignación salarial, según lo establecido en el decreto aplicable en la vigencia, correspondiente a la entidad.
  • La tabla maestra de salarios, se actualizará anualmente conforme a lo establecido en el decreto mediante el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por servidores públicos, los valores que se muestran son los contenidos en dichas tablas.
• Propósito: Propósito del empleo.
• Manual de funciones: Haga click en el botón “Ver archivo” , el sistema le mostrará en una ventana emergente el “Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales - MEFCL” asociado al empleo
• Concurso de ascenso: Casilla que al estar marcada, indica que el empleo registrado cumple las condiciones para ofertarse en un concurso en modalidad de ascenso.

Desplazándose hacia abajo sobre la pantalla aparece la sección Funciones, desde donde se observará el “Listado de funciones del empleo”, siempre y cuando el cargador de la entidad las haya creado, de lo contrario el listado aparecerá en blanco:

La siguiente sección que aparece es Requisitos, desde donde se pueden consultar los requisitos de: Estudio, Experiencia u Otros; siempre y cuando el cargador de la entidad los haya creado, de lo contrario el listado aparecerá en blanco:

• Bajo la columna Estudio aparece el resumen de los requisitos mínimos de estudio exigidos para la vacante del empleo.
• Bajo la columna Experiencia aparece el resumen de los requisitos mínimos de experiencia exigidos para la vacante del empleo.
• Bajo la columna Otros aparece los otros requisitos para la vacante, como por ejemplo, Certificado de otros idiomas.

Esta sección es visualizada después de la de Requisitos. En ella aparecerán las alternativas a los requisitos del empleo, por: Estudio, Experiencia u Otros; siempre y cuando el cargador de la entidad los haya creado, de lo contrario el listado aparecerá en blanco:

Esta sección es visualizada después de la de Alternativas a los Requisitos. En ella aparecerán las equivalencias a los requisitos del empleo: Equivalencia de Estudio ó Equivalencia de experiencia; siempre y cuando el cargador de la entidad los haya creado, de lo contrario el listado aparecerá en blanco:

En esta sección aparece el listado con todas las vacantes definitivas del empleo, siempre y cuando hayan sido creadas:

Descripción de los campos:

• Identificador de la vacante: Identificador interno de la vacante.
• Departamento : Departamento donde se encuentra la vacante.
• Municipio : Municipio, del departamento de Colombia donde se encuentra la vacante.
• Dependencia *: Dependencia de la vacante.
• Vacante para Ascenso: Si la vacante fue marcada para ascenso, bajo esta columna aparece el valor “Si”, de lo contario dirá “No”.
• Detalle de la Provisión transitoria: Enlace para consultar el detalle de la provisión transitoria de la vacante.

El administrador del proceso de selección, podrá consultar la Información con el Detalle de la Provisión Transitoria, haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

Inicialmente se pueden consultar los datos de la vacante, como son:

• Identificador del empleo
• Código
• Denominación
• ID de la vacante
• Fecha Generación de la Vacante
• Dependencia
• Estado
• Departamento
• Municipio

Seguidamente aparece el historial con el Detalle de la Provisión Transitoria, en esta sección se pueden consultar los servidores públicos nombrados para la vacante, en el listado podemos ver los siguientes datos:

• Fecha Inicio
• Fecha Fin ó de liberación
• No. de identificación del servidor público
• Nombre del servidor público
• Tipo de nombramiento

Si desea consultar el detalle del servidor público, haga click en el ícono “Ver detalle” , la información que mostrará el sistema depende del tipo de nombramiento, así:

Nombramiento en Provisionalidad

En la siguiente pantalla observa los datos del servidor público nombrado en provisionalidad, en el recuadro de abajo aparece información de la vacante:

Nombramiento En Provisionalidad (Pre-pensionado)

En la siguiente pantalla observa los datos del servidor público nombrado en provisionalidad, con calidad de prepensionado, en el recuadro de abajo aparece información de la vacante, con los datos de: Tipo de pensión, Fecha de liberación y Método de jubilación:

Nombramiento Provisión mediante Encargo

En la siguiente pantalla observa los datos del servidor público nombrado mediante encargo, en el recuadro de abajo aparece información de la vacante indicando fecha inicio y fecha fin del encargo:

El administrador del proceso de selección, podrá gestionar la información de las entidades, haciendo click en la opción “Entidades”, desde el menú lateral izquierdo:

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de entidades usando filtros
• Crear una nueva entidad pública.
• Consultar el listado de entidades ya creados, con sus opciones.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Id: Identificador de la entidad pública en el sistema SIMO.
• Nombre: Nombre de la entidad pública.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN de la entidad.
• Contacto: Nombre del contacto de la Entidad para la CNSC.
• Ver detalle: Para consultar, modificar y/o gestionar la información de la entidad deberá hacer click en el icono “Ver detalle” . Esta funcionalidad se explica más adelante.

El administrador puede filtrar la búsqueda de las entidades públicas ya registrados, por los siguientes campos:

• Nombre de Entidad: Ingrese parte del nombre de la entidad, también puede ingresar el nombre completo.
• Nit de la Entidad: Ingrese el NIT completo de la entidad.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” . Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Nombre de Entidad, ingresando parte del texto: Baranoa, observe el resultado:

Para crear una nueva entidad, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde deberá diligenciar la información correspondiente a la nueva entidad:

Descripción de los campos:

Recuerde que los campos marcados con asterisco *, son de diligenciamiento obligatorio..

• Nombre: Nombre de la entidad. Este campo puede contener letras, números, guion. Su longitud debe ser mínimo 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN de la Entidad. Sólo debe contener 9 dígitos, sin puntos ni comas.
• Dígito de verificación: Dígito de verificación del NIT.
• Sistema de Carrera: Sistema de carrera. Valores válidos: Sistema General, Sistema Especifico, Sistema Especial.
• Orden/Otra clasificación: Orden y/o clasificación de la entidad. Valores válidos:
  • Nacional
  • Territorial
  • Falta definir
  • DIAN
  • ADRES
  • DOCENTES
  • Aeronáutica Civil
  • Cámara de Representantes
  • DAPRE
  • Agencias Nacionales
  • ICETEX
  • ICFES
  • INPEC
  • Sector Defensa
  • Senado de la República
  • Superintendencias
  • UGPP
  • Territorial categorías Especial, primera, segunda y tercera
  • Territorial categorías cuarta, quinta y sexta
  • Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
• Teléfono: Teléfono de contacto de la Entidad. Su longitud debe ser mínimo 7 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Dirección: Dirección física de la Entidad. Su longitud debe ser mínimo 8 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Departamento: Departamento dentro de Colombia al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Municipio: Municipio del Departamento diligenciado en el campo anterior, al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Nombre del representante legal: Nombre del Representante Legal de la Entidad. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del representante legal: Correo electrónico del Representante Legal de la Entidad. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.
• Nombre del Jefe de la Unidad de Personal: Nombre del jefe de Talento Humano de la Entidad. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del Jefe de la Unidad de Personal: Correo electrónico del jefe de Talento Humano de la Entidad. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.

Una vez ingrese los datos requeridos, haga click en el botón “Guardar” para grabar el nuevo registro.

El sistema envía el siguiente mensaje, indicando que el registro se guardó correctamente

Y habilita la siguiente sección: Usuarios de la entidad

Para crear un nuevo usuario de la entidad, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde deberá diligenciar la información correspondiente al nuevo usuario:

Descripción de los campos:

• Usuario:Nombre del usuario con el que hará el ingreso al sistema SIMO. Este campo puede contener letras, números, puntos, guion bajo. Su longitud debe ser mínimo 6 caracteres y máximo 30 caracteres. No puede contener espacios en blanco.
• Nombre completo: Nombres y apellidos del usuario.
• Tipo de documento: haga click en el botón flecha baja para desplegar las opciones válidas, deslice el mouse y haga click en la que corresponda.
• Número de documento: Ingrese el número de identificación del usuario. Sólo se pueden ingresar números y su longitud debe ser mínimo 6 caracteres y máximo 10 caracteres.
• Correo: Ingrese un correo válido, ya que a este buzón le llegará un correo con un enlace para que pueda establecer la contraseña de acceso a SIMO.
• Teléfono: Ingrese el número telefónico de contacto del usuario.
• Rol: Seleccione el rol que va a ocupar el usuario dentro de la entidad. Podrá seleccionar el rol de la lista que aparece en la caja frente a este campo haciendo click sobre el que corresponda. Valores válidos:
  • Representante Legal
  • Administrador entidad
  • Cargador
  • Analista de Lista de Elegibles.

NOTA: El sistema permite asociar al tiempo varios roles; para ésto, deberá mantener presionada la tecla “Control-CTRL” al tiempo que hace click en el rol adicional que desea asociar.

A continuación se detallan los permisos en general que tendría cada rol:

• Rol Representante Legal: Podrán sólo consultar: Los empleos, Procesos de selección y La información de la entidad: datos generales, usuarios y dependencias.
• Rol Administrador de la entidad: Deberá asignarse al Jefe de la Unidad de Personal y al Presidente de la Comisión de Personal, este rol permite eliminar empleos - bajo ciertas condiciones-. Consultar: detalle empleos, tanto los que se encuentren asociados a procesos de selección, como los registrados por el cargador a través del Modelo de Registro de Vacantes Definitivas; editar los datos de la entidad; crear y editar usuarios de entidades; crear, editar y eliminar dependencias de la entidad; y por último acceder a las funcionalidades del Presidente de la Comisión de Personal: consultar hoja de vida de lista de elegibles; crear o editar solicitudes de exclusión de lista de elegibles en los tiempos establecidos por la CNSC y consultar las respuestas a las reclamaciones por inscripción y las respuestas a las notificaciones por exclusión de lista de elegibles.
• Rol Cargador: Podrán crear los empleos usando: Modelo del Registro OPEC, a partir de un Proceso de Selección ó el Modelo de Registro de Vacantes Definitivas, para el Reporte Permanente de los empleos. Registrar y gestionar en ambos casos: Datos generales, generar certificado del empleo, Funciones, Requisitos mínimos, Alternativas de Requisitos, Equivalencias de requisitos mínimos, Vacantes y características de la vacante.
• Rol Analista de Lista de Elegibles: Deberán asignarse a los funcionarios de la Comisión de Personal de la Entidad, (diferentes al gerente de la comisión de personal, pues este maneja otro rol) para que una vez generadas las Listas de elegibles puedan consultar en un rango de tiempo asignado por la CNSC las hojas de vida de los Elegibles.

Una vez diligencie los datos, recuerde hacer click en el botón para grabar el nuevo registro:

El sistema retorna a la pantalla anterior, envía el mensaje indicando que el registro se grabó correctamente y hablita el icono “Editar” frente al usuario recién creado:

Observe que los roles se encuentran separados por coma.

Para consultar y/o modificar datos de un usuario, deberá hacer click en el icono “Editar ” , frente al usuario que desea revisar y/o actualizar, como se observa en la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente con la información del Usuario, donde sólo podrá modificar los siguientes campos: Nombre Completo, Tipo de Documento, Correo, Teléfono, Rol y casilla de check “Habilitado”, la cual indica el estado del usuario (activo o inactivo).

Para inactivar un usuario la casilla “Habilitado” debe quedar sin marcar y para activarlo debe seleccionarse.

No olvide que para grabar los cambios debe hacer click en el botón “Aceptar” .

El sistema retorna a la pantalla anterior y envía el mensaje indicando que el registro se grabó correctamente.

Para consultar y/o modificar los datos de una entidad, haga click en el icono de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde podrá consultar y modificar los datos de la entidad:

En esta pantalla puede consultar y/o modificar los datos de la entidad:

Descripción de los campos:

• Nombre: Nombre de la entidad.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN de la Entidad.
• Dígito de verificación: Dígito de verificación del NIT.
• Sistema de Carrera: Sistema de carrera. Valores válidos: Sistema General, Sistema Especifico, Sistema Especial.
• Orden/Otra clasificación: Orden y/o clasificación de la entidad. Valores válidos:
  • Nacional
  • Territorial
  • Falta definir
  • DIAN
  • ADRES
  • DOCENTES
  • Aeronáutica Civil
  • Cámara de Representantes
  • DAPRE
  • Agencias Nacionales
  • ICETEX
  • ICFES
  • INPEC
  • Sector Defensa
  • Senado de la República
  • Superintendencias
  • UGPP
  • Territorial categorías Especial, primera, segunda y tercera
  • Territorial categorías cuarta, quinta y sexta
  • Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
• Teléfono: Teléfono de contacto de la Entidad.
• Dirección: Dirección física de la Entidad.
• Departamento: Departamento dentro de Colombia al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Municipio: Municipio del Departamento diligenciado en el campo anterior, al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Nombre del representante legal: Nombre del Representante Legal de la Entidad.
• Correo del representante legal: Correo electrónico del Representante Legal de la Entidad.
• Nombre del Jefe de la Unidad de Personal: Nombre del jefe de Talento Humano de la Entidad.
• Correo del Jefe de la Unidad de Personal: Correo electrónico del jefe de Talento Humano de la Entidad.

Una vez realice las actualizaciones que requiera, recuerde hacer click en el botón “Guardar” para registrar los cambios.

El sistema envía el siguiente mensaje del sistema, indicando que el registro se guardó correctamente

La siguiente sección que se observa contiene el listado con los datos de los usuarios de la Entidad:

Descripción de los campos:

• Usuario: Nombre del usuario de la entidad con el cual deberá hacer login para el ingreso al sistema.
• Correo: Correo electrónico asociado al usuario de la entidad.
• Nombres: Nombres y apellidos del usuario de la entidad.
• Roles: Roles asociados al usuario de la entidad.
• Estado: Estado actual del usuario de la entidad. Valores válidos: Activo e Inactivo.

Desde esta pantalla podrá realizar:

• Búsqueda de los usuarios ya registrados
• Crear un nuevo usuario - Funcionalidad explicada en la sección 5.2.1 Crear Usuario de la Entidad.
• Modificar un usuario existente - Funcionalidad explicada en la sección 5.2.1.1 Editar Usuario de la Entidad.

El Administrador de la Entidad, puede filtrar la búsqueda de los usuarios ya registrados para la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Nombre
• Usuario
• Estado
• Rol

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Rol, ingresando “Administrador Entidad”:

El administrador del proceso de selección, podrá gestionar la información de las operadores de proceso de selección, haciendo click en la opción “Operadores Procesos de Selección”, desde el menú lateral izquierdo:

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de Operadores usando filtros
• Crear un nuevo Operador de Proceso de Selección.
• Consultar el listado de Operadores ya creados, con sus opciones.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Id: Identificador del Operador del Proceso de Selección en el sistema SIMO.
• Nombre: Nombre del Operador del Proceso de Selección.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN del Operador del Proceso de Selección.
• Contacto: Nombre del contacto del Operador del Proceso de Selección para la CNSC.
• Ver detalle: Para consultar, modificar y/o gestionar la información del Operador del Proceso de Selección deberá hacer click en el icono “Ver detalle” . Esta funcionalidad se explica más adelante.

El administrador del proceso de selección, puede filtrar la búsqueda de los Operadores ya registrados, por los siguientes campos:

• Nombre de la institución: Ingrese parte del nombre del Operador, también puede ingresar el nombre completo.
• Nit del Operador: Ingrese el NIT completo del operador.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” . Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Nombre del Operador, ingresando parte del texto: Andina, observe el resultado:

Para crear un nuevo operador de proceso de selección, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde deberá diligenciar la información correspondiente al nuevo Operador de Proceso de Selección:

Descripción de los campos:

Recuerde que los campos marcados con asterisco *, son de diligenciamiento obligatorio..

• Nombre: Nombre del Operador del Proceso de Selección. Este campo puede contener letras, números, guion. Su longitud debe ser mínimo 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN del Operador del Proceso de Selección. Sólo debe contener 9 dígitos, sin puntos ni comas.
• Dígito de verificación: Dígito de verificación del NIT.
• Teléfono: Teléfono de contacto del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 7 caracteres y máximo 20 caracteres.
• Dirección: Dirección física del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 10 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Departamento: Departamento dentro de Colombia al que pertenece la dirección de del Operador del Proceso de Selección.
• Municipio: Municipio del Departamento diligenciado en el campo anterior, al que pertenece la dirección del Operador del Proceso de Selección.
• Nombre del representante legal: Nombre del Representante Legal del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del representante legal: Correo electrónico del Representante Legal del Operador del Proceso de Selección. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.
• Nombre de contacto: Nombre de la persona de contacto ante la CNSC. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del contacto: Correo electrónico de la persona de contacto del Operador del Proceso de Selección. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.

Una vez ingrese los datos requeridos, haga click en el botón “Guardar” para grabar el nuevo registro.

El sistema envía el siguiente mensaje, indicando que el registro se guardó correctamente

Y habilita la siguiente sección: Usuarios

El administrador del proceso de selección, podrá crear solamente el usuario con rol “Administrador Entidad Educativa”.

Para crear un nuevo usuario con rol “Administrador Entidad Educativa”, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde deberá diligenciar la información correspondiente al nuevo usuario:

Descripción de los campos:

• Usuario:Nombre del usuario con el que hará el ingreso al sistema SIMO. Este campo puede contener letras, números, puntos, guion bajo. Su longitud debe ser mínimo 6 caracteres y máximo 30 caracteres. No puede contener espacios en blanco.
• Nombre completo: Nombres y apellidos del usuario. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 60 caracteres.
• Tipo de documento: haga click en el botón flecha baja para desplegar las opciones válidas, deslice el mouse y haga click en la que corresponda.
• Número identificación: Ingrese el número de identificación del usuario. Sólo se pueden ingresar números, no puede iniciar con cero (0) y su longitud debe ser mínimo 6 caracteres y máximo 10 caracteres.
• Correo: Ingrese un correo válido, ya que a este buzón le llegará un correo con un enlace para que pueda establecer la contraseña de acceso a SIMO.
• Teléfono: Ingrese el número telefónico de contacto del usuario. Su longitud debe ser mínimo 7 caracteres y máximo 20 caracteres.
• Rol: Seleccione el rol que va a ocupar el usuario dentro del Operador. Podrá seleccionar el rol de la lista que aparece en la caja frente a este campo haciendo click sobre el que corresponda. Valores válidos:
  • ADMIN_ENTIDAD_EDUCATIVA
• Habilitado: Casilla para indicar el estado del usuario. Al momento de la creación no permite ser modificada ya que el usuario queda habilitado automáticamente.

Una vez diligencie los datos, recuerde hacer click en el botón Aceptar, para grabar el nuevo registro:

El sistema retorna a la pantalla anterior, envía el mensaje indicando que el registro se grabó correctamente y hablita el icono “Editar” frente al usuario recién creado:

NOTA IMPORTANTE: El usuario creado; posteriormente deberá ingresar por el módulo Universidades y será el encargado de crear los usuarios con los diferentes roles que usa el operador del proceso de selección (entidad educativa), como son: Analista, Supervisor, Auditor, Analista Reclamaciones y Jurídico. Esta funcionalidad se encuentra explicada en el MANUAL DE USUARIO ADMINISTRADOR OPERADORES PROCESOS DE SELECCIÓN

Para consultar y/o modificar datos de un usuario, deberá hacer click en el icono “Editar ” , frente al usuario que desea revisar y/o actualizar, como se observa en la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente con la información del Usuario, donde sólo podrá modificar los siguientes campos: Nombre Completo, Tipo de Documento, Correo, Teléfono y casilla de check “Habilitado”, la cual indica el estado del usuario (activo o inactivo).

Para inactivar un usuario la casilla “Habilitado” debe quedar sin marcar y para activarlo debe seleccionarse.

No olvide que para grabar los cambios debe hacer click en el botón “Aceptar” .

El sistema retorna a la pantalla anterior y envía el mensaje indicando que el registro se grabó correctamente.

A través de esta opción, el administrador del proceso de selección, podrá consultar y/o modificar los datos de un Operador, creado previamente; haga click en el icono , que aparece frente al Operador de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana donde podrá consultar y/o modificar los datos del Operador:

En esta pantalla puede consultar y modificar los datos del Operador:

Descripción de los campos:

Recuerde que los campos marcados con asterisco *, son de diligenciamiento obligatorio..

• Nombre: Nombre del Operador del Proceso de Selección. Este campo puede contener letras, números, guion. Su longitud debe ser mínimo 8 caracteres y máximo 200 caracteres.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN del Operador del Proceso de Selección. Sólo debe contener 9 dígitos, sin puntos ni comas.
• Dígito de verificación: Dígito de verificación del NIT.
• Teléfono: Teléfono de contacto del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 7 caracteres y máximo 20 caracteres.
• Dirección: Dirección física del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 10 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Departamento: Departamento dentro de Colombia al que pertenece la dirección de del Operador del Proceso de Selección.
• Municipio: Municipio del Departamento diligenciado en el campo anterior, al que pertenece la dirección del Operador del Proceso de Selección.
• Nombre del representante legal: Nombre del Representante Legal del Operador del Proceso de Selección. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del representante legal: Correo electrónico del Representante Legal del Operador del Proceso de Selección. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.
• Nombre de contacto: Nombre de la persona de contacto ante la CNSC. Su longitud debe ser mínimo 3 caracteres y máximo 80 caracteres.
• Correo del contacto: Correo electrónico de la persona de contacto del Operador del Proceso de Selección. Ingrese un correo válido en formato ejemplo@correo.com.

Una vez realice las actualizaciones que requiera, haga click en el botón “Guardar” registrar los cambios.

El sistema envía el siguiente mensaje, indicando que el registro se guardó correctamente

La siguiente sección que se observa contiene el listado con los datos de los usuarios del Operador:

Descripción de los campos:

• Usuario: Nombre del usuario del Operador con el cual hará login para el ingreso al sistema.
• Identificación: Número de identificación del usuario.
• Correo: Correo electrónico asociado al usuario del Operador.
• Nombres: Nombres y apellidos del usuario del Operador.
• Roles: Roles asociados al usuario del Operador.
• Estado: Estado actual del usuario del Operador. Valores válidos: Activo e Inactivo.

Desde esta pantalla podrá realizar:

• Búsqueda de los usuarios ya registrados
• Crear un nuevo usuario - Funcionalidad explicada en la sección 6.2.1 Crear Usuario del Operador del Proceso de Selección.
• Modificar un usuario existente - Funcionalidad explicada en la sección 6.2.1.1 Editar Usuario Operador Proceso de Selección.

El Administrador de la Entidad, puede filtrar la búsqueda de los usuarios ya registrados para el Operador del Proceso de Selección, por uno o varios de los siguientes campos:

• Nombre
• Usuario
• Estado
• Rol

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

El administrador del proceso de selección, podrá gestionar las solicitudes de exclusión de Listas de Elegibles / Reclamaciones, haciendo click en la opción correspondiente desde el menú lateral izquierdo:

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda y consulta de Reclamaciones tipo Inscripción
• Generar respuesta a la reclamación y cambiar de estado a la inscripción del aspirante (Continua ó No Continua en concurso)
• Exportar el listado de Reclamaciones a Inscripciones
• Búsqueda y consulta de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles
• Exportar el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles
• Generar respuesta a la Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles y cambiar de estado a la inscripción del aspirante (Continua ó No Continua en concurso)

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección, puede realizar búsquedas a las:

• Reclamaciones a Inscripciones ó
• Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles

Las búsquedas sobre Reclamaciones a Inscripciones serán filtradas sobre los siguientes campos:

• Proceso de Selección
• Número de Inscripción
• Número de Reclamación de tipo inscripción

Las búsquedas sobre Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles será filtrada haciendo uso del:

• Número de Solicitud de tipo exclusión.

Para realizar la búsqueda ingrese en el campo “palabra clave” el criterio de búsqueda y luego haga click en el botón “Buscar” .

El sistema de acuerdo al valor ingresado, buscará usando los filtros descritos anteriormente en el listado de las Reclamaciones ó en el listado de las Solicitudes y mostrará el resultado en pantalla:

En el ejemplo anterior se realizó la búsqueda sobre reclamaciones de tipo inscripción, usando el Nro. de Inscripción: 171866222.

Si desea reiniciar la búsqueda sin el filtro de la palabra clave, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En esta sección se visualizan las reclamaciones de tipo Inscripción, como por ejemplo: Solicitud por parte del aspirante donde manifiesta y solicita a la CNSC que desea lo retiren del concurso, o reclamaciones que tienen que ver con fallos de tutelas, entre otros.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección: Nombre del proceso de selección al que pertenece la reclamación de tipo inscripción.
• Entidad: Entidad a la que está asociada la reclamación de tipo inscripción.
• Nº. OPEC: Nº. OPEC de inscripción que tiene la reclamación de tipo inscripción.
• Inscripción: Número de inscripción para la que fue creada, la reclamación de tipo inscripción.
• Nº reclamación: Número de la reclamación de tipo inscripción.
• Autor: Nombre y rol del usuario, que creo la reclamación de tipo inscripción. Para este tipo de reclamación, el rol es el del Administrador Proceso de Selección.
• Estado: Estado de la reclamación de tipo inscripción. Los valores válidos son: Creada (no tiene respuesta) o Finalizada (tiene respuesta).
• Respuesta: Campo para indicar, si la respuesta a la reclamación de tipo inscripción se encuentra creada (sin publicar) o publicada.
• Ver Carpeta: Permite consultar el detalle de la reclamación de tipo inscripción y sus anexos, seleccionando el icono “Ver carpeta” . Se explicará más adelante en la sección 7.2.1 Ver Carpeta de Reclamaciones a Inscripciones.

Al hacer click en el icono “Ver carpeta” , del listado de Reclamaciones a inscripciones, el sistema lo llevará a una pantalla similar a la siguiente:

Ejemplo de reclamación por solicitud de retiro enviada por el ciudadano:

Nota importante: Dependiendo el estado de la reclamación y de la respuesta, se activarán otras opciones, las cuales explicaremos más adelante.

Al inicio de esta pantalla aparece toda la información relacionada al empleo de la inscripción, para el cual se creó la reclamación, como por ejemplo Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes. Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Desplazándose hacia abajo en esta pantalla, puede consultar el detalle de la Reclamación.

Esta sección se visualizará de la siguiente forma:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud Corresponde al número de la reclamación de tipo inscripción.
• Asunto: Texto que indica el asunto principal del que trata la reclamación..
• Resumen: Cuadro de texto donde aparece en forma ampliada el asunto del que trata la reclamación.
• Clase de solicitud: Clase de reclamación tal como fue creada; ya sea Solicitud ó Exclusión.

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar su reclamación:

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema lo mostrará a través del visor de documentos en una ventana emergente.

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el listado de respuestas SIMO a las reclamaciones, siempre y cuando éstas hayan sido creadas:

Tenga en cuenta lo siguiente:

1. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Estado está en “Creada” y el campo bajo la columna Respuesta está en blanco, indica que la reclamación de tipo inscripción no tiene generada aún una respuesta por parte de la CNSC, por lo tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá cero resultados y activo el botón de Crear para generar la respuesta:

La funcionalidad de crear una repuesta la explicaremos más adelante en la Sección 7.2.1.4.1. Crear Respuesta a Reclamaciones/Solicitudes.

2. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Estado está en “Finalizada” y el campo bajo la columna Respuesta es “Creada”, indica que hay respuesta por parte de la CNSC y la misma puede ser editada en caso de requerir modificaciones sobre la misma; también podrá crear una nueva respuesta, por tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá con el icono de Editar y el botón “Crear”

La funcionalidad de crear una repuesta la explicaremos más adelante en la Sección 7.2.1.4.1. Crear Respuesta a Reclamaciones/Solicitudes y la de Editar una respuesta en la Sección 7.2.1.4.2 Editar Respuesta a Reclamaciones/Solicitudes.

3. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Estado está en “Finalizada” y el campo bajo la columna Respuesta es “Publicada”, indica que existe respuesta por parte de la CNSC y ésta no podrá ser modificada, sólo puede ser consultada.

La funcionalidad de consultar una repuesta ya publicada la explicaremos más adelante en la Sección 7.2.1.4.3. Consultar Respuesta a Reclamaciones/Solicitudes.

Mientras la reclamación no tenga respuesta ó ésta no haya sido publicada, podrá crear una ó más de una nueva respuesta. Para iniciar haga click en el botón “Crear” de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente para diligenciar la respuesta:

Recuerde que los campos marcados con * son de llenado obligatorio.

Descripción de los campos:

• Digite el texto resumen de su respuesta: Ingrese una descripción que identifique la respuesta a la reclamación. La descripción sólo debe contener letras, números o guiones. Este campo puede tener mínimo 3 caracteres y máximo 1000 caracteres.
• Estado: El sistema trae por defecto el mensaje “CONTINÚA EN CONCURSO”, sí desea cambiar el estado haga click en el botón , automáticamente el mensaje cambia a “NO CONTINÚA EN CONCURSO”
• Anexos: Bajo esta pequeña sección, se listarán los documentos que sirven de soporte a la respuesta de la reclamación. Para adjuntar un documento, haga click en el botón “Seleccione un archivo” , esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente.
  • Puede anexar tantos documentos como crea son necesarios, los cuales automáticamente aparecerán como cargados en la sección ANEXOS de esta misma ventana.
  • Podrá visualizarlos haciendo click en el icono “Consultar documento”
  • Podrá eliminarlos haciendo click en el icono “Eliminar documento” .
  • Debe anexar por lo menos un documento, recuerde que el tamaño máximo permitido es 2MB y debe estar en formato PDF.

Cuando haya completado el formulario, haga click en el botón “Registrar” para guardar la información diligenciada:

El sistema retornará a la pantalla anterior, informando que el registro se guardo correctamente, habilitando el ícono editar frente a la respuesta:

NOTA: Recuerde que mientras la respuesta a la reclamación no sea publicada, ésta podrá ser editada y se podrán crear respuestas adicionales, por lo tanto, el botón “Crear” permanecerá habilitado en esta pantalla. Una vez que la respuesta es publicada, el botón “Crear” desaparece en esta pantalla.

Podrá editar la respuesta dada a la reclamación, siempre y cuando ésta no haya sido publicada. Para iniciar haga click en el icono “Editar” que aparece frente a la respuesta que desea modificar:

El sistema le mostrará la información registrada previamente en la respuesta:

Descripción de los campos:

• Digite el texto resumen de su respuesta: Descripción que identifica la respuesta a la reclamación. La descripción sólo debe contener letras, números o guiones. Este campo puede tener mínimo 3 caracteres y máximo 1000 caracteres.
• Estado: El sistema trae el mensaje de estado actual, en este ejemplo es “CONTINÚA EN CONCURSO”.
  • Si desea cambiar el estado haga click en el botón , automáticamente el mensaje cambia a “NO CONTINÚA EN CONCURSO”.
  • Observe que aparece habilitado el botón “Publicar” , haga click en él, si desea publicar la respuesta. El sistema retorna a la pantalla anterior, cambia el estado de esa respuesta a Publicada e inhabilita los botones , y :

.

• Tenga en cuenta que hasta que no se encuentren publicadas todas las respuestas de una misma reclamación, las respuestas publicadas podrán ser consultadas y las no publicadas podrán ser modificadas.
• Anexos: Bajo esta pequeña sección, se listan los documentos que sirven de soporte a la respuesta de la reclamación. Para adjuntar un nuevo documento, haga click en el botón “Seleccione un archivo” , esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente.
• Puede anexar tantos documentos como crea son necesarios, los cuales automáticamente aparecerán como cargados en la sección ANEXOS de esta misma ventana.
• Podrá visualizarlos haciendo click en el icono “Consultar documento”
• Podrá eliminarlos haciendo click en el icono “Eliminar documento” .
• Debe anexar por lo menos un documento, recuerde que el tamaño máximo permitido es 2MB y debe estar en formato PDF.

Ingrese las modificaciones requeridas y haga click en el botón “Registrar” para guardar los cambios.

Nota importante: Si todas las respuestas han sido publicadas, éstas ya no podrán ser modificadas, sólo se podrán consultar.

Para exportar el listado de las reclamaciones a las inscripciones, haga click en el botón “Exportar listado” que aparece al final de la sección Reclamaciones a Inscripciones y antes de la sección Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles:

El sistema inicia el proceso de descargue y muestra en el extremo inferior izquierdo de la pantalla el archivo excel para que pueda ser consultado:

Al hacer click en la opción “Solicitudes de exclusión de Listas de Elegibles / Reclamaciones”, desde el menú lateral izquierdo, el usuario con rol Administrador Proceso de Selección, deberá desplazarse en la pantalla hasta la sección llamada: Solicitudes de exclusión a lista de elegibles, desde allí podrá hacer seguimiento de todas las solicitudes de exclusión creadas, así como conocer el estado y sus respectivas respuestas, si las hay:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección: Nombre del proceso de selección al que pertenece la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Entidad: Entidad a la que está asociada la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Nº. OPEC: Nº. OPEC de inscripción que tiene la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Inscripción: Número de inscripción para la que fue creada, la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Nº solicitud: Número de la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Autor: Nombre del usuario y rol, que creo la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Estado: Estado de la Solicitud de exclusión de lista de elegible. Los valores válidos son: Creada (no tiene respuesta) o Finalizada (tiene respuesta).
• Respuesta: Campo para indicar, si la respuesta a la solicitud de exclusión de lista de elegible se encuentra creada (sin publicar) o publicada. En este campo se pueden observar varios registros, esto se debe a que si la solicitud de exclusión tiene varias respuestas, cada respuesta tiene su estado.
• Ver Carpeta: Permite consultar el detalle de la solicitud de exclusión de lista de elegible y sus anexos, así como consultar la respuesta, seleccionando el icono “Ver carpeta” . Se explicará más adelante en la sección 7.3.1 Ver carpeta de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles.

Para consultar el detalle de la solicitud, haga click en el icono “Ver carpeta” , frente a la solicitud que desea consultar del listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles

El sistema lo llevará a una pantalla similar a la siguiente:

Nota importante: Dependiendo el estado de la solicitud y de la respuesta, se activarán ó no opciones, las cuales explicaremos más adelante.

Al inicio de esta pantalla aparece toda la información relacionada al empleo de la inscripción del elegible para el cual se creó la solicitud de exclusión, como por ejemplo Nivel, Código, Opec, asignación salarial, Proceso de selección al que pertenece, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes. Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Al seguir desplazándonos hacia abajo en esta pantalla, se observa el detalle de la solicitud de exclusión de lista de elegibles:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud Corresponde al número de la Solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Asunto: Texto que indica el asunto principal del que trata la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Resumen: Cuadro de texto donde aparece en forma ampliada el asunto del que trata la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Clase de solicitud: Clase de solicitud tal como fue creada.

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar la solicitud de exclusión de lista de elegible:

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema lo mostrará a través del visor de documentos.

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, siempre y cuando éstas hayan sido creadas

Tenga en cuenta lo siguiente sobre la sección Respuestas:

1. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta aparece en blanco, indica que no existe aún respuesta por parte de la CNSC a la Solicitud de exclusión de lista de elegible, por lo tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá cero resultados y activo el botón Crear para generar la respuesta:

La funcionalidad de crear una repuesta la explicaremos más adelante en la Sección 7.3.1.4.1. Crear Respuesta a Solicitud Exclusión LE..

2. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta es “Creado”, indica que hay respuesta por parte de la CNSC y la misma puede ser editada en caso de requerir modificaciones sobre la misma; también podrá crear una nueva respuesta, por tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá con el icono de Editar y el botón “Crear”

La funcionalidad de crear una repuesta la explicaremos más adelante en la Sección 7.3.1.4.1. Crear Respuesta a Solicitud Exclusión LE. y la de Editar una respuesta en la Sección 7.3.1.4.2 Editar Respuesta a solicitud de exclusión LE.

3. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta es “Publicado”, indica que existe respuesta por parte de la CNSC; por lo tanto en la sección Respuestas aparecerá el registro correspondiente y podrá ser consultado, observe que al estar publicada, el botón Crear se inhabilita y no es mostrado.

La funcionalidad de consultar una repuesta ya publicada la explicaremos más adelante en la Sección 7.3.1.4.3. Consultar Respuesta a solicitud de exclusión LE.

Mientras la solicitud de exclusión no tenga respuesta ó ésta no haya sido publicada, podrá crear una ó más de una nueva respuesta. Para iniciar haga click en el botón “Crear” de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente para diligenciar la respuesta:

Recuerde que los campos marcados con * son de llenado obligatorio.

Descripción de los campos:

• Digite el texto resumen de su respuesta: Ingrese una descripción que identifique la respuesta a la solicitud de exclusión. La descripción sólo debe contener letras, números o guiones. Este campo puede tener mínimo 3 caracteres y máximo 1000 caracteres.
• Estado: El sistema trae por defecto el mensaje “CONTINÚA EN CONCURSO”, sí desea cambiar el estado haga click en el botón , automáticamente el mensaje cambia a “NO CONTINÚA EN CONCURSO”.
  • Si modifica el estado de la inscripción, una vez la respuesta sea publicada se activará el botón Notificar esta funcionalidad se explicará en detalle más adelante.
• Anexos: Bajo esta pequeña sección, se listan los documentos que sirven de soporte a la respuesta de la solicitud de exclusión. Para adjuntar un nuevo documento, haga click en el botón “Seleccione un archivo” , esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente.
  • Puede anexar tantos documentos como crea son necesarios, los cuales automáticamente aparecerán como cargados en la sección ANEXOS de esta misma ventana.
  • Podrá visualizarlos haciendo click en el icono “Consultar documento”
  • Podrá eliminarlos haciendo click en el icono “Eliminar documento” .
  • Debe anexar por lo menos un documento, recuerde que el tamaño máximo permitido es 2MB y debe estar en formato PDF.

Cuando haya completado el formulario, haga click en el botón “Registrar” para guardar la información diligenciada:

El sistema retornará a la pantalla anterior, informando que el registro se guardo correctamente, habilitando el ícono editar frente a la respuesta:

NOTAS IMPORTANTES:

• Si al crear la respuesta, modifica el estado de la inscripción, una vez ésta sea publicada se activará el botón Notificar; esta funcionalidad se explicará en detalle más adelante.

• Recuerde que mientras la ó las respuestas a la solicitud de exclusión no sean publicadas, éstas podrán ser editadas y se podrán crear respuestas adicionales, por lo tanto, el botón “Crear” permanecerá habilitado de esta sección.

• Al publicar una respuesta, ésta sólo podrá ser consultada, no se permiten cambios sobre ella.

• Una vez que todas las respuestas sean publicadas, el botón “Crear” desaparece de esta sección.

Podrá editar la respuesta dada a la solicitud de exclusión, siempre y cuando ésta no haya sido publicada. Para iniciar haga click en el icono “Editar” que aparece frente a la respuesta que desea modificar:

El sistema le mostrará la información registrada previamente en la respuesta, para que usted realice los cambios que correspondan según sea el caso:

Descripción de los campos:

• Digite el texto resumen de su respuesta: Descripción que identifica la respuesta a la solicitud de exclusión. La descripción sólo debe contener letras, números o guiones. Este campo puede tener mínimo 3 caracteres y máximo 1000 caracteres.
• Estado: El sistema trae el mensaje de estado actual, en este ejemplo es “CONTINÚA EN CONCURSO”.
  • Si desea cambiar el estado haga click en el botón , automáticamente el mensaje cambia a “NO CONTINÚA EN CONCURSO”.
    • Si modifica el estado de la inscripción, deberá guardar el cambio, haciendo click en el botón “Registrar” que aparece al final de la pantalla, de lo contrario el cambio no será tenido en cuenta.
    • Si modifica el estado de la inscripción, cuando la respuesta a la solicitud de exclusión sea publicada se activará el botón Notificar esta funcionalidad se explicará en detalle más adelante en la sección 7.3.1.4.4 Notificar Respuesta a solicitud de exclusión LE.
    • Observe que frente al botón aparece habilitado el botón “Publicar” , esta funcionalidad se explicará en detalle más adelante en la sección 7.3.1.4.3 Publicar Respuesta a solicitud de exclusión LE
• Anexos: Bajo esta pequeña sección, se listan los documentos que sirven de soporte a la respuesta de la solicitud de exclusión. Para adjuntar un nuevo documento, haga click en el botón “Seleccione un archivo” , esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente.
  • Puede anexar tantos documentos como crea son necesarios, los cuales automáticamente aparecerán como cargados en la sección ANEXOS de esta misma ventana.
  • Podrá visualizarlos haciendo click en el icono “Consultar documento”
  • Podrá eliminarlos haciendo click en el icono “Eliminar documento” .
  • Debe anexar por lo menos un documento, recuerde que el tamaño máximo permitido es 2MB y debe estar en formato PDF.

Ingrese las modificaciones requeridas y haga click en el botón “Registrar” para guardar los cambios.

El sistema retorna a la pantalla anterior y envía un mensaje indicando que el registro se guardó correctamente:

Nota importante:

Tenga en cuenta que hasta que no se publique la respuesta, ésta podrá ser modificada.

Para publicar la respuesta dada a la solicitud de exclusión, haga click en el icono “Editar” que aparece frente a la respuesta que desea publicar:

El sistema le mostrará la información registrada previamente en la respuesta:

Observe que frente al botón “Cambiar estado” aparece habilitado el botón “Publicar” , haga click en él, si desea publicar la respuesta.

El sistema retorna a la pantalla anterior, cambia el estado de esa respuesta a Publicada, con lo cual ya no podrá ser modificada y frente a la respuesta ahora aparece el ícono “Consultar”

Al hacer click en el ícono , podrá consultar la respuesta y el estado de la inscripción:

Observe que los botones ; y , han sido deshabilitados.

Nota importante:

Tenga en cuenta que si antes de hacer click en el botón “Publicar” , hizo click en el botón , pero no hizo click en el botón registrar ese cambio de estado de la inscripción no será tenido en cuenta y la respuesta será publicada con el estado previo de la inscripción.

Cuando al momento de crear ó editar una respuesta de solicitud de exclusión, se ha cambiado el estado de la inscripción y posteriormente la respuesta es publicada, al consultarla, se habilitará el botón “Notificar” .

En la sección Respuestas haga click en el ícono “Consultar” frente a la respuesta que desea notificar:

El sistema le mostrará el detalle de la respuesta a la solicitud de exclusión y bajo el estado de la inscripción, aparece habilitado el botón “Notificar” , haga click sobre este botón:

El sistema lo llevará al módulo de Notificaciones desde donde podrá gestionar la notificación de la respuesta a la solicitud de exclusión lista de elegibles, cuando se ha modificado el estado de la inscripción.

Para conocer más sobre el módulo de notificaciones, por favor diríjase a la sección: 9. Notificaciones.

Para consultar la respuesta dada a la solicitud de exclusión, cuando ésta ya ha sido publicada haga click en el icono “Ver” que aparece frente a la respuesta que desea consultar:

Note que en este caso, como la respuesta ya ha sido publicada, el botón Crear desaparece de esta sección. El sistema le mostrará la información publicada en la respuesta:

Descripción de los campos:

• Digite el texto resumen de su respuesta: Descripción que identifica la respuesta a la solicitud de exclusión.
• Estado: El sistema trae el mensaje de estado actual, en este ejemplo es “NO CONTINÚA EN CONCURSO”.
  • Observe que aparece habilitado el botón “Notificar” , haga click en él, si desea hacer la notificación al aspirante de la respuesta a su solicitud de exclusión. El sistema lo direccionará a la funcionalidad de Notificaciones la cual será explicada en la Sección 9. Notificaciones.
• Anexos: Bajo esta pequeña sección, se listan los documentos que sirven de soporte a la respuesta de la solicitud de exclusión y pueden ser visualizados a través del visor de documentos haciendo click en el ícono “Ver documento”.

Para exportar el listado de las solicitudes de exlusión a lista de elegibles, haga click en el botón “Exportar listado” que aparece al final de la sección Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles:

El sistema inicia el proceso de descargue y muestra en el extremo inferior izquierdo de la pantalla el archivo excel para que pueda ser consultado:

Al hacer click en la opción “Administración de Ciudadanos”, desde el menú lateral izquierdo, accederemos a la siguiente pantalla:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Identificación: Número del documento de identificación del ciudadano
• Nombres: Nombres del ciudadano registrado en SIMO
• Apellidos: Apellidos del ciudadano registrado en SIMO
• Usuario: Usuario con el que el ciudadano se registró en SIMO y con el que hace el ingreso al sistema.
• Correo electrónico: Correo electrónico registrado por el cidudano.
• Ver detalle: Icono para acceder al detalle de la información del ciudadano, enseguida explicaremos esta funcionalidad.

Debido al alto número de ciudadanos registrados en SIMO, en esta primera pantalla no se muestra ningún resultado, por lo tanto para acceder a la información de un ciudadano, deberá realizar una búsqueda particular sobre éste, usando los filtros habilitados para ello:

• Numero de Identificación
• Correo Electrónico
• Usuario

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Usuario, ingresando Claudia”:

Para ver en detalle la información registrada del ciudadano, haga click en el ícono de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

Esta pantalla se encuentra dividida en varias secciones, las cuales explicaremos a continuación.

• Datos del Ciudadano
• Inscripciones
• Alertas

La primera sección muestra los datos básicos del ciudadano:

Desde esta sección el usuario con rol, Administrador Proceso de Selección, podrá consultar los datos básicos del ciudadano, el detalle de la hoja de vida con sus secciones y los folios aportados en cada una de estas.

El único dato del ciudadano, que el administrador del proceso de selección puede modificar, es el correo electrónico.

Para modificar el correo electrónico registrado por el ciudadano haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente donde podrá ingresar el nuevo correo; recuerde que debe estar en el formato correo@correo.com, tiene que ser un correo válido y accesible por el ciudadano, ya que a ese correo le llegarán todas las notificaciones y/o alertas:

El correo ingresado en los campos Nuevo correo y Confirmar correo de la pantalla anterior deben coincidir, de lo contario el sistema enviará el siguiente mensaje de error:

Si está seguro haga click en el botón “Aceptar” de lo contrario haga click en el botón “Cancelar” por ser éste un dato de alto impacto, el sistema nuevamente solicitará confirmación del cambio, a través de la siguiente ventana emergente:

Haga click en el botón Aceptar para registrar el cambio, de lo contario haga click en el botón Cerrar.

Si acepta el cambio, el sistema retorna a la pantalla anterior y envía el siguiente mensaje confirmando la modificación:

Desde esta misma sección podrá consultar la hoja de vida del Ciudadano; para hacerlo haga click en el botón , de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana, donde como puede observar aparecen los documentos actuales del ciudadano, sección por sección, con los folios aportados por él:

El usuario con rol, Administrador Proceso de Selección, podrá consultar el documento que soporta cada folio haciendo click en el ícono “Ver documento” frente al folio de su interés, por ejemplo así:

El documento aportado por el ciudadano será mostrado a través del visor de documentos.

Al continuar desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla aparece la sección Inscripciones, en ella se muestra el listado de las inscripciones a los Procesos de Selección que ha realizado el ciudadano y el estado de las mismas:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección Nombre del proceso de selección al que se ha inscrito el ciudadano.
• Empleo Empleo del proceso de selección al que se ha inscrito el ciudadano.
• Nivel Nivel del empleo del proceso de selección al que se ha inscrito el ciudadano.
• Estado Inscripción Estado de la inscripción al empleo del proceso de selección.
• Estado Pago Estado del pago a la inscripción del empleo perteneciente al proceso de selección.
• Reporte inscripción Botón para consultar el reporte de la inscripción.
• Editar Opción no disponible para este rol, por lo que aparece con el ícono de operación restringida .

Al hacer click en el botón , frente a la inscripción de su interés, el sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Desde aquí podrá realizar las siguientes operaciones:

• Regenerar o generar el certificado de inscripción.
• Consultar el reporte de inscripción.
• Consultar los documentos aportados por el ciudadano al momento de la inscripción. Funcionalidad explicada en la sección 8.1.2 Consultar Hoja de Vida del Ciudadano.

A continuación explicaremos estas opciones.

Para generar o regenerar el certificado de inscripción, haga click en el botón , el sistema le solicitará confirmación a través de una ventana emergente, así:

Se inicia el proceso y el sistema envía el siguiente mensaje:

Una vez finaliza el proceso de generación de reporte, el sistema lo informa a través de la siguiente ventana emergente, indicando el identificador del nuevo reporte de inscripción, el id del documento correspondiente y en caso que existiera un reporte previo, el Id. de éste también es mostrado:

Para consultar el certificado de inscripción, haga click en el botón , el sistema le mostrará el último reporte de inscripción generado a través de una ventana emergente:

Al continuar desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla aparece la sección Alertas, en ella se muestra el listado de los mensajes, alertas, notificaciones y citaciones enviadas al ciudadano:

Descripción de los campos:

• Asunto Asunto del que trata la alerta.
• Fecha notificación Fecha en que se envió la alerta al ciudadano.
• Estado Estado de la alerta enviada al ciudadano. Valores válidos: Leída, No leída y Archivada.
• Detalle Icono a través del cual se puede consultar al detalle de la alerta.
  • indica que la alerta no ha sido leída ó se encuentra archivada.
  • Indica que la alerta fue leída

Para ver el detalle de la alerta, haga click en el icono ó frente a la alerta que desea consultar, tenga en cuenta que el sistema no cambiará el estado de la misma, sólo lo hará cuando la alerta sea leída/archivada por el ciudadano.

El detalle se visualizará través de una ventana emergente; desde donde podrá imprimirla haciendo click en el botón

Al hacer click en la opción Notificaciones del menú lateral izquierdo accederemos a la siguiente pantalla:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Id.: Número de identificación de la notificación al ciudadano.
• Asunto: Texto resumen de la notificación al ciudadano.
• Estado: Estado de la notificación al ciudadano. Los valores validos son:
  • Creada
  • Cancelada
  • Finalizada
• Fecha creada: Fecha de creación de la notificación.
• Tipo Notificación: Tipo de notificación. Los valores validos son:
  • Alerta
  • Citación
  • Notificación
• Fecha ejecutada: Fecha en que se ejecutó el proceso de notificación al ciudadano.
• Ver notificaciones: Icono para acceder a las notificaciones enviadas a un ciudadano, enseguida explicaremos esta funcionalidad.
• Ver detalle: Icono para acceder al detalle de la notificación, enseguida explicaremos esta funcionalidad.
• Cancelar: Si aparece el ícono indica que la notificación fue enviada al ciudadano por lo tanto no puede ser eliminado el envío de la misma. En caso contrario aparece el icono a través del cual podrá cancelar el envío de la notificación.

Adicional a las opciones enunciadas arriba, desde esta pantalla también podrá:

• Filtrar las notificaciones usando criterios de búsqueda y
• Crear una nueva notificación.

A continuación explicaremos las opciones habilitadas.

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de las notificaciones ya registradas, por uno o varios de los siguientes campos:

• Asunto - Ingrese parte del texto
• Id
• Estado
• Tipo de notificación - Es obligatorio seleccionar el tipo para realizar la búsqueda.
• Descripción

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar”. .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Asunto, ingresando SENA“ y en Tipo de notificación seleccionaremos Citación:

NOTA: Debe ingresar el Tipo de notificación, de lo contrario el sistema no ejecutará la consulta.

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección, puede crear una nueva notificación, para esto deberá hacer click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema le mostrará la siguiente ventana emergente para diligenciar los datos que correspondan:

Use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. Recuerde que los valores válidos son: Alerta, Citación, Notificación.

De acuerdo al tipo de notificación a crear el sistema lo llevará a una nueva ventana. Enseguida explicaremos estos accesos.

Esta funcionalidad es usada para enviar citaciones a los aspirantes relacionadas a pruebas escritas.

Para crear una Citación, el usuario con rol Administrador Proceso de Selección, deberá hacer click en el botón de la siguiente pantalla:

A través de la siguiente ventana emergente deberá seleccionar el tipo, use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor CITACION y haga click sobre él.

El sistema lo llevara a la siguiente ventana para diligenciar los datos, correspondientes a la Citación:

Esta ventana se encuentra dividida en varias secciones:

• Datos notificación
• Cargar Citaciones
• Citación ciudadanos

En la sección Datos notificación deberá ingresar los datos básicos de la citación y las variables que serán usados como etiquetas para crear la plantilla tipo que se enviará masivamente. Más adelante explicaremos en detalle el proceso.

Recuerde que los campos marcados con asterisco son de llenado obligatorio:

A continuación, se explica la forma correcta de diligenciar cada campo para crear la información de la citación:

• Tipo de notificación: El sistema trae por defecto el valor CITACION y no es posible modificarlo.
• Asunto: Ingrese el asunto principal de la citación, este campo puede contener letras, números y guiones, su longitud mínima es de 3 caracteres y máximo 300 caracteres.
• Notificación: Ingrese la descripción larga de la notificación, este campo puede contener letras, números y guiones, su longitud mínima es de 3 caracteres y máximo 6000 caracteres.
  • Para el diligenciamiento de este campo, se recomienda hacer uso de todas las etiquetas que aparecen frente al campo Variables, use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger, luego deberá hacer click en el botón para pasarlo a la caja de la derecha.
  • Tenga en cuenta que el texto que ingrese en esta caja será usado como plantilla para la redacción final de la citación.
  • El sistema combinará la variable o variables insertadas, por ejemplo: Nro. de documento, Nro. Opec, Proceso de Selección, etc., con los valores cargados a través de los archivos planos que contienen la lista de aspirantes y las ubicaciones, para la creación del documento final correspondiente a la citación.
  • Los archivos planos que se usan para crear la citación, son enviados por los operadores del proceso de selección. Estos dos archivos contienen:
    • La lista de los aspirantes a citar
    • La información completa correspondiente al lugar de presentación de la prueba.
  • Toda esta información está asociada a una prueba escrita la cual pertenece a un proceso de selección en particular.

• Fecha que aparecerá en el calendario del ciudadano: Ingrese la fecha en la que la citación aparecerá agendada para el ciudadano. Use el calendario para seleccionar la fecha.

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón para grabar el registro:

El sistema le confirma la creación de la citación a través del siguiente mensaje:

Una vez esté creada la plantilla tipo, deberá seleccionar el Proceso de selección y la prueba de dicho proceso para la cual se realizará la citación, ubicación donde se realizará y la lista de los aspirantes que serán citados.

Enseguida explicaremos esta funcionalidad.

Al seguir desplazándose en esta pantalla observará la siguiente sección:

Para cargar las citaciones deberá seguir los siguientes pasos:

• Asociar el Proceso de Selección y la Prueba correspondiente a la citación
• Cargar el archivo que contiene la ubicación donde se realizará la prueba escrita.
• Validar el log del cargue del archivo de ubicaciones, para revisar y corregir errores en caso que se presenten.
• Cargar el archivo que contiene la lista de los aspirantes que serán citados.
• Validar el log del cargue del archivo de aspirantes, para revisar y corregir errores en caso que se presenten.
• Procesar los archivos.

Paso 1: Asociar el Proceso de Selección y la Prueba correspondiente a la citación:

• Proceso de selección: Use el botón “Flecha baja” frente al campo Proceso de Selección para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.
• Prueba: Use el botón “Flecha baja” frente al campo Prueba para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger. El tipo de prueba a escoger, debe ser una Prueba Escrita.

Paso 2: Cargar el archivo que contiene la ubicación donde se realizará la prueba escrita.

Tenga en cuenta que este archivo lo genera el operador del proceso de selección.

Para cargar ubicaciones, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente para cargar el archivo correspondiente:

Haga click en el botón , el sistema abrirá la ventana del explorador de archivos, donde podrá buscar y cargar el archivo de ubicaciones; recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB.

Tenga en cuenta que este archivo lo genera el operador del proceso de selección.

Finalmente haga click en el botón .

Características importantes que debe cumplir el archivo plano:

• La estructura del archivo es la siguiente:
  • Código - Campo alfanumérico máximo 9 caracteres, Código definido por el operador del proceso de selección.
  • Nombre del Departamento
  • Nombre de la Ciudad
  • Lugar de presentación
  • Dirección
  • Bloque
  • Salón
  • Fecha y hora - Debe tener este formato YYYY-MM-DD HH:MM. La hora debe ser formato militar.
  • Sitio completo
  • Id de la prueba
• La separación entre cada campo debe ser pipeline “|”.
• Si no necesita diligenciar un campo, ingrese “No Aplica”: No debe haber campos vacíos.
• Cada línea del archivo de texto corresponderá a una ubicación.
• Para indicar que es una nueva ubicación, de ENTER al final de cada línea.
• No deben haber ubicaciones repetidas.
• Para generar el archivo se recomienda utilizar el editor de texto “Notepad++”.
• Al momento de guardar el archivo seleccione el tipo de archivo txt y Codificación UTF-8.
• La extensión del archivo puede ser csv o txt.

Ejemplo de un archivo de ubicaciones:

Si intenta cargar un archivo de otro tipo ó éste presenta error, el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Si el archivo es correcto, al hacer click en el botón , el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Paso 3: Cargar el archivo que contiene los aspirantes que realizarán la prueba escrita.

Tenga en cuenta que este archivo lo genera el operador del proceso de selección.

El archivo de aspirantes debe contener aquellos que se han inscrito a la prueba seleccionada previamente y ésta debe contener los empleos a los que los ciudadanos realizaron la inscripción.

Para cargar aspirantes, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente para cargar el archivo correspondiente:

Haga click en el botón , el sistema abrirá la ventana del explorador de archivos, donde podrá buscar y cargar el archivo de Aspirantes, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB.

Tenga en cuenta que este archivo lo genera el operador del proceso de selección.

Finalmente haga click en el botón .

Características importantes que debe cumplir el archivo plano:

• La estructura del archivo es la siguiente:
  • Código Ubicación - Este campo debe existir en el archivo UBICACIONES y tiene que tener el mismo valor en el campo “Código”.
  • Inscripción : Corresponde al ID de la inscripción del aspirante al empleo para el cual se va a realizar la citación.
  • Id. Prueba : Este campo debe existir en el archivo UBICACIONES y tiene que corresponder al valor registrado en el campo IdPrueba.
• La separación entre cada campo debe ser pipeline “|”.
• Cada línea del archivo de texto corresponderá a una inscripción de un aspirante.
• Para indicar que es una nueva inscripción del aspirante de ENTER al final de cada línea.
• Para generar el archivo se recomienda utilizar el editor de texto “Notepad++”.
• Al momento de guardar el archivo seleccione el tipo de archivo txt y Codificación UTF-8.
• La extensión del archivo puede ser csv o txt.

Ejemplo de un archivo de aspirantes:

Si intenta cargar un archivo de otro tipo ó éste presenta error, el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Si el archivo es correcto, al hacer click en el botón , el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Paso 4: Revisar los logs de cargue de los archivos, para verificar si subieron bien ó hay un error en la subida y corregir.

Para ver los logs de trabajo, haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente donde podrá consultar el resultado de la carga de los archivos.

Si no hubo errores la pantalla que se visualiza es similar a la siguiente:

Si hubo errores, la la pantalla que se visualiza es similar a la siguiente:

En esta ventana emergente podrá revisar los errores presentados al momento del cargue de los archivos; se detalla la Notificación, el Nombre del archivo, la Línea y el Error presentado.

EL administrador deberá devolver el archivo al operador del proceso de selección indicándole donde se encuentra el error, para que éste realice las correcciones correspondientes, lo envíe de vuelta y se vuelva a procesar.

Paso 5: Procesar los archivos.

Una vez que los archivos han sido cargados sin errores, debe procesar los trabajos.

Esta acción lo que hará es combinar las Ubicaciones y Aspirantes cargados con la plantilla creada en el primer paso, para generar las citaciones individuales y puedan ser enviadas.

Haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema envía a procesar los trabajos pendientes y muestra el siguiente mensaje:

Las citaciones creadas se mostrarán como listado en la parte de abajo de esta misma ventana a la espera de ser enviadas:

NOTA:

En caso de requerir eliminar alguna citación del listado, ésta ó éstas podrán ser desasociadas para que al momento del envío no se incluyan, esta funcionalidad se explica en detalle mas adelante.

En la sección Citación ciudadanos podrá realizar búsqueda de las citaciones hechas a ciudadanos, como también consultar su detalle.

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección, puede filtrar la búsqueda de las citaciones ya registradas, por uno o varios de los siguientes campos:

• Inscripción
• Código
• Departamento
• Municipio

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar”.

El resultado de la búsqueda se muestra a través del siguiente listado:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Para ver el detalle de la citación, haga click en el ícono que se encuentra bajo la columna “Previsualización citación” frente a la citación a consultar:

El sistema mostrará el detalle a través de la siguiente ventana emergente, desde donde también podrá imprimirla:

Para exportar el listado con las citaciones registradas a los ciudadanos haga click en el botón exportar de la siguiente pantalla:

El sistema inicia el proceso de descarga a un archivo Excel, el cual quedará en el computador local en el directorio correspondiente a las descargas:

El archivo podrá ser visualizado con la aplicación correspondiente:

La citación se podrá desasociar, siempre y cuando se encuentre en estado creada y no haya sido enviada.

Podrá desasociar citaciones a los aspirantes, ya sea seleccionándolas una a una ó seleccionando todas las de la pantalla activa.

Para desasociar una citación registrada ó varias de la misma pantalla, haga click en la casilla de check frente a la citación ó citaciones y que aparece en la última columna:

Si desea desasociar el total de las citaciones de la pantalla activa, haga click en la casilla de check que aparece como título en la última columna:

Una vez haya seleccionado la citación ó citaciones a desasociar haga click en el botón de la siguiente pantalla:

Observe que en este ejemplo, inicialmente hay 27151 citaciones y se han seleccionado para desasociar 10 que corresponden a la pantalla activa.

El sistema realiza la operación, envía el siguiente mensaje indicando que la desasociación fue exitosa y disminuye el total de citaciones; quedando un nuevo total de 27141:

Para enviar las citaciones del listado a los aspirantes, deberá hacer click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente:

Si está seguro haga click en el botón “Aceptar”, de lo contrario haga click en el botón “Cerrar”.

Si confirma la acción el sistema envía en forma masiva el total de las citaciones, muestra el siguiente mensaje y modifica el estado de la citación a Finalizada

Esta funcionalidad es usada para enviar notificaciones de diversos tipos:

• Enviar información general de un proceso de selección a un aspirante o grupo de aspirantes.

• Notificar a un aspirante que a pesar de haber quedado en la lista de elegibles para un empleo, al revisar el detalle de su hoja de vida, es excluido por que no cumple los requisitos del empleo. El aspirante tendrá entonces a partir del momento de recibo de esta notificación, (tipo exclusión) diez (10) días para presentar su reclamación.

• En caso que el aspirante presente reclamación a la notificación de exclusión enviada, el administrador del proceso de selección, luego de revisar la reclamación y sus soportes, deberá dar respuesta a la reclamación, haciendo uso de esta funcionalidad, creando una nueva notificación.

Para crear una Notificación, el usuario con rol Administrador Proceso de Selección, deberá hacer click en el botón de la siguiente pantalla:

A través de la siguiente ventana emergente deberá seleccionar el tipo, use el botón “Flecha baja” para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor NOTIFICACION y haga click sobre él.

El sistema le mostrará la siguiente ventana para diligenciar los datos, correspondientes a la Notificación:

Esta ventana se encuentra dividida en dos secciones:

• Proceso de Notificación de exclusiones
• Destinatarios

En la sección Proceso de Notificación de exclusiones deberá ingresar los datos básicos de la notificación, recuerde que los campos marcados con asterisco son de llenado obligatorio:

A continuación, se explica la forma correcta de diligenciar cada campo para crear la información de la notificación:

• Tipo de notificación: El sistema trae por defecto el valor NOTIFICACION y no es posible modificarlo.
• Asunto: Ingrese el asunto principal de la notificación, este campo puede contener letras, números y guiones, su longitud mínima es de 3 caracteres y máximo 300 caracteres.
• Descripción Notificación: Ingrese la descripción larga de la notificación, este campo puede contener letras, números y guiones, su longitud mínima es de 3 caracteres y máximo 6000 caracteres.
• Fecha que aparecerá en el calendario del ciudadano: Ingrese la fecha en la que la notificación aparecerá disponible para el ciudadano. Use el calendario para seleccionar la fecha.
• ¿Habilitar Derecho a presentar defensa o recursos? Casilla que si se es seleccionada indica que se le habilita al ciudadano el derecho a presentar defensa o recursos.
• Plazo (en días): Número de dias para los cuales estará habilitada la creación de reclamación por parte del ciudadano.
• Documento en PDF del acto administrativo que se desea notificar: Haga click en el botón , se activa el explorador de archivos, para que ubique y seleccione el archivo del acto administrativo a notificar. Recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato PDF.
• Asociar documento en PDF a Notificación: Una vez seleccionado el archivo descrito en el campo anterior, deberá asociarlo a la notificación, para esto, haga click en el botón , el sistema le solicita confirmación e informa que solo se puede asociar un documento de Acto Administrativo. Si deja más de uno solo se guardará el último archivo asociado:

• Si está seguro haga click en el botón “Aceptar”, de lo contrario, haga click en el el botón “Cerrar”.

• Permite VER cómo queda la Descripción de la Notificación con el Documento en PDF del acto administrativo: Si desea visualizar la notificación con el documento asociado del acto administrativo, haga click en el botón , el sistema abrirá una ventana emergente para que visualice la notificación:

• Si no ha asociado ningún documento en el paso anterior, la ventana no desplegará ningún documento. Para cerrar esta ventana haga click en el botón

Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón para grabar el registro:

El sistema le confirma la creación de la notificación a través del siguiente mensaje:

En esta sección deberá adicionar los destinatarios a los que se les enviará la notificación.

Para agregar un nuevo destinatario haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema le mostrará la siguiente ventana donde deberá ingresar los datos de los ciudadanos a los que se les enviará la notificación:

Para facilitar la selección de los destinatarios, puede filtrar la búsqueda de las inscripciones por uno o varios de los siguientes campos:

• Proceso de Selección - Este campo es de uso obligatorio.
• Número OPEC
• Inscripciones

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar”.

En el siguiente ejemplo filtramos la búsqueda por Proceso de selección, el resultado se muestra a través del siguiente listado:

Observe que el botón “Cargar inscripciones” ha cambiado de color y se encuentra deshabilitado.

NOTA IMPORTANTE: El listado muestra por defecto diez registros por pantalla, sin embargo, es posible modificar la cantidad de inscripciones a mostrar, los valores válidos a desplegar por pantalla son: 10,20,50, 100, o 200. Para cambiar este parámetro, simplemente haga click en el botón “Flecha baja” que aparece al final del listado en la parte inferior derecha y seleccione haciendo click en la cantidad de su conveniencia.

Del listado anterior deberá seleccionar los ciudadanos a los cuales se les enviará la notificación. Enseguida explicaremos esta funcionalidad.

Este proceso lo podrá realizar seleccionando los destinatarios directamente en SIMO ó cargando las inscripciones desde un archivo.

Seleccionar y adicionar directamente:

Una vez se ha filtrado la búsqueda de las inscripciones disponibles, deberá seleccionar los destinatarios, para esto siga los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccionar destinatario

Marque el ciudadano que desea adicionar, haciendo click en la casilla que aparece frente a éste y que aparece en la última columna del listado, podrá marcar al tiempo más de uno, así:

Si desea seleccionar todos los de la pantalla activa, haga click en la casilla que aparece como título en la última columna del listado:

Esta marcación sólo selecciona los ciudadanos de la pantalla activa.

Si desea seleccionar ciudadanos que se encuentran en otras pantallas, avance hasta la pantalla correspondiente y márquelos de acuerdo a su criterio, ya sea seleccionándolos todos tal como se explicó anteriormente ó marcándolos uno a uno en la casilla frente al ciudadano.

Paso 2: Adicionar destinatario

Haga click en el botón que aparece al final del listado:

El sistema le envia el siguiente mensaje confirmando que se adicionaron correctamente los destinatarios:

Seleccionar y adicionar desde un archivo:

Para adicionar los destinatarios haciendo uso de las inscripciones que se encuentren en un archivo externo, primero debe seleccionar el Proceso de Selección para el cual se enviará la notificación, de lo contrario el sistema le enviará el siguiente mensaje de error:

Una vez ha seleccionado el Proceso de Selección y hecho click en el botón el sistema le mostrará la siguiente ventana emergente:

Haga click en el botón esta acción abrirá en una ventana emergente el explorador de archivos, donde deberá seleccionar y asociar el archivo correspondiente. Luego haga click en el botón .

La estructura del archivo plano consiste en ingresar por línea el número de la inscripción del ciudadano a esa convocatoria y agregar un ENTER al final de cada línea.

Una vez el archivo es cargado, el sistema envía el siguiente mensaje, indicando que los destinatarios fueron agregados al listado, note que automáticamente aparecen seleccionados:

Ahora deberá adicionar los destinatarios para que puedan ser notificados, haga click en el botón Adicionar de la siguiente pantalla:

El sistema le envia el siguiente mensaje confirmando que se adicionaron correctamente los destinatarios:

Si desea desasociar un destinatario, podrá hacerlo desde la siguiente pantalla:

Paso 1: Seleccionar destinatario

Marque el ciudadano que desea desasociar, haciendo click en la casilla frente a éste y que aparece en la última columna del listado, podrá marcar al tiempo más de uno, así:

Si desea seleccionar todos los de la pantalla activa, haga click en la casilla que aparece como título en la última columna del listado:

Esta marcación sólo selecciona los ciudadanos de la pantalla activa.

Si desea seleccionar ciudadanos que se encuentran en otras pantallas, avance hasta la pantalla correspondiente y márquelos de acuerdo a su criterio, ya sea seleccionándolos todos tal como se explicó anteriormente ó marcándolos uno a uno en la casilla frente al ciudadano.

Paso 2: Desasociar destinatario

Una vez haya marcado los destinatarios a desasociar, haga click en el botón que aparece al final del listado:

El sistema le envía el siguiente mensaje confirmando que se desasocio correctamente los destinatarios seleccionados:

Podrá enviar la notificación a los destinatarios, siempre y cuando las inscripciones pertenezcan al Proceso de Selección seleccionado cuando realizó el cargue de destinatarios.

Para enviar la notificación a los destinatarios adicionados haga click en el botón de la siguiente pantalla:

El sistema enviará la notificación al total de los destinatarios que aparecen en el listado, cambiará el estado de la notificación a Finalizada y enviará el siguiente mensaje:

Note que al enviar la notificaciones, el botón de es deshabilitado y no se muestra más en la lista de destinatarios:

Desde la siguiente pantalla podrá visualizar el listado de las notificaciones y su estado:

• Si el estado de la notificación es Creada, indica que NO ha sido enviada, por lo tanto es posible modificarla y el ícono que aparece en la última columna es .

• Si el estado de la notificación es Finalizado, indica que ha sido enviada, por lo tanto no podrá ser modificada y el ícono en la última columna es .

• Si el estado de la notificación es Cancelada, indica que se canceló antes de ser enviada. El ícono en la última columna es .

A través de esta opción podra consultar el listado de los destinatarios asociados a la notificación, así:

Si el estado es Creada, el sistema mostrará el listado de los destinatarios a los cuales se les enviará la notificación, siempre y cuando ya hayan sido asociados.

Si el estado es Finalizada, el sistema mostrará el listado de los ciudadanos a los cuales se les ha enviado la notificación.

Para realizar la consulta haga click en el ícono de la siguiente pantalla:

El sistema lo lleva a la siguiente ventana donde podrá filtrar la búsqueda por el documento de identificación del ciudadano:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Id Identificador
• Notificación: Identificador de la notificación.
• Ciudadano: Número de identificación del ciudadano.
• Estado: Estado de la notificación, valores válidos: Agendado y Leída.
• Fecha visualización: Fecha en que la notificación fue leída por el ciudadano, si se encuentra en blanco indica que ésta no ha sido vista por el ciudadano, por lo tanto su estado es Agendado.

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección podrá consultar el detalle la notificación, haciendo click en el ícono de la siguiente pantalla:

NOTA IMPORTANTE:

• Si el estado de la Notificación es Creada el sistema permitirá realizar actualizaciones sobre ella o cancelarla. Para cancelarla deberá hacer click en el ícono que aparece frente a ella en la última columna del listado. Esta funcionalidad se explicará más adelante.
• Si el estado de la Notificación es “Finalizada” el sistema no permitirá modificar, ni cancelar la notificación. Aparece el ícono indicando que esta opción se encuentra restringida.

Si la “Notificación” consultada se encuentra en estado “Creada”, la pantalla que se visualiza dependerá del tipo de notificación, en el siguiente ejemplo vemos la pantalla cuando el tipo es Citación:

Las funcionalidades a las que se puede acceder a través de los botones habilitados en la pantalla cuando la Notificación se encuentra en estado “Creada”, han sido explicadas previamente y dependerán del tipo de Notificación que se está modificando así:

• Si es tipo Citación, la sección es: 9.2.1 Tipo Citación
• Si es tipo Notificación la sección es: 9.2.2 Tipo Notificación

Si la “Notificación” consultada se encuentra en estado “Finalizada”, inicialmente el sistema le advierte que no se puede modificar:

Al cerrar esta ventana emergente, la pantalla que se mostrará es similar a la siguiente:

Podrá cancelar una notificación, siempre y cuando no haya sido enviada a ningún destinatario, por lo tanto su estado debe estar en Creada.

Desde la siguiente pantalla haga click en el ícono , el sistema le mostrará la siguiente ventana emergente para ser diligenciada con la justificación correspondiente:

En el recuadro ingrese los motivos por los que desea cancelar la notificación, este campo puede contener letras, números y guiones, su longitud mínima debe ser de 3 caracteres y máximo 6000 caracteres.

Cuando complete la información haga click en el botón “Aceptar” para confirmar, de lo contrario haga click en el botón “Cancelar”

El sistema confirma la cancelación a través del siguiente mensaje:

Al retornar a la pantalla anterior observe que el estado de la notificación cambió a “Cancelado” y el ícono para enviar la notificación se ha deshabilitado:

Al hacer click en la opción Reportes del menú lateral izquierdo accederemos al listado de reportes habilitados para este usuario:

Para este rol se encuentran habilitados la generación de los siguientes doce reportes:

• Cantidad de documentos aportados por los aspirantes a un Proceso de Selección
• Datos Demográficos Informe Final
• Documentos Válidos RM para Listas de Elegibles
• Estado de Aspirantes Inscritos y Preinscritos a Un Proceso de Selección
• Inscritos a un Proceso de Selección
• Inscritos en situación de discapacidad Admitidos / No Admitidos en VR
• Reclamaciones de Pruebas
• Reporte OPEC con Vacantes y Estado
• Reporte OPEC por Empleos
• Resultados de Pruebas distintas a VRM y VA
• Valoración de Antecedentes
• Verificación de Requisitos Mínimos

A través de este reporte se puede consultar el número total de documentos que cada aspirante aportó al momento de inscribirse en un Proceso de Selección, para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente:

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtendrán los datos de los aspirantes por Proceso de Selección, requeridos para el estudio sociodemográfico, en el cual se muestra información detallada de todos los aspirantes tales como género, fecha de nacimiento, departamento y municipio de residencia, si es nacido o vive en el extranjero, si tiene discapacidad, nivel educativo, datos del empleo, entre otros datos.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtienen los documentos de los aspirantes por Proceso de Selección, que fueron válidos en la verificación de Requisitos Mínimos, información que es requerida por las entidades para la revisión de Listas de Elegibles, en el cual se muestra información detallada tal como datos del aspirante y empleo, tipo de documento, institución y programa (en el caso de educación formal), empresa y cargo (en el caso de experiencia), la observación que registró el analista en el momento de la verificación.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente y el empleo a consultar.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger.

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene la lista de todos los aspirantes por Proceso de Selección, en el cual puede visualizarse el estado de los aspirantes (Inscritos y Preinscritos) y si tienen o no recaudo (es decir si realizaron pago), junto con los demás datos dela inscripción.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente, Empleo, Nivel del empleo y Estado de inscripción.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtienen listados de los aspirantes inscritos a un Proceso de Selección o sub Proceso de Selección.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente, Empleo, Nivel empleo, Departamento y Municipio.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene el reporte de la lista de todos los aspirantes a los cuales se les realizó la verificación de requisitos mínimos y cuentan con una discapacidad y la registraron en el sistema al momento de realizar la inscripción, en el cual puede visualizarse la información de las observaciones realizadas tanto por los analistas, los supervisores y los auditores a las diferentes carpetas de los aspirantes a los Procesos de Selección y los datos personales de dichos aspirantes.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente junto a los otros parámetros.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene la lista de todas las reclamaciones realizadas por los participantes de un Proceso de Selección, luego de la publicación de pruebas, con la información detallada de cada reclamación: fecha, asunto, detalle, estado, entre otros

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente, junto a los otros parámetros.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene la lista de todos los empleos de un Proceso de Selección, con la información detallada de las vacantes y su estado, donde se muestran todos los datos del empleo, tales como propósito, funciones, requisitos, equivalencias y alternativas entre otros.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección; si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente, junto a los otros parámetros.

Los parámetros marcados con asterisco son de diligenciamiento obligatorio.

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, es descargado en la máquina local, podrá ser visualizado a través de Excel:

A través de este reporte se obtiene la lista de todos los empleos de un Proceso de Selección, agrupado por vacantes donde se muestran todos los datos del empleo.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección y si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente:

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtienen los resultados de todos los aspirantes a los cuales se les realizó una prueba en particular (distinta a verificación de requisitos mínimos y valoración de antecedentes), en el cual puede visualizarse información detallada de la prueba como lo son sus notas, observaciones, si aprobó o no, si es la última calificación, entre otros datos.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección y si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente:

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene el puntaje ponderado, el nombre del analista, supervisor y auditor y cada una de las observaciones de las carpetas de los aspirantes inscritos a un Proceso de Selección en la etapa de Valoración de Antecedentes.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección y si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente:

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

A través de este reporte se obtiene la lista de todos los aspirantes a los cuales se les realizó la verificación de requisitos mínimos, en el cual puede visualizarse la información de las observaciones realizadas tanto por los analistas, los supervisores y los auditores a las diferentes carpetas de los aspirantes a los Procesos de Selección.

Para ejecutarlo haga click en el botón frente a esta opción:

El sistema abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar el Proceso de Selección y si éste tiene procesos de selección hijas, ingrese el Subproceso correspondiente:

Haga uso del botón flecha baja , frente al parámetro para desplegar la lista con los valores válidos; luego deslice el mouse hasta el valor deseado y haga click sobre el valor a escoger

Una vez ingresados los parámetros, haga click en el botón para iniciar la ejecución del reporte, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Una vez generado el reporte, podrá ser visualizado en pantalla, desde donde podrá ser impreso o descargado:

Al hacer click en la opción “Cambiar contraseña”, desde el menú lateral izquierdo, accederemos a la siguiente pantalla:

El usuario con rol Administrador Proceso de Selección puede modificar su contraseña siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar la contraseña anterior. Sí la contraseña actual ingresada no es correcta, el sistema enviará el siguiente mensaje de error:

Paso 2 : ingresar Nueva contraseña, en el campo Nueva contraseña, puede contener letras, números o los siguientes caracteres especiales: @,#,$,%,&,+,-,_,*. Debe contener mínimo 8 caracteres y un máximo de 20. No puede contener espacios en blanco.

Paso 3: Ingresar la clave digitada en el paso anterior, en el campo Verificar contraseña. Debe ser igual a la anterior, en caso que no coincidan enviará el siguiente mensaje de error:

Sí el usuario con rol Administrador Proceso de Selección, ingreso la contraseña anterior en forma correcta y la nueva coincide en los dos campos siguientes, el sistema efectuará el cambio y enviará el siguiente mensaje confirmando la acción: