Esta guía le permitirá realizar una correcta administración de la información de las convocatorias de su Entidad.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos generales para la administración de las convocatorias de su Entidad:

1. Utilice el flujo general como guía básica para la administración de las convocatorias de su Entidad.
2. Utilice el icono para Modificar tanto la información asociada a un registro como el documento asociado a esta información.
3. Utilice el icono para eliminar un Registro.
4. Utilice el icono para adicionar nuevos registros.
5. Utilice el icono para asociar un archivo al registro.
6. El icono candado le indica que no tiene acceso a la funcionalidad.
7. Utilice el icono para ingresar a la información de empleos.
8. El sistema cuenta con una opción de recuperación de Contraseña.

Ingrese por el link “Entidades” del menú lateral

Para realizar una búsqueda ingrese la información en los filtros: Nombre y/o nit.

Si requiere registrar una nueva Entidad ingrese dando clic en el icono Crear.

Se desplegara el formulario de Creación de Entidad donde debe diligenciar la siguiente información:

• Tipo Entidad
• Sector
• Nombre
• NIT - Digito de verificación
• Dirección
• Departamento
• Municipio
• Teléfono
• Nombre Representante Legal
• Email Representante Legal
• Nombre del contacto
• Email del contacto

Una vez diligencie esta información de clic en el botón “Guardar”.

Si requiere registrar un nuevo Usuario ingrese dando clic en el icono Crear.

Se desplegara el formulario de Creación de Usuarios donde debe diligenciar la siguiente información:

• Usuario
• Nombre
• Número cédula
• Correo electrónico
• Teléfono
• Rol

Para modificar la información de una Entidad ingrese desde la grilla de entidades icono

Se desplegara un formulario con la información de la Entidad para que pueda realizar los cambios que requiere y registrarlos con el botón “Guardar”.

Para modificar la información de un Usuario ingrese desde la grilla de usuario icono

Se desplegara un formulario con la información del Usuario para que pueda realizar los cambios que requiere y registrarlos con el botón “Guardar”.

Ingrese por el link “Convocatorias” o el del “Panel de control”

Puede realizar busquedas por Nombre y/o Codigo de la convocatoria.

Cuando necesite registrar una nueva convocatoria seleccione la opción que se encuentra en el formulario del listado de convocatorias “Crear nueva convocatoria” .

En el formulario de Creación debe registrar la siguiente información:

• Convocatoria padre. Corresponde a un listado de las convocatorias vigentes. Si selecciona alguna creara una relación entre la convocatoria que está creando y la seleccionada.
• Entidad. Listado de las entidades registradas en el sistema.
• Código
• Nombre
• Descripción
• Aplica por Departamento: el empleo se ofrece por cada municipio, Nación: el empleo se ofrece a nivel de todo el país)
• Anexo (carta de intención o documento soporte del inicio del proceso)
• Mantener visible. Indica al sistema que la convocatoria estara visible al ciduadano.

Al dar clic en el botón “Guardar”, el sistema activará las demás secciones relacionadas con la creación de la convocatoria.

Para que las Entidades puedan realizar el registro de la Oferta de Empleos, es necesario que cree una Etapa de tipo OPEC. Ingrese desde la sección “Etapas”

Las Etapas tiene asociados: un tipo de etapa, descripción, fecha de inicio, fecha final como campos obligatorios. Y podrá asociar un documento soporte de esta operación.

Por defecto el gerente de una convocatoria es el usuario que la registra. Si desea asociarle otros gerentes puede hacerlo desde el formulario de convocatoria sección Gerentes

Seleccione de la lista el gerente que desea asociar y confirme la operación dando clic en el botón Asociar.

Flujo Gestionar convocatoria

Ingrese por el link “Convocatorias” o el del link “Panel de control” y edite la convocatoria (icono

En la sección “Acuerdos” de clic en el icono “Crear”

Registre la información que le solicita el sistema dentro de la cual esta realizar el cargue del documento correspondiente al acuerdo en formato pdf.

Desde la sección “Acuerdos” podrá modificar la información o el documento asociado a un acuerdo, eliminarlo o publicarlo.

La publicación es una operación que permite que el acuerdo quede visible al público y solicita siempre confirmación.

Para cambiar el estado de una convocatoria debe ingresar desde la sección “Estados”

De clic en el icono “Crear” y registre la información solicitada. La lista de Estados que despliega el sistema depende dle estado actual de la convocatoria.

Registre las etapas que debe cumplir la convocatoria ingresando desde la sección “Etapas” del formulario convocatorias.

Las Etapas tiene asociados: un tipo de etapa, descripción, fecha de inicio, fecha final como campos obligatorios. Y podrá asociar un documento soporte de esta operación.