MANUAL DE USUARIO ADMINISTRADOR ENTIDAD

Esta guía le permitirá al usuario con rol “Administrador Entidad” que esté activo, realizar una correcta administración de: procesos de selección de su entidad, datos de la entidad y solicitudes de exclusión lista de elegibles/reclamaciones.

Dentro de las funcionalidades de la administración y control se encuentran:

• Consulta de los procesos de selección de su entidad, sus etapas y normatividad.
• Consulta y eliminación de empleos de un proceso de selección, bajo ciertas condiciones que se explican más adelante.
• Consulta del Registro de las vacantes definitivas.
• Gestión de los usuarios de su entidad. (Creación, Modificación, Eliminación, Asociar/Desasociar)
• Gestión de las dependencias de la entidad.
• Consultar las reclamaciones de tipo inscripción y sus respuestas.
• Consultar las solicitudes de exclusión de lista de elegibles y sus respuestas.

Al ingresar al sistema SIMO, si existen avisos publicados por la CNSC, se abrirá una nueva ventana llamada “Avisos SIMO” la cual listará los avisos de interés e importancia que la CNSC desea informar a toda la ciudadanía, cada uno de los avisos tiene un título y su respectivo texto detalle, una vez se hayan leído, el Administrador puede cerrar la ventana de avisos seleccionando el botón “X” que se encuentra en la parte superior de la misma, y así verá la página de inicio de SIMO.

Si desea volver a ver los avisos publicados, puede seleccionar el icono “Avisos”que se encuentra en la parte superior derecha de la página de SIMO, para devolverse a la página inicial del sistema seleccione el icono de “volver al inicio” .

Consideraciones Generales

Tenga en cuenta los siguientes aspectos generales para la administración de los Procesos de Selección de su Entidad:

1. Utilice el flujo general como guía básica para la administración de los Procesos de Selección de su Entidad.
2. Utilizar el ícono “Editar documento” para Modificar tanto la información asociada a un registro como el documento soporte asociado a esta información.
3. Utilizar el ícono “Eliminar registro” para eliminar un Registro.
4. Utilizar el ícono “Consultar documento” para consultar y/o visualizar el documento soporte de un registro.
5. Los campos identificados con asterisco * corresponden a campos de diligenciamiento obligatorio.
6. Se debe dar click en los campos con el ícono (Flecha baja) “Plegar o desplegar información detallada” para mostrar las opciones que el campo tiene habilitado. Para seleccionar la opción que desea debe hacer click en el valor correspondiente.
7. Utilizar donde se encuentre habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , que aparece en los títulos para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.
8. Utilizar el Botón “Crear” para hacer un nuevo Registro.
9. El sistema cuenta con una opción de recuperación de Contraseña, se accede a ella seleccionando el enlace “Si Olvidó su contraseña haga click aquí”
10. El sistema cuenta con una opción de cambio de Contraseña , podrá acceder a esta funcionalidad cuando haya ingresado con su usuario a SIMO.
11. El botón “Seleccione un Archivo” permite asociar un archivo. Al dar click en este botón se activara una nueva ventana para que ubique y luego seleccione el Documento.
12. El botón “Seleccione un Archivo” puede incluir el ícono en forma de LUPA: “Visualizar documento nuevo” el cual le permite previsualizar el documento recién escogido.
13. El formato de los documentos adjuntos debe ser PDF.
14. El tamaño máximo permitido para los documentos en formato PDF es de 2.048 KB (2 MB).
15. Se recomienda el uso del navegador Chrome o del Navegador Mozilla Firefox para una mejor experiencia

FLUJO GENERAL

La entidad debe estar registrada en el sistema SIMO, el usuario debe acceder por Entidades e ingresar con un usuario que tenga el Rol: “Administrador_Entidad” activo, este usuario corresponde al Jefe de Talento humano de la Entidad o a quien se delegue para cumplir con las funciones de este rol; de no cumplirse lo anterior, se deberá realizar la respectiva solicitud en la CNSC, al Gerente asignado al Proceso de Selección de SU entidad.

Se entiende que las entidades que tienen procesos de selección en desarrollo es decir en una etapa posterior a OPEC, no deben modificar las OPEC que ya están siendo objeto de concurso, todo esto en coordinación con la gerencia asignada en la CNSC.

Si la entidad ya está registrada en SIMO con su administrador asignado, pero presenta alguna de las siguientes situaciones, deberá hacer las respectivas solicitudes a la CNSC :

• La entidad NO tiene empleos registrados en SIMO, deberá solicitar que se le active la etapa para que los usuarios con rol “Cargador” creen las OPEC de la entidad.

• La entidad YA tiene empleos registrados en SIMO que fueron creados por error y requieren ser eliminados antes de que se inicie la etapa de preinscripción e inscripciones, pero el administrador de la entidad no tiene habilitada la eliminación de la OPEC, deberá solicitar a la gerencia de la CNSC le active la etapa OPEC o la excepción para eliminar un empleo específicamente.

• La entidad YA tiene empleos registrados en SIMO y no han sido convocados o están en planeación, pero actualmente no está activa la opción al usuario Cargador para la creación las OPEC, deberá solicitar la activación de la etapa de OPEC a la gerencia asignada en la CNSC.

• La entidad YA tiene empleos registrados en SIMO y no han sido convocados o están en planeación, pero actualmente no está activa la opción al usuario Cargador para la edición de las OPEC, deberá solicitar a la gerencia asignada en la CNSC, la excepción de edición de un empleo específicamente o la activación de la etapa de OPEC (activa también la creación de empleos).

Para ingresar al Sistema de apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad - SIMO, debe ingresar a la página web: https://simo.cnsc.gov.co. En la parte superior izquierda se encuentra el enlace de “Acceso entidades”:

Si existen avisos se verán primero, por favor ciérrelos y luego el sistema le muestra la siguiente pantalla donde deberá digitar el usuario y contraseña asignados:

Una vez que diligencie el usuario, clave y seleccione el botón “Ingresar”, y sí es un usuario que está ingresando por primera vez a SIMO, el sistema le mostrará las Condiciones, Deberes y Políticas de Uso que tendrá, por favor léalo con detenimiento y si está de acuerdo, seleccione el botón “Aceptar” que queda al final del texto, para poder acceder al sistema; tenga presente que si cierra las condiciones de uso o las cancela, no podrá acceder al sistema SIMO.

Observe que en la ventana emergente aparece la barra vertical, la cual le permitirá desplazarse hacia abajo y arriba, para leer por completo el detalle.

Para aceptar las condiciones de uso deberá hacer click en el botón “Aceptar” , de lo contario haga click en el botón “Cerrar” que aparece al final del texto, con lo cual el sistema lo vuelve a la pantalla del login y no le permite acceder a SIMO hasta que acepte las condiciones de uso.

Si aceptó las condiciones de uso como Administrador de la entidad, verá la página principal de SIMO con las funcionalidades habilitadas para su usuario; en la parte superior de la pantalla estará disponible para su consulta las condiciones de uso, seleccionando el botón “Ver condiciones y políticas de uso”.

Con el ánimo de apoyar a los usuarios con Rol “Administrador Entidad” en la gestión de los Procesos de selección, administración de usuarios y dependencias, la Comisión Nacional del Servicio Civil, ha creado ayudas que le guiarán en la navegación y funcionalidad del Sistema SIMO:

• Manual de usuario Administrador de Entidad.
• Vídeo tutorial de los diferentes procesos que maneja el sistema.

Manual de Usuario Administrador de la Entidad:

Desde cualquiera de las pantallas de SIMO, en el extremo superior izquierdo puede observar el siguiente botón:

El botón en forma de signo de interrogación le permitirá acceder al “Manual de Ayuda para el Usuario Administrador de la Entidad”, haga click en él y el sistema abrirá en una ventana emergente el Manual:

A la derecha del manual aparece la tabla de contenidos, desde la cual podrá llegar rápidamente al tema de su interés, simplemente haciendo click en el título correspondiente.

Vídeo tutorial

Desde la pantalla de inicio del usuario con Rol “Administrador Entidad” en SIMO, en el extremo superior izquierdo puede observar el siguiente botón:

El botón en forma de cámara de vídeo, le permitirá acceder al vídeo disponible, haga click en el botón y el sistema abrirá en una ventana emergente el vídeo:

Al ingresar a SIMO, con el Rol Administrador de la Entidad, la pantalla que visualizará es la siguiente:

También se puede acceder a esta pantalla, desde el menú lateral izquierdo haciendo click en las opciones “panel de control” ó “Procesos de Selección”.

Observe que en los títulos de columna: Código, Año, Id, Nombre, Entidad y Estado del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Código:¨ Corresponde al Código único del Proceso de Selección.
• Año: Año del Proceso de Selección.
• Id: Identificador del Proceso de Selección.
• Nombre: Nombre del Proceso de Selección
• Entidad Entidad pública para la cual se está realizando el Proceso de Selección.
• Total empleo: Total de empleos del proceso de selección.
• Cantidad empleos concurso ascenso: Cantidad de empleos disponibles para concurso de ascenso del total de empleos del proceso de selección.
• Total de vacantes: Corresponde al total de vacantes de todos los empleos, este valor incluye la cantidad registrada en las vacantes que se habilitarán para ascensos.
• Cantidad vacantes concurso ascenso: Indica la cantidad registrada para ascensos en las vacantes de todos los empleos.
• Porcentaje vacantes proveer c. ascenso: Valor porcentual de vacantes a proveer por medio de concurso de ascenso.
• Estado: Estado actual del Proceso de Selección. Valores válidos son Abierta (A), Cerrada (C), Cancelada (CA) ó Suspendida (S)
• Empleos: Podrá consultar los empleos del proceso de selección, seleccionando el icono “Empleos”
• Detalle: Podrá consultar el detalle del Proceso de selección, seleccionando el icono “Ver detalle” .

A continuación se explicarán estos dos accesos:

Para realizar las tareas de Administración de la información correspondiente a los empleos del Proceso de Selección de la Entidad, ingrese haciendo click en el icono “Empleos” del listado de los Procesos de Selección:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior: Número OPEC, Código, Denominación, Grado y Propósito del empleo, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Número OPEC: Número OPEC del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Código: Código del empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Denominación: Denominación del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Grado: Grado del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Propósito del Empleo: Propósito del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente..
• Total de Vacantes: Corresponde al total de vacantes del Empleo, este valor contiene la cantidad registrada en la vacante que se habilitará para ascensos.
• Cantidad de Vacantes para concurso de Ascensos: Indica la cantidad registrada para ascensos en las vacantes del Empleo.
• Reporte OPEC: Permite visualizar el certificado del empleo al seleccionar el icono de “Ver Reporte” . Si el ícono aparece en color rojo indica que se han realizado cambios sobre el empleo, después de haber generado el certificado del empleo y éste no se ha actualizado. Si este campo está vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado del empleo.
• Ver Empleo: Permite consultar el detalle de empleo (información general del empleo, funciones, requisitos mmínimos, alternativas, equivalencias, vacantes, características de las vacantes), seleccionando el icono “Ver detalle” .
• Eliminar: Permitirá al usuario Administrador de la Entidad eliminar el empleo, esta opción sólo se habilita (Icono “Borrar” ), si la etapa de OPEC está abierta o si se creó un excepción para el empleo que permita esta acción; en caso contrario se observará el icono “No permitido” .

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de empleos usando filtros
• Consultar el listado de los empleos ya creados para este proceso de selección, con sus opciones.

El Administrador de la Entidad, puede filtrar la búsqueda de los empleos ya registrados para el proceso de selección de la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Número OPEC
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Propósito, ingresando parte del texto: “Asesorar”:

Para consultar el último reporte generado para el empleo, haga click en el icono “Ver Reporte” del campo “Reporte OPEC” en el listado de empleos.

Si el ícono aparece en color rojo indica que se han realizado cambios sobre el empleo, después de haber generado el último certificado del empleo y éste no se ha actualizado.

Si este campo está vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado del empleo por parte del usuario cargador de la entidad.

El sistema le mostrará el reporte Opec a través de una ventana emergente:

Desde aqui podrá descargarlo y/o imprimirlo.

Para ver más información del empleo, seleccione el icono “Ver detalle” de la columna “Ver Empleo” del listado de empleos:

El sistema le mostrará en la siguiente pantalla el detalle del empleo:

Esta pantalla se encuentra dividida en las secciones: Información del empleo, Funciones, Requisitos mínimos y Vacantes, las cuales explicaremos a continuación:

Inicialmente se observa la sección que contiene información básica del empleo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados.

Descripción de los campos:

• Número OPEC: Número de la OPEC del empleo.
• Nivel: Nivel del empleo.
• Denominación: Denominación asociada al nivel del empleo.
• El empleo no tiene código: Casilla de check para indicar si el empleo tiene código ó no. Si la casilla está seleccionada indica que el empleo no tiene codificación.
• Código: Código correspondiente al nivel y denominación del empleo, en caso que éste se encuentre codficado.
• Grado: Grado del Empleo.
• Asignación salarial: Asignación salarial del Empleo, es un campo obligatorio cuando el empleo tiene codificación.
• Propósito: Propósito del Empleo.
• Manual de Funciones y Competencias Laborales (Ficha del empleo): Archivo en PDF del manual específico de funciones que se haya asociado al empleo y que se encuentra vigente en la entidad.
• Concurso de ascenso: Casilla para indicar que el empleo cumple las condiciones para ofertarse en un concurso en modalidad de ascenso.

La siguiente sección contiene el listado de funciones del empleo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados. Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida

En esta sección se visualizan los requisitos del empleo, así como las alternativas o equivalencias al requisito mínimo. Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados.

Descripción de los campos:

• Estudio: Texto descriptivo del requisito mínimo a nivel de estudio para el empleo.
• Experiencia: Texto descriptivo de la experiencia mínima requerida para el Empleo.
• Tiempo: Cantidad de la experiencia mínima requerida para el empleo, dada en meses.
• Alternativas: Permite consultar las alternativas en estudio, experiencia y tiempo de Experiencia válida para el empleo.
• Equivalencias: Permite consultar las equivalencias en estudio, experiencia y tiempo de Experiencia válida para el empleo.
• Editar: La funcionalidad de editar no está habilitada para el Administrador de la Entidad en ninguna circunstancia.
• Eliminar: La funcionalidad de eliminar no está habilitada para el Administrador de la Entidad en ninguna circunstancia.

Al seleccionar el icono “Alternativas” , desde la sección de Requisitos, el sistema lo llevara a la siguiente pantalla, donde puede consultar las alternativas al requisito mínimo del empleo, respecto a estudio, experiencia y tiempo de experiencia del empleo:

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida , para este rol.

Al seleccionar el icono “Equivalencias” , desde la sección Requisitos el sistema lo llevara a la siguiente pantalla, donde puede consultar las equivalencias en estudio, experiencia y tiempo de experiencia para poder suplir el empleo:

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida .

Esta sección contiene el listado de las vacantes del empleo por Departamento, municipio, dependencia y estado, que serán ofertados en el proceso de selección.

Descripción de los campos:

• Id: Identificador interno generado por el sistema para la vacante.
• Depto: Departamento de Colombia donde se encuentra la vacante.
• Municipio: Municipio del departamento donde se encuentra la vacante.
• Dependencia: Dependencia de la Entidad a la que pertenece la vacante.
• Total de vacantes: Cantidad total de vacantes, este valor incluye la cantidad de ascensos.
• Cant. vacantes concurso ascensos: Cantidad de ascensos registrados para la vacante.
• Fecha en que se generó la vacante: Fecha en que se generó la vacante.
• Estado: Estado de la vacante. Los estados pueden ser: Provisto en Encargo, En Provisionalidad, No Provisto.
• Características de la vacante: Enlace para ver el listado de los funcionarios públicos que ocupan la vacante. Este enlace sólo se habilita para las vacantes con estados: “Provistos en encargo” y “En Provisionalidad”. Para las vacantes con estado “No provisto” este campo aparece con el botón de “Candado” , indicando que esta operación se encuentra restringida.

Observe que los íconos bajo las columnas “Editar” y “Eliminar” aparecen como operación restringida

A. Si el empleo es “Provisto en Encargo”:

Para consultar la información de la vacante y el listado de funcionarios públicos registrados, ingrese a través del enlace “Características de la Vacante” .

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Podrá visualizar y consultar el detalle de cada uno de los funcionarios registrados haciendo click en el icono “Ver detalle” .

B. Si el empleo será provisto con nombramiento “En provisionalidad”.

Para consultar la información de la vacante y el listado de funcionarios públicos registrados, ingrese a través del enlace “Características de la Vacante” .

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Podrá visualizar y consultar el detalle de cada uno de los funcionarios registrados haciendo click en el icono “Ver detalle” .

Si el funcionario público que ocupa la vacante tiene condición de Pre-pensionado la pantalla que se observa es similar a la siguiente:

Si el funcionario público que ocupa la vacante NO tiene condición de Pre-pensionado la pantalla que se observa es similar a la siguiente:

Esta ventana emergente puede ser cerrada haciendo click en la X que se encuentra en la esquina superior derecha.

Esta sección y funcionalidad sólo debe ser usada por la COMISIÓN DE PERSONAL y se habilita cuando la Gerencia de la CNSC crea la etapa de “Verificación de listas de Elegibles” y habilita en un rango de tiempo a la Comisión de Personal de la Entidad, la verificación de la hoja de vida de los aspirantes de la Lista de Elegibles, así como habilita al Presidente de la Comisión de Personal, la creación de Solicitudes de Exclusión, si éste considera que los aspirantes elegidos no cumplen con los requisitos del empleo, o incurren en algún otro causal de exclusión.

A continuación se describen los campos:

• Id resultado consolidado: Consecutivo del sistema asignado a la lista de elegibles del empleo generada por la CNSC.
• Fecha de registro: Fecha en la que se realizó la generación de la lista de elegible del empleo.
• Fecha de publicación: Fecha diligenciada por la CNSC para establecer la fecha de la publicación de la lista de elegible del empleo a la entidad, que permitirá a los usuarios de la Comisión de Personal visualizar las hojas de vida de los elegibles.
• Fecha de inicio de solicitud de exclusiones: Fecha diligenciada por la CNSC que establece el inicio para crear o editar las solicitudes de exclusión por parte del Presidente de la Comisión de Personal de la Entidad a la lista de elegibles publicada.
• Fecha de cierre de solicitud de exclusiones: Fecha diligenciada por la CNSC para establecer la finalización de las solicitudes de exclusión de lista de elegibles, que puede realizar el Presidente de la Comisión de Personal.
• Ver carpeta: Al seleccionar el icono “Ver Carpeta” se listarán y se podrán consultar los aspirantes que hacen parte de la lista de elegibles del empleo. Únicamente se habilita la carpeta de la última lista de elegibles publicada por la CNSC.
• Publicación y solicitud de Exclusiones de Entidades: Permite al Gerente de la CNSC publicar la lista de elegibles y establecer las fechas de solicitudes de exclusión a las entidades, esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad
• Editar: Permite al Gerente de la CNSC editar la fecha de inicio o cierre de solicitudes de exclusión si no han empezado, esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad

Para listar los aspirantes que componen la lista de elegibles, debe seleccionar el icono “Ver Carpeta”que aparece bajo la columna “Ver Carpeta” de la sección de “Histórico de lista SIMO - BNLE”:

El sistema abrirá una nueva pantalla donde podrá ver el listado de las inscripciones que están en la lista de elegibles del empleo consultado:

El campo “No. OPEC” indica el empleo de la lista de elegibles consultada, es un dato que trae el sistema en forma automática.

El Administrador de la Entidad puede puede filtrar un elegible en particular diligenciando el campo Id. Inscripción o No. Identificación , luego debe hacer click en el botón “Buscar” .

En caso de no diligenciar ningún dato en los campos habilitados para la búsqueda, se listarán todos los elegibles del empleo. Para reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

A continuación se describen los campos visualizados:

• Id. Inscripción: Número de inscripción.
• Sigue en concurso: Estado de la inscripción del elegible
• Ver carpeta: Permite consultar el detalle de la hoja de vida del elegible, seleccionando el icono “Ver carpeta”
• Pruebas: Opción que permite ver el detalle de las pruebas del elegible, no está disponible a ningún usuario de la entidad.
• Solicitud exclusión lista elegibles: Enlace para crear o editar una solicitud de exclusión a un elegible.

A continuación se detallan los accesos permitidos.

En el listado de aspirantes, podrá consultar los documentos aportados por el aspirante cuando se inscribió al empleo, seleccionando el icono “Ver carpeta” frente a la inscripción del elegible.

Es importante tener presente que en esta pantalla verá sólo la hoja de vida del elegible seleccionado y el sistema no mostrará la evaluación de los requisitos mínimos efectuada por la universidad dentro del proceso de selección

El sistema abrirá una nueva pantalla sólo para consulta con la información del aspirante: En la primera parte se observarán los datos generales del empleo al que se inscribió, si selecciona el botón de “flecha baja” en el empleo se desplegará la información completa del empleo; luego se podrá observar los datos básicos del aspirante elegible; y finalmente cada una de las secciones que hacen parte de la hoja de vida, como son: Formación, Experiencia, Producción intelectual y Otros documentos; en cada sección verá los folios aportados por el elegible y podrá visualizar los documentos en pdf aportados seleccionando el icono “Ver”, como se puede observar a continuación:

Para crear o editar una solicitud de exclusión de lista de elegibles, debe acceder al enlace: “Solicitud de exclusión lista elegibles” en la pantalla donde se listan los aspirantes que conforman la lista de elegibles”, este enlace se habilita sólo durante los días dispuestos por la Gerencia de la CNSC para crear las solicitudes de exclusión por parte de la Entidad a las inscripciones de la lista de elegibles que el jefe de la Comisión de Personal lo considere; si en el campo correspondiente a “Solicitud de exclusión lista elegibles” se observa el icono de “Candado” , el sistema le indica que no tiene acceso a esta funcionalidad debido a que finalizó el rango de tiempo establecido por la CNSC para crear estas solicitudes.

El sistema abrirá la ventana “Solicitudes” para que registre o edite una solicitud de exclusión al aspirante elegible seleccionado:

• Asunto: Título de la solicitud de exclusión, el tamaño debe ser de mínimo 3 y máximo 250 caracteres; se permite letras, números y guiones.
• Resumen: Descripción de la solicitud de exclusión, el tamaño debe ser de mínimo 3 y máximo 1000 caracteres; se permite letras, números y guiones.
• Clase solicitud: Tipo de solicitud que se está tramitando, en este caso corresponde a exclusión.
• Anexos: Listado de los archivos en pdf que han sido seleccionados como soporte a la solicitud de exclusión de lista de elegibles. Una vez cargado un archivo pdf podrá visualizarlo o eliminarlo .
• Botón Seleccione un archivo: Al seleccionar el botón “Seleccione un archivo”, el sistema abrirá el explorador de archivos para que pueda buscar el archivo en formato pdf que anexará a la solicitud de exclusión de lista de elegibles; el sistema le permite cargar tantos archivos como desee, pero tenga en cuenta que el tamaño máximo de cada archivo es de 2MB. Una vez haya cargado un archivo lo verá en el listado de los anexos.
• Botón “Registrar”: Una vez haya diligenciado o editado la solicitud de exclusión, seleccione el botón “Registrar” para guardarla; tenga en cuenta que si cierra la ventana “Solicitudes” haciendo click en el botón “X”, la solicitud de exclusión no quedará guardada.

Esta funcionalidad puede ser utilizada por el Administrador de la entidad (no se habilita a ningun otro usuario en la entidad), para todos los empleos cuando la etapa de OPEC del proceso de selección esté activa o para un empleo especifico cuando se cree una excepción a dicho empleo en un rango de tiempo determinado por parte de la Gerencia de la CNSC (previa solicitud de la entidad), estando la etapa de OPEC cerrada.

A continuación se observará la consulta de los empleos de un proceso de selección con etapa de OPEC abierta, en donde se visualiza habilitada la funcionalidad de eliminar para todos los empleos:

En el siguiente ejemplo se observa la activación del icono eliminar empleo cuando se habilita una excepción a un empleo específico:

La siguiente ventana muestra el Empleo Nro. 77903 del Proceso de Selección No. 740 de 2018, cuya etapa OPEC se encuentra cerrada, observe que la opción de Eliminar, se encuentra restringida:

Una vez la Excepción es creada para este Empleo a Solicitud de la Entidad, al ingresar el Administrador de la Entidad, éste podrá eliminar el Empleo en el intervalo de tiempo que ha sido establecido:

Al seleccionar el icono “Borrar”el sistema SIMO generará una ventana emergente donde le solicitará que confirme si quiere eliminar el empleo:

Al seleccionar el botón “Aceptar” el empleo se eliminará:

Si por el contrario se selecciona el botón “Cerrar” , cuando aparece la ventana emergente de confirmación de eliminación del empleo, no se realizará el borrado.

Al hacer click en el icono “Ver detalle” que aparece bajo la columna “Detalle” del listado de Procesos de Selección, el sistema lo llevará a una nueva ventana desde donde podrá consultar datos básicos del proceso de selección:

Esta nueva pantalla se encuentra divida en varias secciones las cuales explicaremos a continuación:

• Datos del Proceso de Selección
• Etapas
• Normatividad
• Entidades que hacen parte del Proceso de Selección
• Cargadores y Analistas
• Grupos

Los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados:

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección padre: Nombre del Proceso de selección padre al que pertenece el subproceso de selección; si el campo está vacío indica que se está accediendo a un Proceso de selección Padre o que el proceso de selección no tiene subprocesos de selección.
• Código único del Proceso de Selección: Es el código asignado cuando se creó el proceso de selección.
• Entidad: Es el nombre de la entidad pública para la cual se está realizando el proceso de selección.
• Año: Es el año del proceso de selección.
• Nombre: Nombre del proceso de selección.
• Descripción: Descripción del proceso de selección.
• Delta pago PSE: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago de derechos de participación por PSE.
• Delta pago banco: Días de plazo antes del cierre de inscripciones, para realizar el pago de derechos de participación por banco.
• Tipo de Aplicación: Tipo de aplicación del proceso de selección, puede ser por país o municipio.
• Mantener visible al público: Si la casilla está seleccionada, habilita el proceso de selección para que sea vista por el ciudadano.
• Documento que justifica la creación del Proceso de Selección: Al seleccionar el icono “Ver” permite consultar el documento en PDF que se adjuntó para respaldar la creación del proceso de selección.
• Mantener en histórico OPEC: Si la casilla está seleccionada, habilita el proceso de selección en el acceso “histórico de OPEC” a los ciudadanos.

Al continuar desplazándose hacia abajo en la misma pantalla aparecerá la Sección Etapas, desde donde el administrador de la entidad podrá verificar el listado de las etapas del Proceso de Selección:

Descripción de los campos:

• Etapa: Nombre de la Etapa del Proceso de Selección.
• Fecha inicio: Fecha de inicio de la Etapa.
• Fecha Final: Fecha de cierre de la Etapa.
• Estado: Estado de la Etapa. Valores válidos : Activa / Inactiva.
• Cerrar: Permite al usuario Administrador de la entidad cerrar la etapa activa de OPEC, únicamente cuando aparece el enlace “Cerrar Etapa” (se explicará más adelante); cuando se observe el ícono en forma de candado indica que la operación esta restringida.
• Reporte Opec: Aparece el ícono en forma de hoja de reporte , para visualizar el reporte de la Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa - OPEC. Si la etapa está abierta aparecerá con una marca de agua indicando que es un “BORRADOR”, si la etapa está cerrada la marca de agua dirá “Reporte Definitivo”.
• Archivo: Documento que soporta la creación de una etapa, para visualizarlo seleccione el icono “Ver detalle” ; si esta vacío se debe a que no se cargó documento.
• Editar: Editar etapa no está habilitada para los usuarios de la entidad, por lo tanto aparece el ícono Operación no permitida .
• Eliminar: Eliminar etapa no está habilitada para los usuarios de la entidad, por lo tanto aparece ícono “Operación no permitida” .

El administrador de la entidad sólo tiene permisos para cerrar la etapa OPEC, siempre y cuando ésta etapa esté activa y todos los empleos estén completos (tenga información en funciones, requisitos, vacantes). Haga click en el enlace “Cerrar Etapa” , que aparece bajo la columna “Cerrar” en el listado de la Sección ETAPAS:

Si existen empleos incompletos, el sistema le generará un mensaje indicándole que no puede cerrar la etapa OPEC y le listará los empleos que deben completarse:

En caso contrario, si todos los empleos están completos el sistema desplegará la siguiente ventana emergente, donde deberá ingresar una justificación del cierre y asociar el documento correspondiente:

Finalmente recuerde hacer click en el botón “Registrar” , automáticamente el sistema cierra la etapa, actualiza el campo “Fecha final” con la fecha en la que se realiza el cierre de la etapa OPEC y cambia su estado de Activa a Inactiva.

Una vez cerrada la etapa el sistema no permitirá realizar modificaciones a los empleos del Proceso de Selección y el reporte OPEC queda definitivo.

NOTA IMPORTANTE: Recuerde imprimir el reporte OPEC, firmarlo y enviarlo a la CNSC.

Para generar el reporte de los empleos del proceso de selección haga click en el ícono “Reporte Opec”, que aparece frente a la etapa OPEC:

Si la etapa OPEC está abierta el reporte con la información de la Oferta de los Empleos del Proceso de Selección se generará con una marca de agua indicando que es un borrador, pues se pueden modificar los empleos:

Si la etapa OPEC está cerrada, el reporte con la información de la Oferta de los Empleos del Proceso de Selección se generará con una marca de agua indicando que es el definitivo, pues estando la etapa cerrada todos los empleos deben estar completos y no se pueden modificar.

Una vez generado el reporte OPEC podrá descargarlo a: Excel, PDF ó imprimirlo

Nota importante: Para Regenerar el Reporte OPEC:

• La Etapa OPEC debe estar abierta y activa (solicitud a la gerencia de la CNSC para volver a abrirla)
• El Usuario Cargador deberá realizar la actualización correspondiente.
• Verifique el dato actualizado.
• Cierre la etapa para que se genere el reporte de Opec definitivo el cual debe ser firmado y entregado a la CNSC

En la sección Normatividad, se observa el listado de los acuerdos que hacen parte del Proceso de Selección, correspondientes a su entidad:

Descripción de los campos:

• Número: Identificador numérico del acuerdo del proceso de selección.
• Fecha Acuerdo: Fecha de creación del acuerdo del proceso de selección.
• Fecha Publicación: Fecha de publicación del acuerdo del proceso de selección.
• Descripción: Descripción del acuerdo del proceso de selección.
• Publicar: Publicar acuerdos. Esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad, por lo tanto aparece el ícono de “Operación restringida” .
• Editar: Editar acuerdos. . Esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad, por lo tanto aparece el ícono de “Operación restringida” .
• Eliminar: Eliminar acuerdos. Esta opción no está disponible para ningún usuario de la entidad, por lo tanto aparece el ícono de “Operación restringida” .

La sección Entidades que hacen parte del proceso de selección permite al Administrador de la entidad, consultar los procesos de selección hijas que tenga su entidad.

Cuando se está accediendo a un proceso de selección que no tiene subprocesos, o a un proceso de selección hija esta sección no tendrá información:

Si se está accediendo como Administrador de la entidad a un proceso de selección padre, se encontrarán el listado de las entidades y sus procesos de selección en esta sección:

Descripción de los campos:

• Código:¨ Corresponde al Código único del proceso de selección.
• Año: Año del proceso de selección.
• Nombre: Nombre del proceso de selección
• Entidad Entidad pública para la cual se está realizando el proceso de selección.
• Empleos: Podrá consultar los empleos del proceso de selección, seleccionando el icono “Empleos” , para ampliar esta funcionalidad refiérase a la sección 3.1 de este documento.
• Ver Detalle: Podrá consultar el detalle del proceso de selección, seleccionando el icono “Ver detalle” , para ampliar esta funcionalidad refiérase a la sección 3.2 de este documento.

La Sección Cargadores y Analistas, permite al administrador de la entidad consultar, asociar y desasociar usuarios de su entidad con estado activos; al proceso de selección.

Observe que en los títulos del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre éste, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Id: Identificador único generado por el sistema para el usuario de la entidad.
• Usuario: Nombre del usuario con el cual deberá hacer login para el ingreso al sistema.
• Roles Usuario: Roles asociados al usuario de la entidad.
• Nombre: Nombres y apellidos del usuario de la entidad.

Para asociar usuarios de su entidad, recuerde que éstos deben estar creados y activos.

Paso 1 Hacer click en el botón “Flecha baja” del campo Usuario para que despliegue la lista de los usuarios de la entidad activos:

Paso 2. Con el mouse desplazarse hasta encontrar el usuario deseado y hacer click en él para que sea seleccionado:

Paso 3. Hacer click en el botón “Asociar Usuario” :

Paso 4. Aparece el mensaje del sistema, indicando que el registro se guardó correctamente y automáticamente este nuevo usuario aparecerá en la lista de usuarios asociados al proceso de selección:

Esta opción la podrá ejecutar haciendo uso del enlace “Desasociar” que aparece frente al usuario que desea desasociar.

Paso 1 Posicionar el mouse sobre el enlace frente al usuario que desea desasociar. En el ejemplo desasociaremos al usuario “MariaMojica”, observe que en la lista aparecen 4 usuarios asociados:

Paso 2 Hacer click en enlace frente al usuario seleccionado. Tenga en cuenta que esta acción no solicita confirmación, por lo cual debe estar seguro de la acción que va a realizar, ya que el sistema simplemente enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y elimina el registro de la lista.

Si el usuario tiene en ese momento algún proceso pendiente, el sistema no le permitirá desasociarlo.

En nuestro caso, observe que el usuario MariaMojica, es eliminado de la lista, ahora aparecen sólo 3 registros asociados:

La Sección Grupos permite al administrador de la entidad poder verificar el listado actual de los Grupos del Proceso de Selección, como también los empleos asociados incluidos en el grupo y gestionar los contenidos temáticos.

Para consultar los empleos incluidos en el grupo, haga click en el icono “Detalle del grupo” que se encuentra bajo la columna “Empleos”, el sistema lo llevará a la siguiente ventana:

En esta pantalla puede consultar información general del contenido y un listado con los empleos asociados incluidos en el grupo.

Para consultar el contenido temático, haga click en el icono “Contenidos temáticos” que se encuentra bajo la columna “Contenidos Temáticos”, el sistema lo llevará a la siguiente ventana:

En esta pantalla puede consultar información general del contenido, visualizar el listado con los contenidos temáticos asociados al grupo, así mismo podrá asociar nuevos contenidos temáticos.

Los empleos registrados bajo el nuevo modelo de Registro de Vacantes Definitivas, realizado previamente por el ó los cargadores de la entidad, podrán ser consultados por esta opción:

Desde esta pantalla podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de empleos usando filtros
• Consultar el listado de empleos ya creados, con sus opciones.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Identificador del empleo: Número identificador único del Empleo. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Código: Código del empleo, es el código que corresponde a denominación del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Denominación: Corresponde a la denominación del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Grado: Corresponde al grado del empleo, según la nomenclatura y clasificación establecida en el Decreto de Ley que le aplica a la Entidad. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Propósito del empleo: Propósito del empleo. Este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Total de Vacantes: Corresponde al total de vacantes del empleo. Este valor incluye el número de vacantes que se marcaron para ascensos.
• Cantidad de vacantes para Ascensos: Indica el total de las vacantes que se marcaron para ascensos.
• Reporte OPEC: Al seleccionar el icono “Ver Reporte” , permite visualizar el certificado del empleo, si este campo aparece vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado. Tenga en cuenta que sí posterior a la generación del Certificado, realiza cambios al empleo, deberá nuevamente generar el Reporte OPEC, para que los cambios queden oficialmente actualizados ante la CNSC. De no hacerlo, se entenderá que la información oficial es la registrada en el último reporte o que éste se encuentra desactualizado.
• Ver Empleo: Al seleccionar el icono “Ver detalle” , permite editar el detalle de empleo (Información del empleo, Funciones, Requisitos, Alternativas a los Requisitos, Equivalencias, Vacantes definitivas del empleo).
• Eliminar: Esta funcionalidad no se encuentra habilitada para el usuario con rol administrador de la entidad. Aparece con el ícono en forma de candado .

El administrador de la entidad, puede filtrar la búsqueda de los empleos ya registrados para la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Identificador del empleo
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo
• Nombre de la Entidad: Ingrese parte del nombre de la entidad, también puede ingresar el nombre completo.
• Nit de la Entidad: Ingrese el NIT completo de la entidad.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” . Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Propósito, ingresando parte del texto: Adelantar, observe el resultado:

Si el cargador ha generado el reporte de certificación del empleo individual, en el listado de registro de vacantes definitivas, se observará en la columna “Reporte OPEC” el icono “Ver detalle Reporte” , al hacer click en éste se podrá consultar el último reporte generado para el empleo.

En caso que no aparezca el ícono “Ver detalle Reporte”, indica que aún no se ha generado el reporte Opec para el empleo.

El reporte se visualizará a través de una ventana emergente así:

Esta ventana la puede cerrar haciendo click en la X que aparece en el extremos superior derecho.

Para consultar el detalle del empleo, desde el listado de registro de vacantes definitivas, haga click en el ícono “Ver detalle” de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Esta pantalla se encuentra dividida en las siguientes secciones, las cuales explicaremos a continuación:

• Información del Empleo
• Funciones
• Requisitos
• Alternativas a los Requisitos
• Equivalencias
• Vacantes definitivas del empleo

En la sección Información del empleo podrá consultar los datos básicos del empleo, como son: Nivel, Denominación, Grado, Asignación salarial, etc.

Observe que los datos mostrados son sólo de consulta por lo que no podrán se modificados.

Descripción de los campos:

• Nivel: Nivel del empleo.
• Denominación: Denominación asociada al “Nivel” del empleo.
• Código/Nivel del cargo: Código correspondiente a la combinación de los campos “Nivel” y “Denominación”, seleccionados previamente y que pertenecen al tipo de entidad pública para la cual se registró el empleo.
• Grado: Grado del empleo.
• Vigencia Escala Salarial: Año de la vigencia salarial.
• Asignación salarial: Asignación salarial, según lo establecido en el decreto aplicable en la vigencia, correspondiente a la entidad.
  • La tabla maestra de salarios, se actualizará anualmente conforme a lo establecido en el decreto mediante el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por servidores públicos, los valores que se muestran son los contenidos en dichas tablas.
• Propósito: Propósito del empleo.
• Manual de funciones: Haga click en el botón “Ver archivo” , el sistema le mostrará en una ventana emergente el “Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales - MEFCL” asociado al empleo
• Concurso de ascenso: Casilla que al estar marcada, indica que el empleo registrado cumple las condiciones para ofertarse en un concurso en modalidad de ascenso.

Desplazándose hacia abajo sobre la pantalla aparece la sección Funciones, si previamente se han cargado funciones al empleo, se observará el “Listado de funciones del empleo”, de lo contrario aparecerá en blanco:

Si previamente se han cargado Requisitos al empleo se pueden consultar los requisitos de: Estudio, Experiencia u Otros:

• Bajo la columna Estudio aparece el resumen de los requisitos mínimos de estudio exigidos para la vacante del empleo.
• Bajo la columna Experiencia aparece el resumen de los requisitos mínimos de experiencia exigidos para la vacante del empleo.
• Bajo la columna Otros aparece los otros requisitos para la vacante, como por ejemplo, Certificado de otros idiomas.

Esta sección es visualizada solamente, si se han creado Requisitos al empleo, de lo contrario estará deshabilitada y oculta.

En ella aparecerán las alternativas a los requisitos del empleo, por: Estudio, Experiencia u Otros:

Esta sección es visualizada solamente, si se han creado Requisitos al empleo, de lo contrario estará deshabilitada y oculta.

En ella aparecerán las equivalencias a los requisitos del empleo: Equivalencia de Estudio ó Equivalencia de experiencia:

En esta sección aparece el listado con todas las vacantes definitivas del empleo, siempre y cuando hayan sido creadas:

Descripción de los campos:

• Identificador de la vacante: Identificador interno de la vacante.
• Departamento : Departamento donde se encuentra la vacante.
• Municipio : Municipio, del departamento de Colombia donde se encuentra la vacante.
• Dependencia *: Dependencia de la vacante.
• Vacante para Ascenso: Si la vacante fue marcada para ascenso, bajo esta columna aparece el valor “Si”, de lo contario dirá “No”.
• Detalle de la Provisión transitoria: Enlace para consultar el detalle de la provisión transitoria de la vacante.

Para consultar la Información con el Detalle de la Provisión Transitoria, haga click en el enlace de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a la siguiente ventana:

Inicialmente se pueden consultar los datos de la vacante, como son:

• Identificador del empleo
• Código
• Denominación
• ID de la vacante
• Fecha Generación de la Vacante
• Dependencia
• Estado
• Departamento
• Municipio

Seguidamente aparece el historial con el Detalle de la Provisión Transitoria, en esta sección podemos ver los siguientes datos:

• Fecha Inicio
• Fecha Fin ó de liberación
• No. de identificación del servidor público
• Nombre del servidor público
• Tipo de nombramiento

Si desea consultar el detalle del servidor público, haga click en el ícono “Ver detalle” , la información que mostrará el sistema depende del tipo de nombramiento, así:

Nombramiento en Provisionalidad

Nombramiento En Provisionalidad (Pre-pensionado)

Nombramiento Provisión mediante Encargo

Al hacer click en la opción “Entidades”, desde el menú lateral izquierdo, accederemos a la siguiente pantalla:

Descripción de los campos:

• Id: Identificador de la entidad pública en el sistema SIMO.
• Nombre: Nombre de la entidad pública.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN de la entidad.
• Contacto: Nombre del contacto de la Entidad para la CNSC.
• Ver detalle: Para consultar, modificar y/o gestionar la información de su entidad deberá hacer click en el icono “Ver detalle” .

El sistema lo lleva a una nueva pantalla donde podrá gestionar la información correspondiente a su entidad. Esta nueva pantalla se encuentra divida en varias secciones las cuales explicaremos a continuación:

• Datos de entidad
• Usuarios de la entidad
• Dependencias de la entidad

En esta sección podrá consultar y modificar los datos básicos de la entidad.

Descripción de los campos:

Recuerde que los campos marcados con asterisco *, son de diligenciamiento obligatorio..

• Nombre: Nombre de la entidad.
• NIT: Razón social o Número identificador Tributario ante la DIAN de la Entidad.
• Dígito de verificación: Dígito de verificación del NIT.
• Sistema de Carrera: Sistema de carrera. Valores válidos: Sistema General, Sistema Especifico, Sistema Especial.
• Orden/Otra clasificación: Orden y/o clasificación de la entidad. Valores válidos:
  • Nacional
  • Docentes
  • Cámara de Representantes
  • DAPRE
  • Agencias Nacionales
  • ICETEX
  • ICFES
  • INPEC
  • Sector Defensa
  • Senado de la República
  • Superintendencias
  • UGPP
  • Territorial categorías Especial, primera, segunda y tercera
  • Territorial categorías cuarta, quinta y sexta
  • DIAN
  • ADRES
  • Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
  • Aeronáutica Civil
• Teléfono: Teléfono de contacto de la Entidad.
• Dirección: Dirección física de la Entidad.
• Departamento: Departamento dentro de Colombia al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Municipio: Municipio del Departamento diligenciado en el campo anterior, al que pertenece la dirección de la Entidad.
• Nombre del representante legal: Nombre del Representante Legal de la Entidad.
• Correo del representante legal: Correo electrónico del Representante Legal de la Entidad.
• Nombre del Jefe de la Unidad de Personal: Nombre del jefe de Talento Humano de la Entidad.
• Correo del Jefe de la Unidad de Personal: Correo electrónico del jefe de Talento Humano de la Entidad.

Una vez realice las actualizaciones que requiera, recuerde hacer click en el botón “Guardar” para registrar los cambios.

El sistema envía el siguiente mensaje del sistema, indicando que el registro se guardó correctamente

La siguiente sección que se observa contiene el listado con los datos de los usuarios de la Entidad:

Descripción de los campos:

• Usuario: Nombre del usuario de la entidad con el cual deberá hacer login para el ingreso al sistema.
• Correo: Correo electrónico asociado al usuario de la entidad.
• Nombres: Nombres y apellidos del usuario de la entidad.
• Roles: Roles asociados al usuario de la entidad.
• Estado: Estado actual del usuario de la entidad. Valores válidos: Activo e Inactivo.

Desde esta pantalla podrá realizar:

• Búsqueda de los usuarios ya registrados
• Crear un nuevo usuario
• Modificar un usuario existente

El Administrador de la Entidad, puede filtrar la búsqueda de los usuarios ya registrados para la entidad, por uno o varios de los siguientes campos:

• Nombre
• Usuario
• Estado
• Rol

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Rol, ingresando “Administrador Entidad”:

Para crear un usuario nuevo perteneciente a la Entidad, el Administrador de la Entidad, deberá hacer click en el botón “Crear” , de sección Usuarios de la entidad como se observa en la siguiente imagen:

Al hacer click en el botón “Crear” , se desplegará la siguiente ventana emergente :

Descripción de los campos:

• Usuario: Es el nombre con el que ingresa al Sistema. Puede contener letras, números, punto, no puede tener espacios en blanco. Mínimo 6 caracteres, máximo 30 caracteres.
• Nombre completo: Nombres y apellidos del usuario.
• Tipo de documento: Tipo de documento de identificación. Seleccione el correspondiente de la lista desplegable.
• Número de identificación: Número del documento de identificación. Debe ser numérico. Mínimo 6 caracteres, máximo 10 caracteres.
• Correo electrónico: Correo del usuario que se está creando donde recibirá el enlace para ingresar la clave y también para recordarla, tenga en cuenta debe ser un correo válido.
• Teléfono: Teléfono de contacto. Puede contener números o letras. Mínimo 7 caracteres, máximo 20 caracteres.
• Rol: Rol asociado al usuario. Los valores válidos son:
  • Representante Legal
  • Administrador Entidad
  • Cargador
  • Analista de Lista de Elegibles.

A continuación se detallan los permisos en general que tendría cada rol:

• Rol Cargador: Podrán crear los empleos usando: Modelo del Registro OPEC, a partir de un Proceso de Selección ó el Modelo de Registro de Vacantes Definitivas, para el Reporte Permanente de los empleos. Registrar y gestionar en ambos casos: Datos generales, generar certificado del empleo, Funciones, Requisitos mínimos, Alternativas de Requisitos, Equivalencias de requisitos mínimos, Vacantes y características de la vacante.
• Rol Analista de Lista de Elegibles: Deberán asignarse a los funcionarios de la Comisión de Personal (diferentes al gerente de la comisión de personal, pues este maneja otro rol) para que una vez generadas las Listas de elegibles puedan consultar en un rango de tiempo asignado por la CNSC las hojas de vida de los Elegibles.
• Rol Representante Legal: Podrán sólo consultar: Los empleos, Procesos de selección y La información de la entidad: datos generales, usuarios y dependencias.
• Rol Administrador de la entidad: Deberá asignarse al Jefe de la Unidad de Personal y al Presidente de la Comisión de Personal, este rol permite eliminar empleos - bajo ciertas condiciones-. Consultar: detalle empleos, tanto los que se encuentren asociados a procesos de selección, como los registrados por el cargador a través del Modelo de Registro de Vacantes Definitivas; editar los datos de la entidad; crear y editar usuarios de entidades; crear, editar y eliminar dependencias de la entidad; y por último acceder a las funcionalidades del Presidente de la Comisión de Personal: consultar hoja de vida de lista de elegibles; crear o editar solicitudes de exclusión de lista de elegibles en los tiempos establecidos por la CNSC y consultar las respuestas a las reclamaciones por inscripción y las respuestas a las notificaciones por exclusión de lista de elegibles.

No olvide que al crear el usuario deberá ingresar un correo electrónico válido, ya que a este buzón le llegará un correo con un enlace para que pueda establecer la contraseña de acceso a SIMO.

Cuando haya diligenciado todos los datos requeridos en la pantalla anterior, deberá hacer click en el botón “Aceptar” , para grabar el registro.

Para consultar y/o modificar datos de un usuario, deberá hacer click en el icono “Editar documento” , frente al usuario que desea revisar y/o actualizar, como se observa en la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente con la información del Usuario, donde sólo podrá modificar los siguientes campos: Nombre Completo, Tipo de Documento, Correo, Teléfono, Rol y casilla de check “Habilitado”, la cual indica el estado del usuario (activo o inactivo).

Para inactivar un usuario la casilla “Habilitado” debe quedar sin marcar y para activarlo debe seleccionarse.

No olvide que para grabar los cambios debe hacer click en el botón “Aceptar” .

La siguiente sección que aparece contiene el listado de las Dependencias de la Entidad. También podrá a través de esta pantalla realizar búsqueda por Descripción, Crear, Modificar o Eliminar Dependencias.

La búsqueda se realizará ingresando en el campo Dependencia, el nombre completo o parte del nombre de la Dependencia, luego debe hacer click en el botón “Buscar” .

Sí desea reiniciar la búsqueda sin el filtro de la Dependencia, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo buscaremos por la palabra clave “justicia”, observe que en el listado aparecen 26 registros de Dependencias para esta Entidad.

Al hacer click en el botón “Buscar” , el sistema le devolverá en pantalla el resultado:

Para crear una nueva dependencia perteneciente a la Entidad, el Administrador de la Entidad, deberá hacer click en el botón “Crear” , de la siguiente pantalla:

Al hacer click en el botón “Crear” , se desplegará la siguiente ventana emergente :

Descripción de los campos:

• Dependencia: Nombre de la Dependencia. Puede contener letras, números o guion. Mínimo 3 caracteres, máximo 250 caracteres de longitud.
• Descripción: Descripción de la Dependencia.

Cuando haya diligenciado los datos requeridos en la pantalla anterior, deberá hacer click en el botón “Aceptar” , para grabar el registro.

Esta nueva dependencia quedará registrada en mayúsculas y sin tildes en el listado de las dependencias:

Para modificar datos de una Dependencia, deberá hacer click en el icono “Editar documento” , frente a la dependencia que desea revisar y/o actualizar, de la siguiente pantalla:

El sistema abrirá una ventana emergente con la información de la Dependencia para que pueda realizar la actualización de datos que requiere.

Para actualizar los cambios recuerde hacer click en el botón “Aceptar” .

Al editar una dependencia quedará registrada en mayúscula y sin tildes

Para eliminar una Dependencia, deberá hacer click en el icono “Eliminar” , frente a la dependencia que desea eliminar, de la siguiente pantalla:

El sistema le solicitará confirmación de la acción de borrado a través de la siguiente ventana emergente:

Para confirmar el borrado deberá hacer click en el botón “Aceptar” , para cancelar deberá hacer click en el botón “Cerrar” ó en la X que aparece en la esquina superior derecha.

Tenga en cuenta que no podrá eliminar una dependencia, si ésta se encuentra configurada en una vacante

El sistema enviará el siguiente mensaje:

Al hacer click en la opción Solicitudes de exclusión de Listas de Elegibles / Reclamaciones, desde el menú lateral izquierdo, se podrán consultar únicamente las reclamaciones de tipo inscripción y las solicitudes de exclusión de lista de elegibles de los procesos de selección que tenga la entidad a la que pertenezca el Administrador de la entidad, así como conocer el estado y sus respectivas respuestas, si las hay:

Tenga presente que en esta pantalla no se verán las reclamaciones a las pruebas:

El Administrador de la Entidad, puede realizar búsquedas a las:

• Reclamaciones a Inscripciones ó
• Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles

Las búsquedas sobre Reclamaciones a Inscripciones serán filtradas sobre los siguientes campos:

• Proceso de Selección
• Número de Inscripción
• Número de Reclamación de tipo inscripción

Las búsquedas sobre Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles será filtrada haciendo uso del:

• Número de Solicitud de tipo exclusión.

Para realizar la búsqueda ingrese en el campo “palabra clave” el criterio de búsqueda y luego haga click en el botón “Buscar” . El sistema de acuerdo al valor ingresado, búscará usando los filtros descritos aneriormente y mostrará el resultado en pantalla:

En el ejemplo anterior se realizó la búsqueda sobre reclamaciones de tipo inscripción, usando el Nro. de Inscripción: 169759545.

Si desea reiniciar la búsqueda sin el filtro de la palabra clave, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En esta sección se visualizan las reclamaciones de tipo Inscripción, como por ejemplo: Solicitud de exclusión por actos administrativos, o reclamaciones que podrían ser las que la CNSC realiza si encuentra que el aspirante incurre en algún causal de exclusión, o si el aspirante manifiesta y solicita a la CNSC que desea que lo retiren del concurso, o reclamaciones que tienen que ver con fallos de tutelas, entre otros.

Adicionalmente en ésta sección se pueden ver las reclamaciones relacionadas a recursos y pruebas presentados por los aspirantes cuando a éstos se les haya iniciado actuaciones administrativas por solicitudes de exclusión y se les haya habilitado ese derecho.

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección: Nombre del proceso de selección al que pertenece la reclamación de tipo inscripción.
• Entidad: Entidad a la que está asociada la reclamación de tipo inscripción.
• Nº. OPEC: Nº. OPEC de inscripción que tiene la reclamación de tipo inscripción.
• Inscripción: Número de inscripción para la que fue creada, la reclamación de tipo inscripción.
• Nº reclamación: Número de la reclamación de tipo inscripción.
• Autor: Nombre y rol del usuario, que creo la reclamación de tipo inscripción.
• Estado: Estado de la reclamación de tipo inscripción. Los valores válidos son: Creada (no tiene respuesta) o Finalizada (tiene respuesta).
• Respuesta: Campo para indicar, si la respuesta a la reclamación de tipo inscripción se encuentra creada (sin publicar) o publicada.
• Ver Carpeta: Permite consultar el detalle de la reclamación de tipo inscripción y sus anexos, seleccionando el icono “Ver carpeta” . Se explicará más adelante en la sección 6.2.1.

A continuación, podrá observar ejemplos del detalle de las reclamaciones de tipo inscripción:

Al hacer click en el icono “Ver carpeta” , del listado de Reclamaciones a inscripciones, el sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Ejemplo de reclamación por actuación administrativa por parte del evaluador:

Ejemplo de reclamación por solicitud de retiro enviada por el ciudadano:

Datos del empleo

Al inicio de esta pantalla aparece toda la información relacionada al empleo de la inscripción, para el cual se creó la reclamación, como por ejemplo Nivel, Código, Opec, asignación salarial, proceso de selección al que pertenece, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes. Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Datos de la Reclamación de tipo inscripción

Desplazándose hacia abajo en esta pantalla, puede consultar el detalle de la Reclamación:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud Corresponde al número de la reclamación de tipo inscripción.
• Asunto: Texto que indica el asunto principal del que trata la reclamación..
• Resumen: Cuadro de texto donde aparece en forma ampliada el asunto del que trata la reclamación.
• Clase de solicitud: Clase de reclamación tal como fue creada.

Anexos

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar su reclamación:

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema lo mostrará a través del visor de documentos en una ventana emergente.

Respuestas a Reclamaciones de tipo inscripción

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el listado de respuestas SIMO a las reclamaciones, siempre y cuando éstas hayan sido creadas:

Tenga en cuenta lo siguiente:

1. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Respuesta está en blanco, indica que la reclamación de tipo inscripción no tiene generada aún una respuesta por parte de la CNSC, por lo tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá cero resultados:

2. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Respuesta es “Creado”, indica que hay respuesta por parte de la CNSC pero no se puede consultar el detalle hasta que no sea publicada y por tanto en el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, aparecerá con el icono de “Candado” indicando que la operación está restringida:

3. Si en el listado Reclamaciones a Inscripciones, el campo bajo la columna Respuesta es “Publicado”, indica que existe respuesta por parte de la CNSC y puede ser consultada.

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema le mostrará una ventana emergente con la siguiente información:

En esta ventana aparece el listado de anexos de respuestas, dichos anexos pueden ser consultados, a través del visor de documentos, haciendo click en el icono “Ver documento” .

Al hacer click en la opción “Solicitudes de exclusión de Listas de Elegibles / Reclamaciones”, desde el menú lateral izquierdo, el presidente de la comisión de personal deberá desplazarse en la pantalla hasta la sección llamada: Solicitudes de exclusión a lista de elegibles, desde allí podrá hacer seguimiento de todas las solicitudes de exclusión que haya creado, así como conocer el estado y sus respectivas respuestas, si las hay:

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Proceso de Selección: Nombre del proceso de selección al que pertenece la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Entidad: Entidad a la que está asociada la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Nº. OPEC: Nº. OPEC de inscripción que tiene la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Inscripción: Número de inscripción para la que fue creada, la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Nº solicitud: Número de la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Autor: Nombre del usuario y rol, que creo la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Estado: Estado de la Solicitud de exclusión de lista de elegible. Los valores válidos son: Creada (no tiene respuesta) o Finalizada (tiene respuesta).
• Respuesta: Campo para indicar, si la respuesta a la solicitud de exclusión de lista de elegible se encuentra creada (sin publicar) o publicada. En este campo se pueden observar varios registros, esto se debe a que si la solicitud de exclusión tiene varias respuestas, cada respuesta tiene su estado.
• Ver Carpeta: Permite consultar el detalle de la solicitud de exclusión de lista de elegible y sus anexos, así como consultar la respuesta, seleccionando el icono “Ver carpeta” . Se explicará más adelante.

Para consultar el detalle de la solicitud, haga click en el icono “Ver carpeta” , del listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles:

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Datos del empleo

Al inicio de esta pantalla aparece toda la información relacionada al empleo de la inscripción del elegible para el cual se creó la solicitud de exclusión, como por ejemplo Nivel, Código, Opec, asignación salarial, Proceso de selección al que pertenece, entre otros datos.

Observe que en el extremo inferior derecho aparece el botón “Flecha baja” , al hacer click sobre éste, se amplia información del empleo como Propósito, Requisitos, Funciones y Vacantes. Para ver menos información simplemente haga click nuevamente sobre el botón “Flecha baja” para ocultarla.

Datos de la Solicitud de Exclusión

Al seguir desplazándonos hacia abajo en esta pantalla, se observa el detalle de la solicitud de exclusión de lista de elegibles creada por el Presidente de la Comisión de Personal:

Descripción de los campos:

• Nº de solicitud Corresponde al número de la Solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Asunto: Texto que indica el asunto principal del que trata la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Resumen: Cuadro de texto donde aparece en forma ampliada el asunto del que trata la solicitud de exclusión de lista de elegible.
• Clase de solicitud: Clase de solicitud tal como fue creada.

Anexos

Al seguir desplazándose hacia abajo en esta misma pantalla, aparece la sección Anexos, la cual contiene el listado de anexos aportados por el solicitante para soportar y fundamentar la exclusión de lista de elegible:

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema lo mostrará a través del visor de documentos.

Respuestas a Solicitudes de Exclusión Lista de Elegibles (PRESIDENTE DE LA COMISIÓN DE PERSONAL)

La siguiente información que aparece en la pantalla pertenece a la sección Respuestas, la cual contiene el “Listado de respuestas SIMO a las reclamaciones / solicitudes”, siempre y cuando éstas hayan sido creadas

Tenga en cuenta lo siguiente sobre el campo Respuesta:

1. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta aparece en blanco, indica que no existe aún respuesta por parte de la CNSC a la Solicitud de exclusión de lista de elegible, por lo tanto en la sección Respuestas no aparecerá ningún registro.

2. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta es “Creado”, indica que hay respuesta por parte de la CNSC, por lo tanto en la sección Respuestas aparecerá el registro correspondiente, pero no se podrá consultar el detalle hasta que no sea publicada, aparecerá con el icono de “Candado” indicando que la operación está restringida.

3. Si en el listado de Solicitudes de exclusión a Listas de Elegibles el campo bajo la columna Respuesta es “Publicado”, indica que existe respuesta por parte de la CNSC; por lo tanto en la sección Respuestas aparecerá el registro correspondiente y podrá ser consultado.

Cada uno de estos registros va soportado por un documento, para visualizarlo deberá hacer click en el icono “Ver documento” que aparece frente a éste. El sistema le mostrará una ventana emergente con la siguiente información:

En esta ventana aparece el listado de anexos de respuestas, dichos anexos pueden ser consultados, a través del visor de documentos, haciendo click en el icono “Ver documento” .

Al hacer click en la opción “Cambiar contraseña”, desde el menú lateral izquierdo, accederemos a la siguiente pantalla:

El Administrador de la Entidad puede modificar su contraseña siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar la contraseña anterior. Sí la contraseña actual ingresada no es correcta, el sistema enviará el siguiente mensaje de error:

Paso 2 : ingresar Nueva contraseña, en el campo Nueva contraseña, puede contener letras, números o los siguientes caracteres especiales: @,#,$,%,&,+,-,_,*. Debe contener mínimo 8 caracteres y un máximo de 20. No puede contener espacios en blanco.

Paso 3: Ingresar la clave digitada en el paso anterior, en el campo Verificar contraseña. Debe ser igual a la anterior, en caso que no coincidan enviará el siguiente mensaje de error:

Sí el Administrador de la Entidad, ingreso la contraseña anterior en forma correcta y la nueva coincide en los dos campos siguientes, el sistema efectuará el cambio y enviará el siguiente mensaje confirmando la acción: