Esta guía describe el proceso para el registro y modificación de los empleos y de sus componentes en el sistema SIMO, a los usuarios con rol “Cargador” activos en la entidad.

Al ingresar al sistema SIMO, si existen avisos publicados por la CNSC, se abrirá una nueva ventana llamada “Avisos SIMO” la cual listará los avisos de interés e importancia que la CNSC desea informar a toda la ciudadanía, cada uno de los avisos tiene un título y su respectivo texto detalle, una vez se hayan leído, el usuario puede cerrar la ventana de avisos seleccionando el botón “X” que se encuentra en la parte superior de la misma, y así verá la página de inicio de SIMO.

Si desea volver a ver los avisos publicados, puede seleccionar el icono “Avisos”que se encuentra en la parte superior derecha de la página de SIMO, para devolverse a la página inicial del sistema seleccione el icono de “volver al inicio” .

Consideraciones Generales

Tenga en cuenta los siguientes aspectos generales para la correcta navegación en el sistema SIMO:

1. Utilice el flujo general como guía básica del proceso que el usuario trabajará.
2. Utilizar el ícono “Editar documento” para Modificar tanto la información asociada a un registro como el documento soporte asociado a esta información.
3. Utilizar el ícono “Eliminar registro” para eliminar un Registro.
4. Utilizar el ícono “Consultar documento” para consultar y/o visualizar el documento soporte de un registro.
5. Utilizar el Botón “Crear” para hacer un nuevo Registro.
6. El sistema cuenta con una opción de recuperación de Contraseña, se accede a ella seleccionando el enlace “Si Olvidó su contraseña haga click aquí”
7. El sistema cuenta con una opción de cambio de Contraseña , podrá acceder a esta funcionalidad cuando haya ingresado con su usuario a SIMO.
8. Se debe dar click en los campos con el ícono (Flecha baja) “Plegar o desplegar información detallada” para mostrar las opciones que el campo tiene habilitado. Para seleccionar la opción que desea debe dar click en el valor correspondiente.
9. Utilizar donde se encuentre habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , que aparece en los títulos para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.
10. El botón “Seleccione un Archivo” permite asociar un archivo. Al dar click en este botón se activará una nueva ventana para que ubique y luego seleccione el Documento.
11. El botón “Seleccione un Archivo” puede incluir el ícono en forma de LUPA: “Visualizar documento nuevo” el cual le permite previsualizar el documento recién escogido.
12. Los campos identificados con asterisco * corresponden a campos de diligenciamiento obligatorio.
13. Se recomienda el uso del navegador Chrome o del Navegador Mozilla Firefox para una mejor experiencia

Antes de que el usuario con rol “Cargador” pueda trabajar en el sistema SIMO, se deben cumplir con los siguientes requisitos:

• En el sistema SIMO debe estar creado y activo el usuario con Rol Cargador, además debe estar asociado al Proceso de Selección en la sección “Cargadores y Analistas”; esta tarea la realiza el Administrador de la entidad.

• El usuario cargador de la entidad debe haber recibido correo del sistema SIMO y haber establecido la contraseña de su usuario.

• Debe estar activa la etapa de Registro OPEC para el Proceso de Selección o en su defecto debe estar activa una excepción a un empleo específico (previa solicitud de la entidad a la CNSC); esta acción la realiza la Gerencia de la CNSC.

• Deben estar creadas las dependencias que correspondan a la Entidad, ya que ésta información se solicitará al cargador al momento de registrar la vacante de un empleo; esta actividad la realiza el Administrador de la entidad.

Ingresa al Sistema de Apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad - SIMO

A través de la página web: https://simo.cnsc.gov.co/

En la parte superior izquierda se encuentra el Acceso entidades:

Si existen avisos se verán primero, por favor ciérrelos y luego el sistema le muestra la siguiente pantalla donde deberá digitar el usuario y contraseña asignados:

Una vez que diligencie el usuario, clave y seleccione el botón “Ingresar”, y si es un usuario ha ingresado por primera vez a SIMO, el sistema le mostrará las condiciones, deberes y políticas de uso que tendrá el rol “Cargador”, por favor léalo con detenimiento y si está de acuerdo, seleccione el botón “Aceptar” que queda al final del texto, para poder acceder al sistema; tenga presente que si cierra las condiciones de uso o las cancela, no podrá acceder al sistema SIMO.

Si aceptó las condiciones de uso como Cargador de la entidad, verá la página principal de SIMO con las funcionalidades habilitadas para su usuario; en la parte superior de la pantalla estará disponible para su consulta las condiciones de uso, seleccionando el botón “Ver condiciones y políticas de uso”.

Con el ánimo de apoyar a los usuarios con Rol Cargador en el proceso de Creación de los empleos, la Comisión Nacional del Servicio Civil, ha creado ayudas que le guiarán en la navegación y funcionalidad del Sistema SIMO:

• Manual del Cargador.
• Videos tutoriales de los diferentes procesos que maneja el sistema.

Desde cualquiera de las pantallas de SIMO, en el extremo superior izquierdo puede observar el siguiente botón:

El botón en forma de signo de interrogación le permitirá acceder al “Manual de Ayuda de Usuario del Cargador”, haga click en él y el sistema abrirá en una ventana emergente el Manual:

A la derecha del manual aparece la tabla de contenidos, desde la cual podrá llegar rápidamente al tema de su interés, simplemente haciendo click en el título correspondiente.

Desde la pantalla de inicio del usuario con Rol Cargador en SIMO, en el extremo superior izquierdo puede observar el siguiente botón:

El botón en forma de cámara de video le permitirá acceder a uno de los dos vídeos disponibles, el sistema abrirá en una ventana emergente el video:

Al ingresar a SIMO, con el Rol Cargador de la Entidad, visualizará el listado de los Procesos de Selección de la entidad a la que esté asociado el usuario cargador:

También podrá llegar a ella, desde el menú lateral izquierdo, opciones: “Panel de Control” o “Procesos de Selección”:

Descripción de los campos:

• Código:¨ Corresponde al Código único del Proceso de Selección.
• Año: Año del Proceso de Selección.
• Id: Identificador del Proceso de Selección.
• Nombre: Nombre del Proceso de Selección
• Entidad Entidad para la cual se está realizando el Proceso de Selección.
• Estado: Estado actual del Proceso de Selección. Valores válidos son Abierta (A), Cerrada (C) ó Suspendida (S)
• Empleos: Podrá consultar los empleos del proceso de selección, seleccionando el icono “Empleos”
• Detalle: Podrá consultar el detalle del Proceso de selección, seleccionando el icono “Ver detalle” .

A continuación, se explicarán estos dos accesos:

Para consultar en detalle el Proceso de selección, haga click en el botón “Ver detalle” de la columna Detalle de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a una nueva pantalla desde donde podrá consultar datos básicos del proceso de selección, los datos que se muestran son de carácter informativo por lo que no pueden ser modificados:

Descripción de los Campos:

• Proceso de Selección padre: Nombre del Proceso de selección padre al que pertenece el subproceso de selección; si el campo está vacío indica que se está accediendo a un Proceso de selección Padre o que el proceso de selección no tiene subprocesos de selección.
• Código único del Proceso de Selección: Es el código asignado cuando se creó el proceso de selección.
• Entidad: Es el nombre de la entidad para la cual se está realizando el Proceso de selección.
• Año: Es el año del Proceso de selección.
• Nombre: Nombre del Proceso de selección.
• Descripción: Descripción del Proceso de selección.
• Delta pago PSE: Cantidad de días previos al cierre de inscripciones en que se inactivará el pago de derechos de participación por PSE.
• Delta pago banco: Cantidad de días previos al cierre de inscripciones en que se inactivará el pago de derechos de participación por banco.
• Tipo de Aplicación: Tipo de Aplicación del proceso de selección, puede ser por país o municipio.
• Mantener visible al público: Si la casilla está seleccionada, habilita el proceso de selección para que sea vista por el ciudadano en la Oferta de empleos OPEC.
• Documento que justifica la creación del Proceso de Selección: Al seleccionar el icono “Ver” permite consultar el documento en pdf que se adjuntó para respaldar la creación del proceso de selección.
• Mantener en histórico OPEC: Si la casilla está seleccionada, habilita el proceso de selección en el acceso “histórico de OPEC” a los ciudadanos.

Para realizar el cargue y edición de la información correspondiente a los empleos del Proceso de Selección de la Entidad, ingrese desde el botón “Empleos” del listado de los Procesos de Selección:

El sistema lo llevará a la ventana “Listado de Empleos”, desde donde podrá realizar las siguientes operaciones:

• Búsqueda de los Empleos usando filtros
• Consultar el listado de los Empleos ya creados para ese Proceso de Selección, con sus opciones.
• Creación de un nuevo Empleo

Observe que en los títulos de columna del listado anterior, se encuentra habilitado el botón “Flecha baja ordenar” , haga click sobre él, para ordenar en forma ascendente o descendente sobre esa columna.

Descripción de los campos:

• Número OPEC: Número OPEC del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Código: Código del empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Denominación: Denominación del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Grado: Grado del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Propósito del Empleo: Propósito del Empleo, este campo puede ordenarse en forma ascendente o descendente.
• Total de Vacantes: Corresponde al total de vacantes del Empleo, este valor contiene la cantidad registrada en la vacante que se habilitará para ascensos.
• Cantidad de Vacantes para concurso de Ascensos: Indica la cantidad registrada para ascensos en las vacantes del Empleo.
• Reporte OPEC: Permite visualizar el certificado del empleo al seleccionar el icono de “Ver Reporte” ; si este campo está vacío, indica que el empleo no tiene generado el certificado del empleo.
• Ver Empleo: Permite consultar el detalle de empleo (información general del empleo, funciones, requisitos mínimos, alternativas, equivalencias, vacantes, características de las vacantes), seleccionando el icono “Ver detalle” .
• Eliminar: Permitirá sólo al usuario Administrador de la Entidad eliminar el empleo, por tanto para el usuario cargador esta funcionalidad no está permitida .

El Cargador de la Entidad, puede realizar una búsqueda de los empleos que ya tenga registrados, utilizando uno o varios de los siguientes filtros:

• Número OPEC
• Código
• Grado
• Denominación
• Propósito: ingrese parte del texto del propósito del empleo.

Una vez haya ingresado los filtros de búsqueda, debe hacer click en el botón “Buscar” .

Si desea reiniciar la búsqueda sin usar filtros, deberá hacer click en el botón “Limpiar” .

En el siguiente ejemplo, filtraremos la búsqueda por Propósito, ingresando parte del texto: “Conducir”, observe el resultado:

Consulta del Empleo

Para aquellos empleos cuya etapa OPEC se encuentre cerrada, los datos que se mostrarán al usuario cargador son sólo de consulta, por lo tanto no podrán ser modificados.

Desde la siguiente ventana haga click en el botón “Ver detalle” de la columna “Ver empleo”:

La primera sección muestra los datos del empleo, como son Nro. OPEC, Nivel, denominación, grado, asignación salarial, propósito:

La segunda sección muestra la lista de funciones del empleo:

La tercera sección muestra los datos de los Requisitos Mínimos, Alternativas y Equivalencias:

Haga click en el botón “Alternativas” para ver las alternativas del Requisito Mínimo:

Haga click en el botón “Equivalencias” para ver las equivalencia del Requisito Mínimo:

La cuarta sección muestra la lista de vacantes del empleo:

Haga click en el enlace “Características de la Vacante”: para ver la información complementaria :

Para crear un empleo, únicamente se activa este botón al usuario cargador, siempre y cuando el proceso de selección tenga activa la etapa OPEC, de lo contrario esta opción no se habilitará.

Haga click en el botón “Crear Empleos” , de la siguiente pantalla:

El sistema activará el formulario de Creación de Empleos:

Tenga en cuenta lo siguiente al momento de la creación del Empleo:

• El empleo debe ser registrado conforme al Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Entidad.
• En el campo “Manual de funciones”, debe adjuntar solamente la ficha del empleo que se está reportando, el documento debe estar digitalizado en formato .PDF OCR y el tamaño no debe superar 2.MB.
• Para realizar la provisión del empleo, la información de la OPEC debe ser diligenciada en su totalidad, es decir debe registrar: La información básica del empleo, las funciones del empleo, los requisitos mínimos los cuales pueden manejar: alternativas y equivalencias, y finalmente las vacantes por dependencia y ubicación. Si estos datos no están alimentados en cada empleo del proceso de selección, el administrador de la entidad no podrá cerrar la etapa de OPEC y por tanto no podrá certificar ante la CNSC los empleos que saldrán a concurso.
• Para poder registrar las vacantes debe haber ingresado toda la información en las secciones anteriores.
• Sí el empleo ha sido creado con la casilla de ascensos marcada, asociando información de las vacantes para ascenso y posteriormente se modifica la casilla de ascensos, des-marcándola, y se realiza confirmación del cambio, la información registrada en la cantidad de vacantes para ascensos se perderá.
• Sí desea actualizar un empleo marcándolo como de Concurso para ascenso y no confirma el cambio, la información se mantendrá igual.
• Al terminar de registrar toda la información del empleo, debe seleccionar el botón “Confirmar Reporte OPEC”

Esta pantalla se encuentra dividida en varias secciones las cuales explicaremos a continuación:

En esta sección observará la siguiente pantalla donde deberá ingresar los datos del empleo, recuerde que los campos marcados con asterisco son de llenado obligatorio:

A continuación, se explica cada campo para crea o editar la información del empleo, sin este paso no se puede crear el empleo:

• Nivel: Seleccione el Nivel del Empleo a crear, usando la lista desplegable sobre este campo.
• Denominación: Seleccione la Denominación asociada al Nivel del empleo, usando la lista desplegable sobre este campo.
• El empleo no tiene código: Casilla de check para indicar sí el Empleo tiene código ó no.
• Código: Sí marcó la casilla anterior indicando que el empleo no tiene código, este campo queda inhabilitado. Sí la dejó sin marcar el sistema asignará automáticamente el código correspondiente al Nivel y Denominación seleccionados previamente.
• Grado: Seleccione el Grado del Empleo, usando la lista desplegable sobre este campo.
• Asignación salarial: Ingrese el valor numérico sin puntos ni letras, correspondiente al salario del empleo, es un campo obligatorio cuando el empleo tiene codificación.
• Propósito: Ingrese el propósito del Empleo, el texto debe ser mínimo caracteres 3 y máximo 2000 caracteres.
• Manual de funciones: Al hacer click en el botón “Seleccione un archivo” , el sistema le solicitará certificar que cargará el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales (MEFCL) del empleo:

Si está de acuerdo, seleccione el botón “Aceptar” y el sistema abrirá la ventana de Explorar los archivos, donde podrá buscar y cargar el MEFCL, recuerde que el archivo debe ser de máximo 2MB y con formato .pdf.

• Concurso de ascenso: Al marcar esta opción, deberá complementar por cada vacante la cantidad destinada para ascensos. Si, por el contrario, desmarca esta opción, la información que se encuentre registrada en la sección de vacantes, donde se especifica la cantidad de vacantes para ascensos, se perderá. Deberá confirmar si está seguro de la activación o no de esta casilla.

Una vez haya diligenciado los campos obligatorios de la seccion “Información del empleo”, y para que se cree el empleo, haga click en el botón “Aceptar” .

El sistema asignará un número de OPEC al empleo, y generará un mensaje indicando que la información se guardó correctamente, luego se activarán los botones: “Duplicar Empleo” y “Confirmar Reporte OPEC” como se observa a continuación:

Una vez esté creado un empleo (asignación de un número de OPEC), el usuario cargador podrá editar los campos de la sección de información del empleo, a excepción del número de OPEC, siempre y cuando la etapa OPEC del Proceso de Selección se encuentre activa, o exista una excepción al empleo previa solicitud de la entidad a la CNSC.

Desde la siguiente ventana haga click en el botón “Ver detalle” de la columna “Ver empleo”:

La primera sección muestra los datos del empleo, como son Nro. OPEC, Nivel, denominación, grado, asignación salarial, propósito, casilla de concurso de ascenso:

Realice los cambios que requiera y haga click en el botón “Aceptar” para actualizar el registro.

NOTAS IMPORTANTES:

• Tenga en cuenta que sí el empleo se encontraba marcado con la casilla de ascensos, ya tenía información de las vacantes para ascenso diligenciada y posteriormente modifica la casilla de ascensos, des-marcándola, toda la información de vacantes para ascenso se borrará de forma permanente y no podrá ser recuperada.

• Al realizar cambios al empleo recuerde que, deberá nuevamente hacer click en el botón “Confirmar Reporte OPEC”, para que los cambios queden oficialmente actualizados, de no ser así, se entenderá que la información oficial es la registrada en el último reporte generado por esta opción.

Esta funcionalidad del botón “Duplicar Empleo” , permite a un usuario con rol Cargador, crear un nuevo empleo perteneciente a un proceso de selección, a partir de otro empleo previamente creado; donde copiará la información del empleo origen como es: Nivel, denominación, código, propósito, funciones, requisitos mínimos, alternativas y equivalencias, a excepción de toda la información de la sección de las vacantes. Para que se habilite, el proceso de selección debe tener activa la etapa de OPEC, por tanto, no se activará el botón “Duplicar Empleo”, cuando exista excepción de un empleo.

Al seleccionar el botón “Duplicar Empleo” , el sistema abrirá una ventana donde se indican las consideraciones que debe tener en cuenta para ejecutar la duplicación del empleo:

Al seleccionar el botón “Aceptar”, el sistema realizará la duplicación y generará un mensaje de transacción satisfactoria, donde indicará el número de OPEC del nuevo empleo creado:

Una vez que el Empleo ha sido creado, el sistema habilita al cargador el botón “Confirmar Reporte OPEC” , siempre y cuando el proceso de selección tenga la etapa OPEC activa, ó el empleo tenga una excepción de empleo habilitada. Al seleccionar este botón el sistema genera el reporte o certificación del empleo que ha sido creado, para ello el empleo debe tener completos los datos de Funciones, Requisitos y Vacantes; esta última con la información de la cantidad de vacantes para ascensos, si al empleo se le marcó la casilla de “Concurso de ascenso”.

Las entidades deben utilizar de FORMA OBLIGATORIA esta opción, para registrar oficialmente en el sistema el empleo.

NOTA IMPORTANTE: Si realiza modificaciones posteriores al empleo, en cualquiera de los campos de Información del empleo o en las secciones de Funciones, Requisitos mínimos (incluyendo alternativas y equivalencias) y Vacantes, el usuario cargador deberá nuevamente hacer click en el botón “Confirmar Reporte OPEC”, para que se regenere el reporte y se vean en él los cambios hechos al empleo, de no ser así, se entenderá que la información oficial es la registrada en el último reporte generado por ésta opción.

Una vez se genere el reporte OPEC del empleo individual, en el Listado de empleos del Proceso de Selección, se observará en la columna “Reporte OPEC” el icono “Ver detalle Reporte” , al acceder allí se podrá consultar el último reporte generado para el empleo.

Para acceder a la sección de funciones del empleo, debe dirigirse al Listado de Empleos y luego seleccionar el icono “Ver Empleo” :

Posteriormente observará la información del empleo, diríjase a la segunda sección la cual corresponde a las Funciones:

Únicamente el usuario con rol cargador podrá crear funciones del empleo, este botón se activa sólo cuando el proceso de selección tenga la etapa de OPEC abierta o cuando esté activa la excepción del empleo al que se está ingresando (previa solicitud por parte del Administrador de la entidad a la CNSC).

Para realizar el registro de la información correspondiente a las funciones del empleo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:

• Creación individual de funciones.
• Cargue de archivo, el cual permite cargar varias funciones a la vez.
• Combinación de las dos anteriores, es decir, se puede cargar varias funciones utilizando un archivo y complementar la restante utilizando la creación individual.

Paso 1. Haga click en el botón “Crear” :

El sistema activará una ventana donde debe ingresar la descripción de la función. Este campo puede contener mínimo 3 caracteres y máximo 2000.

Paso 2. Hacer click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Observe que una vez confirme la creación de la función, ésta aparecerá automáticamente en el listado de funciones y se habilitarán al frente de cada función los botones: “Editar” y “Eliminar”, los cuales se explicarán más adelante.

Esta funcionalidad permitirá que el cargador, cree las funciones del empleo a partir de un archivo plano, a continuación, se da explicación del proceso:

Paso 1. Haga click en el botón “Cargar archivo” :

El sistema activara la siguiente ventana emergente:

De click en el botón “Seleccionar archivo” . Se activará el explorador de archivos para que pueda adjuntar el archivo que contiene la lista de funciones del empleo. Selecciónelo y haga click en el botón “Cargar”

Para cargar el archivo de las funciones tenga en cuenta:

• Para generar el archivo puede utilizar un editor de texto como “BLOC de NOTAS” o “NOTEPAD”.
• Al momento de Guardar seleccione el tipo de Archivo txt y Codificación UTF-8.
• En este archivo, no podrán ir caracteres especiales, tildes, eñes, ya que subirán como basura.
• Cada línea del archivo de texto corresponderá a una función.
• Para indicar que es una nueva función, de ENTER al final de cada línea.

Sí intenta cargar un archivo de otro tipo, el sistema le indicará el error:

Si el tipo de archivo es correcto, al hacer click en el botón “Cargar” , el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Observe que una vez se cargue el archivo, la lista de funciones incluidas en éste aparecerán automáticamente en el listado de funciones y se habilitarán frente a cada función, los botones de “Editar” y “Eliminar” .

Recuerde que sólo se habilitará el icono “Editar” al usuario con rol cargador, siempre y cuando el proceso de selección tenga la etapa OPEC activa o exista una excepción del empleo activa (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC)

Desde la sección de funciones, haga click en el icono “Editar”, frente a la función que desee modificar:

Se abrirá la ventana de edición, donde podrá modificar el texto de la función, para guardar el cambio hecho haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le solicitará confirmar esta acción a través de la siguiente ventana:

Seleccione el botón “Aceptar”, , si está seguro de la modificación de la función del empleo, de lo contrario seleccione el botón “Cerrar” para no realizar ningún cambio.

Sólo se habilitará el icono “Eliminar” al usuario cargador, cuando el proceso de selección tenga la etapa OPEC activa o haya una excepción al empleo activa (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC)

Desde la Sección de Funciones, haga click en el icono “Eliminar” , frente a la función que desea borrar :

Aparecerá una ventana emergente donde se le solicitará confirmar esta acción:

Si está seguro de eliminar la función, seleccione el botón “Aceptar”; de lo contrario, seleccione el botón “Cerrar” para cancelar la eliminación de la función del empleo.

Para acceder a la sección de Requisitos del empleo, debe dirigirse al Listado de Empleos y luego seleccionar el icono “Ver Empleo” :

Posteriormente observará la información del empleo, diríjase a la tercera sección la cual corresponde a los requisitos:

Sólo se habilitará el botón “Crear” en la sección de Requisitos al usuario cargador, cuando el proceso de selección tenga la etapa de OPEC abierta o cuando esté activa la excepción del empleo al que se está ingresando (previa solicitud por parte del Administrador de la entidad a la CNSC). Sólo se permite el registro de un sólo requisito mínimo en un empleo.

Para crear la información correspondiente a los “Requisitos Mínimos” del empleo, haga click en el botón “Crear” , aparecerá la siguiente ventana, donde deberá diligenciar los campos que solicita el sistema:

Descripción de los campos:

• Estudio: Ingrese el requisito mínimo a nivel de estudios para el empleo.
• Experiencia (en meses): Ingrese el requisito mínimo a nivel de experiencia para el empleo.
• Tiempo (en meses): Ingrese el valor numérico de meses u horas solicitados para el empleo como experiencia; el sistema permite mínimo 0 y máximo 99999.

Todos los campos mencionados anteriormente son obligatorios. Cuando complete el ingreso de la información, seleccione en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Observe que una vez confirme la creación del Requisito Mínimo, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y éste aparecerá automáticamente en el listado de la sección de Requisito, habilitando: El icono: “Alternativas” , para registrar las alternativas del requisito mínimo; El icono: “Equivalencias” , para registrar las equivalencias del requisito mínimo; el icono “Editar” y el icono “Eliminar” .

Nota: El Requisito Mínimo puede tener asociado una ó varias alternativas y una ó varias equivalencias.

Una vez creado el requisito del empleo, el usuario cargador puede modificar la información del registro del requisito del empleo, siempre y cuando la etapa de OPEC esté activa o que el empleo tenga excepción activa (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC), accediendo al icono “Editar”.

El sistema abrirá la siguiente pantalla con la información del requisito: “Estudio”, “Experiencia (en meses)” y “Tiempo (en meses)”; registre las modificaciones que requiera, recuerde hacer click en el botón “Aceptar” para guardar los cambios.

El sistema abrirá la siguiente ventana emergente donde le solicita confirmación del cambio, si está seguro del cambio, seleccione el botón: “Aceptar”

El usuario cargador puede eliminar el requisito del empleo, siempre y cuando la etapa de OPEC esté activa o que el empleo tenga excepción activa (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC), para ello haga click en el icono “Eliminar” .

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente:

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el Requisito del empleo será eliminado.

Ingrese al detalle del empleo, ubique la sección “Requisitos”, luego seleccione el icono “Alternativas” :

El sistema lo llevará a la pantalla “Alternativas” donde se observará la información de los requisitos Mínimos y más abajo aparecerá el listado de las alternativas a los requisitos mínimos del empleo que se haya creado. Si el listado de Alternativas está vacío, indica que no existen alternativas al requisito mínimo para el empleo consultado:

Para crear una alternativa, haga click en el botón crear , recuerde que sólo se activa el botón “Crear” para el usuario cargador, si el proceso de selección tiene etapa de OPEC activa, o existe una excepción activa para el empleo (previa solicitud del Administrador de la entidad a la CNSC) :

Diligencie los campos correspondientes en la siguiente ventana emergente:

Descripción de los campos:

• Estudio: Ingrese la alternativa al requisito mínimo a nivel de estudios para el empleo.
• Experiencia: Ingrese la alternativa al requisito mínimo a nivel de experiencia para el empleo.
• Tiempo (en meses): Ingrese el valor numérico de meses u horas de experiencia, solicitados como alternativa para el empleo.

Todos los campos anteriores son de llenado obligatorio. Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Observe que una vez confirme la creación del Requisito Alternativo, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo, habilitando los botones: “Editar” y “Eliminar” .

En la Sección Alternativas, identifique la Alternativa a modificar y haga click en el icono “Editar” :

Registre las modificaciones que requiera, recuerde hacer click en el botón “Aceptar” para actualizar el registro.

En la Sección Alternativas, identifique la Alternativa a eliminar y haga click en el botón “Eliminar” :

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente:

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el Requisito Alternativo será eliminado del listado.

Seleccione el botón “Equivalencias de la siguiente pantalla:

El sistema lo llevará a una nueva pantalla donde podrá observar la información de los Requisitos Mínimos y más abajo en la misma pantalla aparecen las Equivalencias.

Para crear una Equivalencia, haga click en el botón crear :

Diligencie los campos correspondientes en la siguiente ventana emergente:

}}

Descripción de los campos:

• Estudio: Ingrese la equivalencia por estudio al requisito mínimo del empleo.
• Por Experiencia: Ingrese la equivalencia por experiencia al requisito mínimo del empleo.

Todos los campos anteriores son de llenado obligatorio. Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Observe que una vez confirme la creación del Requisito Equivalente, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo, habilitando los botones: “Editar” y “Eliminar” .

En la Sección Equivalencias, identifique la Equivalencia a modificar y haga click en el botón “Editar” :

Registre las modificaciones que requiera, recuerde hacer click en el botón “Aceptar” para actualizar el registro.

En la Sección Equivalencias, identifique la Equivalencia a eliminar y haga click en el botón “Eliminar” :

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente :

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el Requisito Equivalente será eliminado del listado.

La cuarta sección le permitirá crear la información correspondiente a las Vacantes del Empleo

Para poder registrar las Vacantes del Empleo, debe haber sido registrada la información anterior es decir (La información básica del empleo: nivel, denominación, código, grado, asignación salarial, propósito, las funciones y los requisitos).

Haga click en el botón “Crear” de la siguiente pantalla:

Aparece la siguiente ventana emergente donde deberá diligenciar los campos que solicita el sistema:

Descripción de los campos:

• Estado: Escoge el estado de la vacante usando el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.; los valores válidos se describen a continuación:
  • No provisto: Cuando la vacante no ha sido ocupada
  • Provisto en encargo: Cuando la vacante está ocupada por al menos un funcionario en encargo.
  • En Provisionalidad: Cuando la vacante está ocupada por al menos un funcionario en calidad de provisional.
• Departamento: Departamento donde se encuentra la vacante. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Municipio: Municipio, del Departamento seleccionado previamente donde se encuentra la vacante. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Dependencia: Dependencia de la Vacante. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable. Sí dentro del listado de Dependencias no se encuentra la que requiere, por favor solicite su creación al Administrador de su Entidad quien es el encargado de la administración de las mismas.
• Fecha en que se generó la vacante: Fecha en que se generó la vacante (campo nuevo), use el calendario para seleccionar la fecha.
• Número vacantes totales: Número de vacantes por municipio, dependencia y estado. Valor numérico mayor a cero.
• Número vacantes para ascensos: Este campo se activa únicamente si el empleo para el que se está creando la vacante, tiene marcada la casilla de “concurso de Ascenso” (casilla ubicada en la sección “Información del empleo”), y se diligencia la cantidad que la vacante por municipio, dependencia y estado tenga para concurso de ascenso; Este valor no puede ser mayor al número de vacantes totales registrado previamente.

Todos los campos anteriores son de diligenciamiento obligatorio. Cuando complete el ingreso de la información haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Observe que una vez confirme la creación de la Vacante, el sistema enviará un mensaje indicando que la información se guardó en forma correcta y éste aparecerá automáticamente en el listado abajo:

En el numeral 3.2.2.1 Sección “Información del empleo”, en la sección donde se explica el tema: “Confirmar Reporte OPEC”: Reporte individual del empleo”, allí se puede observar que si en las vacantes se reportaron cantidades que van para concurso de ascensos, en el reporte individual del empleo se observa una columna con dicha información; de lo contrario esta columna no se muestra:

Para las vacantes con estado “Provisto en Encargo” o “En Provisionalidad” se habilita el enlace “Características de la Vacante”: . Para las vacantes con estado “No provisto” este campo aparece con el botón de “Candado” , indicando que esta operación se encuentra restringida.

Adicionalmente se habilitan los botones: “Editar” y “Eliminar” , para cada una de las vacantes creadas.

NOTAS IMPORTANTES:

• Si la vacante que se reporta cambia de estado durante la etapa de creación de las OPEC´s en un proceso de selección, deberá ser actualizada.

• La funcionalidad de reportar los datos del servidor público cuando se provea la vacante de forma transitoria, se explica mas adelante, ver numeral 3.2.2.4.4 Enlace “Características de la Vacante”.

• Tenga en cuenta que debe clasificar y/o agrupar las vacantes del empleo por ubicación geográfica (Departamento-Municipio), dependencia y también de acuerdo al estado: No Provisto, Provisto en Encargo, o En provisionalidad.

• Podrá editar todos los campos de la vacante: “Estado”, “Departamento”, “Municipio”, “Dependencia”, “Fecha en que se generó la vacante”, “Número vacantes totales” y “Número vacantes para ascensos”, si se cumple con las siguientes condiciones:

- El proceso de selección tenga activa la etapa OPEC.

- Ingrese con usuario de rol “Cargador”

- Cuando la vacante no tenga información complementaria registrada en características de la vacante

En la Sección Vacantes, identifique la Vacante a modificar y haga click en el botón “Editar” :

Registre las modificaciones en los campos que requiera, por ejemplo, para editar el estado de la vacante:

Haga uso del botón “Flecha baja” , del campo Estado, seleccione de la lista desplegable la opción que describa el estado de la vacante haga click sobre él:

Una vez finalice la edición de la vacante haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Una vez confirme con el botón con en el botón “Aceptar” , se guardarán los cambios realizados.

• En caso de que la vacante tenga información complementaria en “Características de la vacante”, no podrá editar el “Número vacantes totales”, si es menor a la cantidad de servidores públicos registrados:

Al editar la cantidad de vacantes a un número menor a los servidores públicos registrados en las características de la vacante:

El sistema generará el siguiente mensaje de error:

El sistema permitirá la edición del campo “Número vacantes totales”, sólo si es menor o igual a la cantidad de servidores públicos registrados en el enlace “Características de la vacante”.

Podrá eliminar una vacante, cuando ésta no tenga información complementaria registrada y el Proceso de Selección tenga activa la etapa OPEC.

En la Sección Vacantes, identifique la Vacante a eliminar y haga click en el botón “Eliminar” :

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente :

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el sistema envía un mensaje indicando que la Vacante fue eliminada del listado.

Teniendo en cuenta que: “El parágrafo segundo del artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, establece que: “Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nominador o en quien éste haya delegado, informará la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique”. La Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC, ha dispuesto las siguientes modificaciones en (SIMO), con el propósito de que una vez el usuario cargador cree las vacantes definitivas existentes en los empleos de carrera administrativa, la entidad pueda detallar la información de los servidores que se encuentren nombrados en encargo.”

Por tanto el usuario Cargador, deberá reportar los datos del servidor público que ocupa la vacante de forma transitoria respectiva, tanto en “Encargo” como “En Provisionalidad”, esto se realiza ingresando al enlace “Características de la Vacante”.

Recuerde, el enlace “Características de la vacantes” sólo se activa para los estados: “Provisto en Encargo”, o “En Provisionalidad”.

Seleccione el enlace “Características de la vacante”, frente a una vacante con estado “En Provisionalidad”, para ingresar al detalle los servidores públicos nombrados como provisionales para la vacante seleccionada:

Al acceder a las características de una vacante en estado en provisionalidad, el sistema le mostrará una nueva pantalla donde puede consultar información de la vacante y se habilitará el botón “Crear”. Este botón se habilita bajo las siguientes condiciones: el proceso de selección tenga etapa OPEC activa o exista excepción habilitada para el empleo, y que la cantidad de servidores públicos registrados en las características de la vacante, sea menor a la cantidad de vacantes; por tanto si la cantidad de registros es igual a la cantidad de vacantes, el botón crear no se habilitará:

Al hacer click en el botón crear , el sistema abre una ventana emergente en donde deberá diligenciar los datos del servidor público, incluyendo si está en condición de pre-pensionado o no; a continuación se detalla la información que se deberá seleccionar dependiendo de la condición elegida:

1. Si el servidor público está En Provisionalidad y NO APLICA la condición especial de Pre-Pensionado:

Cuando se selecciona “NO APLICA” en el campo: “Condición Especial”, el sistema activará los siguientes campos que se describen a continuación:

• Nombres: Nombres del servidor público.
• Apellidos: Apellidos del servidor público.
• Tipo de identificación: Tipo de identificación. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Identificación: Número de identificación del servidor público.
• Género: Género del servidor público. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del servidor público.
• Condición Especial: Seleccione “NO APLICA” haciendo uso del botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.

Recuerde, haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Una vez confirme con el botón “Aceptar” , se realiza la creación del registro.

Observe que una vez creada la información complementaria de la vacante en Provisionalidad, ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo, habilitando los botones: “Consultar” , “Editar” y “Eliminar” .

Nota: Los botones “Editar” y “Eliminar” se bloquean sí el Proceso de Selección no tiene activa la etapa OPEC, o si el usuario no tiene el Rol de Cargador.

2. Si el servidor público está en provisionalidad y SI CUMPLE la condición especial de Pre-Pensionado:

En Cumplimiento al artículo 263 de la Ley 1955 de 2019 “Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad” Parágrafo 2, la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC, ha dispuesto las siguientes modificaciones en(SIMO), con el propósito de que una vez el usuario cargador cree las vacantes definitivas existentes en los empleos de carrera administrativa, la entidad pueda detallar la información de los servidores en condición de pre-pensionado que se encuentren nombrados en provisionalidad.

Cuando se selecciona “Pre-pensionado.” en el campo: “Condición Especial”, el sistema activará los siguientes campos que se describen a continuación:

• Nombres: Nombres del funcionario público.
• Apellidos: Apellidos del funcionario público.
• Tipo de identificación: Tipo de identificación. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Identificación: Número de identificación del funcionario público.
• Género: Género del servidor público. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del funcionario público.
• Condición Especial: Seleccione “Pre-pensionado” haciendo uso del botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.

Note que al seleccionar la condición especial de “Pre-Pensionado”, se habilitan los siguientes campos:

• Requisito Pendiente: Seleccione la causa el requisito pendiente para acceder a la pensión, ya sea Edad, Tiempo cotizado o ambos. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Fecha de liberación: Ingrese la fecha en la que el servidor público cumplirá con el requisito para adquirir el derecho de pensión de jubilación. Sí seleccionó edad, ingrese la fecha en que cumplirá la edad de jubilación. Sí selecciono Tiempo, ingrese la fecha en que cumplirá las semanas de cotización. Sí selecciono ambas, ingrese la fecha en que se cumplirán los dos requisitos. Independiente a la opción seleccionada, la fecha reportada no podrá ser posterior a tres (3) años, es decir 24 de mayo del año 2022, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo segundo del Artículo 263 de la Ley 1955 de 2019.
• Régimen Pensional: Seleccione el Régimen pensional al que se encuentra inscrito el servidor público. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.

Recuerde, haga click en el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Una vez confirme con el botón con en el botón “Aceptar” , se creará el registro.

Observe que una vez creada la información complementaria de la vacante en Provisionalidad para Pre-pensionado, ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo, habilitando los botones: “Consultar” , “Editar” y “Eliminar” .

Nota: Los botones “Editar” y “Eliminar” se bloquean si el Proceso de Selección no tiene activa la etapa OPEC, ó si el usuario no tiene el Rol de Cargador.

Para consultar un funcionario público registrado en las características de una vacante en estado “En Provisionalidad”, debe seleccionar el icono “Ver Detalle” , el cual se habilita sin importar el estado de la etapa OPEC del proceso de selección.

Al seleccionar este icono, el usuario sólo podrá consultar el detalle de la información registrada en cada servidor público:

Para editar un servidor público registrado en las características de una vacante en estado “En Provisionalidad”, debe seleccionar el icono “Editar” , el cual se habilita al usuario cargador si el proceso de selección tiene etapa OPEC activa, o existe una excepción al empleo vigente (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC)

Al seleccionar este icono, el usuario sólo podrá editar todos los campos del detalle de la información del servidor público registrado:

Seleccione el botón “Aceptar” , luego el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Una vez confirme con el botón con en el botón “Aceptar” , se guardarán los cambios realizados; de lo contrario, seleccione el botón “Cancelar”

Para eliminar un registro del listado de servidores públicos en provisionalidad dentro de características de la vacante, debe seleccionar el icono “Eliminar”:

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente :

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el sistema envía un mensaje indicando que el registro fue eliminado.

Seleccione el enlace “Características de la vacante”, frente a una vacante con estado “En Encargo”, para ingresar al detalle los funcionarios provistos en encargo para la vacante seleccionada:

Al acceder a las características de una vacante en estado en encargo, el sistema le mostrará una nueva pantalla donde puede consultar información de la vacante y se habilitará el botón “Crear”. Este botón se habilita bajo las siguientes condiciones: el proceso de selección tenga etapa OPEC activa o exista excepción habilitada para el empleo, y que la cantidad de servidores públicos registrados en las características de la vacante, sea menor a la cantidad de vacantes en encargo; por tanto si la cantidad de registros es igual a la cantidad de vacantes en encargo el botón crear no se habilitará:

Al hacer click en el botón crear , el sistema abre una ventana emergente donde deberá diligenciar los datos del servidor público que ocupa en forma transitoria la vacante en encargo:

Descripción de los Campos:

• Nombres: Nombres del servidor público.
• Apellidos: Apellidos del servidor público.
• Tipo de identificación: Tipo de identificación. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Identificación: Número de identificación del servidor público.
• Género: Género del servidor público. Use el botón “Flecha baja” para seleccionar de la lista desplegable.
• Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del servidor público.
• Fecha Inicio: Fecha de inicio del Encargo de la vacante.
• Fecha Fin: Fecha fin del encargo de la vacante.

Recuerde, hacer click en el botón “Aceptar” , para guardar el registro, el sistema generará una ventana emergente solicitando confirmación de la acción, al seleccionar el botón “aceptar” el registro quedará creado.

Observe que una vez creada la información complementaria de la vacante en encargo, ésta aparecerá automáticamente en el listado abajo, habilitando los botones: “Consultar” , “Editar” y “Eliminar” .

Nota: Los botones “Editar” y “Eliminar” se bloquean sí el Proceso de Selección no tiene activa la etapa OPEC, o si el usuario no tiene el Rol de Cargador.

Para consultar un funcionario público registrado en las características de una vacante con estado “En Encargo”, debe seleccionar el icono “Ver Detalle” , el cual se habilita sin importar el estado de la etapa OPEC del proceso de selección.

Al seleccionar este icono, el usuario sólo podrá consultar el detalle de la información registrada en cada servidor público:

Para editar un funcionario público registrado en las características de una vacante con estado “En Encargo”, debe seleccionar el icono “Editar” , el cual se habilita al usuario cargador si el proceso de selección tiene etapa OPEC activa, o existe una excepción al empleo vigente (previa solicitud del administrador de la entidad a la CNSC)

Al seleccionar este icono, el usuario podrá editar todos los campos del detalle de la información del servidor público registrado:

Seleccione el botón “Aceptar” , el sistema le pedirá confirmación a través de la siguiente ventana:

Una vez confirme con el botón con en el botón “Aceptar” , se guardarán los cambios realizados; de lo contrario, seleccione el botón “Cancelar”

Para eliminar un registro del listado de servidores públicos con encargo dentro de características de la vacante, debe seleccionar el icono “Eliminar”:

El sistema solicitará confirmación de la acción a través de la siguiente ventana emergente:

Una vez que de click en el botón “Aceptar” , el sistema envía un mensaje indicando que el registro fue eliminado.

Cuando sea necesario modificar un empleo, pero la etapa OPEC del Proceso de Selección ya se encuentre cerrada o se encuentre en una etapa más avanzada, es posible hacerlo, manejando esta situación con una excepción.

Las Excepciones podrán ser creadas sólo por la CNSC y su creación corresponde a circunstancias que deberán ser justificadas y solicitadas a la CNSC por parte del administrador de la entidad. Las excepciones tendrán fecha y hora de inicio, y fecha y hora de finalización, activando un empleo para que pueda ser editado/modificado de forma total o por secciones, por el cargador, o eliminado por el administrador del proceso de selección de la entidad.

En el siguiente ejemplo mostraremos todo el proceso para un empleo específico.

NOTA IMPORTANTE: Si realiza modificaciones posteriores al empleo, en cualquiera de los campos de Información del empleo o en las secciones de Funciones, Requisitos mínimos (incluyendo alternativas y equivalencias) y Vacantes, el usuario cargador deberá nuevamente hacer click en el botón “Confirmar Reporte OPEC”, para que se regenere el reporte y se vean en él los cambios hechos al empleo, de no ser así, se entenderá que la información oficial es la registrada en el último reporte generado por ésta opción (Ver numeral 3.2.2.1 Información del Empleo - “Confirmar Reporte OPEC”: Reporte individual del empleo)

La siguiente ventana muestra el Empleo Nro. 77902 del Proceso de Selección No. 740 de 2018, cuya etapa OPEC se encuentra cerrada, observe con atención en cada una de las pantallas del empleo que las opciones de edición / modificación se encuentran restringidas:

Una vez la Excepción es creada para este Empleo a Solicitud de la Entidad, al ingresar el Cargador, éste podrá realizar los cambios que requiera (de acuerdo con lo que se haya habilitado), en el intervalo de tiempo que ha sido establecido. Observe las mismas pantallas anteriores una vez que se activa la excepción, permitiendo la modificación del empleo:

Al hacer click en la opción “Cambiar contraseña”, desde el menú lateral izquierdo, accederemos a la siguiente pantalla:

El usuario con Rol Cargador de la Entidad puede modificar su contraseña siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar la contraseña anterior. Sí la contraseña actual ingresada no es correcta, el sistema enviará el siguiente mensaje de error:

Paso 2 : ingresar Nueva contraseña, en el campo Nueva contraseña, puede contener letras, números o los siguientes caracteres especiales: @,#,$,%,&,+,-,_,*. Debe contener mínimo 8 caracteres y un máximo de 20. No puede contener espacios en blanco.

Paso 3: Ingresar la clave digitada en el paso anterior, en el campo Verificar contraseña. Debe ser igual a la anterior, en caso de que no coincidan enviará el siguiente mensaje de error:

Sí el Cargador de la Entidad, ingreso la contraseña anterior en forma correcta y la nueva coincide en los dos campos siguientes, el sistema efectuará el cambio y enviará el siguiente mensaje confirmando la acción: